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会計ソフトを導入する前に確認する!30のチェックポイント

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会計ソフトを導入する前に、どのようなポイントをチェックすればいいのでしょうか。

自社にあった会計ソフトを選ぶ前に、伝票の作成ルールや、証憑の保管方法、債権管理の仕方、請求書の管理方法、会計ソフトの利用する人など、チェックしたいポイントをまとめました。

本記事は、会計ソフトを導入する前に確認したい30のポイントをご紹介します。

【参考文献】 ダンゼン得する 知りたいことがパッとわかる 起業と会社経営の実務がよくわかる本
       古田 真由美 (著), 平 真理 (著) 2015年

 

1 会計ソフトを導入する前にチェックしたい30のポイント

 

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会計ソフトを導入する前に、チェックしたいポイントをまとめました。

業績の管理の仕方や、伝票の作成方法、証憑の保管方法や客先の管理の仕方など、30のポイントをリストアップしています。

詳細をご紹介します。

 

◆ 業績管理の単位

1. どのような単位で費用・収益(P/L)の発生額を把握する必要がありますか。
 (例 事業部別、部別、課別、等)

 

◆ 伝票の作成ルール

2. 会計伝票の入力者は誰でしょうか。(例 経理部門のみ、それ以外の部門も含まれる)

3. 経理以外の方が会計伝票を入力する場合、対象の伝票はどのようなものがありますか。
 (例 経費清算等に限定されますか。振替伝票等も対象となりますか。)

4. 伝票の承認ルールはどのようになっていますか。
  経理部門とそれ以外の部門で違いはありますか。
 (例 承認者の階層はいくつでしょうか。承認者の決定に特殊なロジックは必要でしょうか)

 

◆ 証憑の保管方法

5. 証憑の保管や管理を電子的に行う必要はありますか。

 

◆ 客先の管理の仕方

6. 客先の登録の単位は何でしょうか。
 (例 法人格単位でしょうか、支店別単位でしょうか、あるいは支店別部署別でしょうか)

7. 客先をシステムに登録するときに基準はありますか。
 (1回限りの顧客は登録しない、等)

8. 得意先を管理する上で、必須の管理項目はありますか。

 

◆ 債権管理の仕方

9. 債権の計上は会計ソフトで行いますか。あるいは他システムにて債権の計上を行いますか。

10. 他システムで債権の計上をする場合、そのシステムで請求書を発行していますか。

11. 他システムにて債権計上を行っている場合、そのシステムで入金の消込を行いますか。

12. 請求書を出力するときに、前提条件はありますか。
  (例:契約データがある、債権が仮保存している、債権が転記している、など)

 

◆ 請求書の管理

13. 請求書を出力するタイミングはいつですか。
  (例:随時発行しますか、月に1回発行していますか)

14. 請求書を送るときに、どのようにして送っていますか。
  (例:紙を郵送していますか。メールで送っていますか。)

15. 請求書を出力するときに、どこまで自動化したいでしょうか。
  (例:請求書の出力まで自動化したい、請求書の送付まで自動化したい、等)

16. 請求書に会社印、ロゴを表示していますか。

 

◆ 入金消込の仕方

17. 1か月あたりの入金消込の件数はどれくらいでしょうか。
  (例:銀行振込で1日200明細)

18. 取引銀行が提供する決済サービスを利用していますか。
  ご利用の場合は、どのサービスを利用していますか。

 

◆ 仕入れ先の管理の仕方

19. 同一の仕入先に対して振込先口座が複数存在する場合はありますか。
   また、複数存在する場合は支払時にどのように判断していますか。

20. 仕入先を検索する時のキーは何でしょうか。

 

◆ 買掛の債務管理のしかた

21. 債務の伝票を定期的に計上するパターンはありますか。 (例. 月次で発生する公共料金 等)

 

◆ 債務支払い方法

22. 消込処理(支払処理)は、手作業で行っていますか。あるいは自動で行っていますか。

 

◆ 固定資産の管理方法

23. 固定資産管理台帳の管理項目はなにでしょうか。(例 所在地・管理者・棚卸番号など)

 

◆ 減価償却の仕方

24. 減価償却方法はどうなっていますか。(定率・定額・生産高比例・均等償却など)

 

◆ 経費の精算方法

25. 従業員以外に経費の精算をする方はいますか。
  (例 従業員番号を有さない業務委託のメンバーや、アルバイトが経費精算を使う)

26. 従業員の経費精算を代行する方はいますか。
  (例 部署で代表者のみ経費精算を入力する、経理担当者が代行入力する)

27. 現金での支払いはありますか。

28. 精算申請プロセスで承認を行う立場の方は誰でしょうか。

29. 領収書の保管業務はどの部署が行っていますか。

30. 領収書のスキャンを行う仕組みはありますか。

 

2. 代表的な会計ソフト

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売上や仕入れ、在庫など会社の膨大な情報を取り扱う経理部門では、日々の作業をIT化する流れは進んでおり、今や会計ソフトがなくては経理業務は行えません。

会計ソフトは、会計データ、在庫管理、販売管理、給与計算といった業務別の機能が独立しているものから各ソフト間での連携ができるものまでいろいろとあります。

昨今は中小企業・個人向けにクラウド会計ソフトというインターネット環境を通じて会計ソフトの利用が可能となっているものがあります。パソコンやタブレットなどでも利用できたり、他部署とのデータ共有ができるクラウド型の会計ソフトも一般的になっています。

最後に、代表的な会計ソフトをご紹介させて頂くとともに、大まかな特徴をご紹介します。

  1.  freee(フリー)
  2.  MFクラウド会計

 

2.1 freee(フリー)

freee

freee(フリー)は、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトです。2016年3月時点で600,000事業所が導入しており、クラウド会計の導入を検討するときには外せないサービスです。

◆ プラン

ライト版、ビジネス版の2種類

※ 以下の場合には、ビジネス版がオススメです。

  •  自動で定期的に請求処理をしたい。合算して請求書を出力したい。
  •  従業員毎に柔軟な権限設定をしたい。
  •  2階層以上の部門別管理をしたい。配賦を実現したい。
  •  電子帳簿保存に対応したい

◆ カバーできている業務の範囲

得意先管理、売掛債権管理、入金/消込管理、債権残高管理、仕入先管理、買掛債務計上、債務残高管理、債務支払、固定資産管理、減価償却、経費処理、仮払申請/精算、給与計算(*1)、決算

*1:別途、給与計算freeeが必要です。

freeeの公式サイトで詳細を確認する

【参考記事】 ・ freee(フリー)の使い方!初心者でもかんたんに使う方法

 

2 MFクラウド会計

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MFクラウド会計は株式会社マネーフォワードが提供するクラウド会計ソフトです。
株式会社MM総研によると2016年12月時点でシェア17.7%を占める今人気急上昇のサービスです。

◆ プラン

ライトプラン、ベーシックプラン、バリューパックの3種類

以下の場合には、ビジネス版がオススメです。

  •  登録可能な部門が2階層以上のとき
  •  仕訳入力の期間制限機能を実装したいとき
  •  取引No.の振り直しをしたいとき
  •  クラウド上のストレージの容量を100MB以上用意したいとき

以下の場合には、バリューパック版がオススメです。

  •  売掛金管理、入金消込、請求書作成、経費精算、給与計算を実現したいとき

◆ カバーできている業務の範囲

得意先管理、売掛債権管理(*1)、入金/消込管理(*1)、債権残高管理(*1)、仕入先管理、買掛債務計上、債務残高管理、債務支払、固定資産管理、減価償却、経費処理(*2)、仮払申請/精算、給与計算(*3)、決算

*1:MFクラウド請求書、MFクラウド消込が必要
*2:MFクラウド経費が必要
*3:MFクラウド給与が必要

MFクラウド会計の公式サイトで詳細を確認する

【参考記事】 ・ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説

 

まとめ

本記事は、会計ソフトを導入する前にチェックしたい30のポイントをご紹介しました。
会計ソフトを導入するまえに、自社の業務のあらためてチェックすることで、最適な会計ソフト
そのプランを選ぶことができます。

また、会計ソフトの選び方を別記事でまとめています。

【参考記事】 ・ 会計ソフトで個人事業主におすすめなソフト!機能・費用・実績で比較
       ・ 会計ソフトの3つのメリット。経理作業を圧倒的にラクにするための知識
       ・ freee、MFクラウドを比較!機能、料金、使いやすさで比べ

自社にあった会計ソフトを選ぶ一助になれば幸いです。

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