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クラウド会計の導入をスムーズに進めるための5つの予備知識

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クラウド会計をスムーズに導入するためには、事前にどのような準備が必要でしょうか。

改善したい業務の範囲求める機能、利用するユーザーの数、利用する予定のパソコンやスマートフォン、タブレットを確認する必要があります。

その内容によって、選ぶべきクラウド会計ソフトや利用プランが変わるからです。

本記事は、クラウド会計ソフトを導入する前に検討したい5つのポイントをご紹介します。

【参考文献】 「クラウド会計」が経理を変える!
       原 幹  (著) 2015年

 

5つのチェックポイント

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クラウド会計ソフトを導入する前にチェックしたいポイントは5つあります。

  1.  ソフトに求める機能
  2.  利用するユーザーの数
  3.  ソフトの種類とプラン
  4.  連携する金融機関
  5.  利用するデバイス

それぞれを詳細にご紹介します。

 

1. クラウド会計ソフトに求める機能

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クラウド会計ソフトを導入するにあたり、何を実現したいかを考えます。実現したい内容によって、選ぶべき会計ソフトと月額利用料が変わります。

  freee MFクラウド会計 弥生会計オンライン
経理
売上・売掛金管理 △(MFクラウド請求書)
仕入・買掛金管理  
在庫    
経費 △(MFクラウド経費) △(Staple for 弥生)
給与計算 △(freee給与計算) △(MFクラウド給与) ×(やよいの給与計算)

会計ソフトでカバーした業務内容によって、選ぶべき会計ソフトが変わります。

【参考記事】 ・ freee、MFクラウドを比較!選ぶ前に知りたい3つの違い
       ・ freeeと弥生会計オンラインを比較!選ぶ前に知りたい3つの違い

 

2. 利用ユーザー

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次に、クラウド会計を誰が利用し、どんな機能を使えるようにするか、を決めます。

たとえば、クラウド会計ソフトの廉価版の機能の場合、下記のような
ユーザと権限が用意されています。(例 freeeのライト版)

  •  管理者権限・・・すべての操作が可能
  •  一般権限・・・メンバー登録や決算のみ
  •  取引登録権限・・・仕訳の入力のみ特化
  •  閲覧権限・・・会計事務所など閲覧のみ

上記のようなシンプルな権限設定で対応できるか否か検討を行います。

例えば、次のような要望がある場合には、より詳細な権限設定ができるプランが必要です。

  •  部門ごとに参照したい帳票や利用できる機能を分けたい
     (例)売上伝票の計上は各事業部の経理担当部署、決算処理は本社経理のみといった運用

上記のような運用が行われている場合には、より詳細な権限設定を行う必要があります。

また、クラウド会計では、自動仕訳のルールを簡単に設定できるため、
間違って自動仕訳のルールを設定すると、その後の仕訳も誤ったまま登録されてしまいます。

部門や担当者によって、細かく権限設定をする必要があるか否か検討します。

 

3. 最適なクラウド会計ソフト

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日本を代表するクラウド会計ソフトは3種類あります。

  •  freee(フリー)
  •  弥生会計オンライン
  •  MFクラウド会計

それぞれ、どのような特徴があるのでしょうか。

 

3.1 freee(フリー)

freee

freee(フリー)は、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトです。2016年3月時点で600,000事業所が導入しており、クラウド会計の導入を検討するときには外せないサービスです。

主要となる全国3,630の銀行・クレジットカードと連携が可能であり、経理作業が自動化できます。(2016年11月)

◆ 特徴
1 自動で仕訳データを作成することができる
  インターネットバンキング、クレジットカード、決済サービスなどから自動的に取引データ
  を取得し、その明細に記載された日本語から、人工知能の機能を利用して、適切な勘定科目を
  予測し、自動で仕訳データを仮作成してくれます。あとはその内容を確認するだけで、仕訳が
  行われます。

2 インターネットが接続できれば、どこでも使える
  ネット上で使えるサービスなため、OSは関係ありません。そして、スマートフォンや
  タブレットなどで使うことができます。外出先から経理処理を行うことも可能です。

freee(フリー)

【参考記事】freeeに興味のある方は、別記事で機能や導入方法などをまとめました。
      どのような操作ができるかなど、わかりやすく書いたので、ぜひご覧ください。
      ⇒ 自力でfreee(フリー)を導入する!初心者向け使い方講座

 

3.2 弥生会計オンライン

yayoi

弥生会計オンラインは、弥生株式会社が提供するBCN AWARD最優秀賞を受賞している日本を代表する会計ソフトです。弥生会計シリーズは誰もが知る製品であり、そのクラウド版となります。

◆ 特徴

  1.  簿記の知識がなくても、デザインがわかりやすいため、簡単に取引データを入力できます。
  2.  専用のスマホアプリを利用することで、カメラ機能で領収書を撮影することで、
     領収書の内容を自動で取引データに変換してくれます。

弥生会計オンライン

 

3.3 MFクラウド会計

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MFクラウド会計は株式会社マネーフォワードが提供するクラウド会計ソフトです。
株式会社MM総研によると2016年12月時点でシェア17.7%を占める今人気急上昇のサービスです。

全国3,610の銀行・クレジットカード・電子マネーと連動し、取得した取引明細情報から、自動的に仕訳データを作成できます。(2017年2月)移動中や自宅などで、すき間時間に、仕訳データの入力や残高・売上の確認などの経理作業が行えます。

◆ 特徴

  1.  自動で仕訳データを作成できる
      クレジットカードやインターネットバンキングなどから自動的に取引データを
      取得し、かつ、その取得したデータの明細情報をもとに、適切な勘定科目を推測し、
      自動で仕訳を作成する機能があります。
  2.  簿記の知識がある方に便利な機能が豊富
      ショートカットキーなどが豊富で、高速で仕訳データを入力したい場合に、便利な機能が
      豊富にあります。

MFクラウド会計

【参考記事】MFクラウド会計に興味のある方は、機能や導入方法などをまとめています。
      操作画面や、使い方などを詳細に書いていますので、ぜひご覧ください。

      ⇒ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説

3.4 選定基準

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3つのクラウド会計ソフトを紹介しました。
次のような観点でどの会計ソフトを使うかを決めましょう。

  •  カバーしたい業務の対応状況
  •  出力できる帳票・レポートの充実度
  •  顧問税理士が対応可否
  •  使い勝手
  •  サポート体制
  •  価格

詳細として、別記事でfreee(フリー)とMFクラウド会計の比較をしております。
操作性や機能比較、料金体系など詳細に比較をしておりますので、ぜひご覧ください。

 ⇒ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!

 

4. 連携する金融機関

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クラウド会計では、ネットバンキングなどと連携をして、自動的に仕訳データを作成することができます。そこで自社で利用しているネットバンキング、クレジットカード、決済サービスを洗い出し自動連携の要否を検討します。

連携の仕方は3種類あります。

  •  自動的に同期をする
  •  手動で同期をする
  •  ファイルをインポートする

どのような形態でデータ連携を行うか検討します。
なお、自動的に同期をする場合には、電子証明書連携ソフトをインストールする方法があります。

予め、電子証明書連携ソフトをインストールしておきましょう。

 

5. 利用するパソコン

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クラウド会計は、ネットが使える端末であれば利用できます。
ただ、顧客情報や会計情報を閲覧しますので、セキュリティ対策はしっかり行う必要があります。

そこで、クラウド会計システムを導入する前に、ウイルス対策ソフトは最低限インストールすることを忘れないようにしましょう。また、パソコンにログインするときには、パスワードを設定することを忘れないようにします。

また、クラウド会計システム各社で対応しているブラウザは下記の通りです。
導入するソフトが決まったら、対応しているブラウザをインストールしておきましょう。

  推奨するブラウザ
freee(フリー) 最新版のGoogle Chrome(Android版を含む)
最新版のMicrosoft Edge
最新版のMozilla Firefox
サポート期間内のESR版Firefox(詳しくはこちら)
Safari 9以上(iOS版を含む)
Internet Explorer 11
Internet Explorer 10 (2017年2月17日時点)
弥生会計オンライン Microsoft Edge(最新版)
Microsoft Internet Explorer 11(※2)
Mozilla Firefox(最新版)
Google Chrome(最新版) Safari(最新版)
Mozilla Firefox (最新版)
Google Chrome(最新版)(2017年3月3日時点)
MFクラウド会計 Internet Explorer 10,11
Google Chrome 最新版
Firefox 最新版
Safari 最新版(2017年3月3日時点)

 

まとめ

本記事では、クラウド会計システムを導入する前に検討したい点をご紹介しました。

なお、クラウド会計ソフトの代表的なサービスを比較しています。興味がございましたらご覧ください。

【参考記事】 ・ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!

自社の状況にあった最適なシステムを選ぶときの参考になれば幸いです。

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