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名刺の整理方法 ~情報源として活用できる整理術~

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名刺を整理するには、どのような方法があるのでしょうか。

業種会社別に名刺を保管したり、日付仕事の目的ごとに、名刺を管理する方法があります。ほかにも、プロジェクト毎に名刺を保管する方法もあります。

当記事では、名刺を活用するための整理方法をご紹介します。

【参考文献】 仕事が取れるすごい名刺交換5つの鉄則 福田剛大  (著)

 

1.  3つの情報

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人と会い、名刺をいただいたら、その人についてのデータを、名刺の裏面に記入すると便利です。記入する内容は、つぎの3点です。

  1.  お会いした日
  2.  お会いした場所
  3.  お会いした目的

日時場所商談のテーマを記入することで、その人のことをしっかり記憶できます。
また、紹介者がいた場合には、誰の紹介であったかも忘れずに記入します。

 

2. 「保存用」と「進行中の仕事」

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名刺を整理する方法として、名刺を「保存用」と「現在進行中の仕事に関わるもの」に分けておく方法があります。

ひとつのプロジェクトを進めているときは、その仕事で知り合った人たちの名刺をひとまとめにしておくのです。そして、仕事が終了した段階で、名刺を保存用のファイルに保管します。

 

3. 業種別・会社別

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製造業、流通業、広告業など様々な業界と方と接点がある方は、業種別・会社別に分類をし、保存していく方法があります。

また、仕事の関係で特定の会社の人と付き合いが増える場合には、「〇〇会社」という項目を設けて、所属部、課ごとにグループ分けして整理します。

 

4. ひとまとめ

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一度に複数の人に会った場合には、職業別にばらばらに保管しないほうがいい場合があります。

時間が経つにつれて記憶が曖昧になり、一緒に組んで働いた人たちが思い出せなくなる可能性があるからです。

むしろ、その仕事に関わった人たちの名刺をひとまとめに管理したがほうが後々検索しやすくなります。

 

5. 年に一回

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名刺交換した方は、昇格したり、セクション異動したりすることがあります。また、定年で退職、あるいは、任期をまたずにリタイアする方もいます。そこで、年に一回は、保管している名刺を点検し、あらためて整理します。

 

まとめ

当記事では、名刺を情報源として活用するための整理方法を5つご紹介しました。
名刺を活用するためには、業務に負担にならない程度に、適宜整理することも必要です。

整理した名刺をもとに顧客リストを作成したい場合には、別記事にまとめています。
興味がございましたら、ご覧ください。

【参考記事】 顧客リストの集め方と活用術! エクセルテンプレートを大公開

ご参考になれば幸いです。

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