how-to-adjust-name-cards

名刺の整理方法 ~情報源として活用できる名刺整理術~

Pocket

名刺を活用するためには、もらったあとに適切に整理し、記録しておくことが重要です。

当記事では、名刺を情報源として活用するための整理方法をご紹介します。

【参考文献】 仕事が取れるすごい名刺交換5つの鉄則 福田剛大  (著)

 

1. 名刺をもらったあと、3つの情報を書き留めます

人と会い、名刺をいただいたら、忘れないうちにその人についてのデータを、名刺の裏面に記入します。記入する内容は、つぎの3点です。

  1.  お会いした日
  2.  お会いした場所
  3.  お会いした目的

日時、場所、商談のテーマを記入することで、その人のことをしっかり記憶できます。
また、紹介者がいた場合には、誰の紹介であったかも忘れずに記入します。

 

2. 名刺を「保存用」と「進行中の仕事に関わるもの」に分けて保存します

名刺を整理する方法として、日々忙しく几帳面に分類している時間がないかと思います。そこで、とりあえず、名刺を「保存用」と「現在進行中の仕事に関わるもの」に分けておく方法があります。

ひとつのプロジェクトを進めているときは、その仕事で知り合った人たちの名刺をひとまとめにしておくのです。そして、仕事が終了した段階で、名刺を保存用のファイルに保管します。

 

3. 保存用のファイルの分類方法は、業種別・会社別に保存します

製造業、流通業、広告業など様々な業界と方と接点がある方は、業種別・会社別に分類をし、保存していく方法があります。

また、仕事の関係で特定の会社の人と付き合いが増える場合には、「〇〇会社」という項目を設けて、所属部、課ごとにグループ分けして整理します。

 

4. 一度に複数の人に会った場合は、ひとまとめにして保管します

一度に複数の人に会った場合には、職業別にばらばらに保管しないほうがいい場合があります。

時間が経つにつれて記憶が曖昧になり、一緒に組んで働いた人たちが思い出せなくなる可能性があるからです。

むしろ、その仕事に関わった人たちの名刺をひとまとめに管理したがほうが後々検索しやすくなります。

 

5. 年に一回は名刺をチェックし、整理します

名刺交換した方は、昇格したり、セクション異動したりすることがあります。また、定年で退職したり、任期をまたずにリタイアする方もいます。そこで、年に一回は、保管している名刺を点検し、あらためて整理します。

 

まとめ

当記事では、名刺を情報源として活用するための整理方法を5つご紹介しました。
名刺を活用するためには、業務に負担にならない程度に、適宜整理することも必要です。

整理した名刺をもとに顧客リストを作成したい場合には、別記事にまとめています。
興味がございましたら、ご覧ください。

【参考記事】 顧客リストの集め方と活用術! エクセルテンプレートを大公開

ご参考になれば幸いです。

500mailsのFacebookページでは小さな会社の販促・運営に便利な記事を配信しています。
是非「いいね!」をして最新情報をチェックしてください

Pocket

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です