how-to-manage-accounting-for-independent-business

経理の仕事の流れ!ToDOリストとスケジュールの例

Pocket

経理の仕事は一年を通じて発生します。いつ、どのような作業をすればいいのでしょうか。

月初には、在庫確認や売上代金の請求。5日には月次決算。10日には税金の納付。20日には代金の支払い。25日には給与の振込。月末には、社会保険料の納付、伝票の取り纏めがあります。

このように1か月単位で行う作業もあれば、1年単位で行う作業もあり、作業の抜け漏れを防ぎたいところです。そこで、経理の仕事を一覧にし、カレンダー形式にまとめました。

本記事は、経理の仕事の流れをご紹介します。

【参考文献】 ダンゼン得する 知りたいことがパッとわかる 起業と会社経営の実務がよくわかる本
       古田 真由美 (著), 平 真理 (著) 2015年

 

1. 経理の仕事の流れ

reputation-of-shopserve

経理関連で行う作業を、日(週)単位、月単位、年単位で一覧にしました。作業内容によっては、必要ないものもあると思いますので、取捨選択をして自社の作業を洗いだしましょう。

 

1.1 1日(1週間単位)単位で行う作業

中小企業庁のホームページ上で経理の作業をわかりやすく示している図があります。
まずは、領収書を保管し、仕訳を伝票に記入していきます。

chuushoukigyou

(出典: 中小企業庁のホームページ

さらに、領収書の保管や伝票の記入以外にも次のような仕事をします。

<日々(1週間単位で)行う作業の例>

  •  現金/預金の管理(現金や預金の出し入れ、残高の確認をします)
  •  請求書の発行(売上が実現した段階で請求書を漏れずに発行します)
  •  入金の確認(予定通りに入金されているか、請求額と一致しているか確認します)
  •  仕入の計上と支払い(仕入れ先から請求書が届いたら、遅滞なく支払いをします)
  •  経費の精算(経費の精算を行います)

 

1.2 1か月単位で行う作業

search

1か月単位では、会社の一か月の活動をまとめて、日々の仕訳の入力に誤りがないかチェックをします。入力漏れや誤入力、二重登録がないかなど確認しましょう。

次のような作業を忘れずに実施します。

<1か月のスケジュール例>

  • 1日(月初) 在庫確認、実地棚卸、売上代金の請求(先月の売上を計算し、請求書発行)
  • 5日 月次決算
  • 10日 税金納付(源泉所得税と住民税)
  • 20日 仕入代金の支払い(請求書の整理、支払、仕訳の計上)
  • 25日 給与の計算と振込、社会保険料の計算
  • 30日(月末) 社会保険料の納付、伝票の取りまとめ

 

1.3 1年単位で行う作業

list-of-affiliate-network-and-programs

年単位では、1年間の活動の成果である決算書を作成します。
決算をすることで会社の利益や現在の財務状況を適切に理解することができます。

<1年のスケジュール例>

  • 4月 年次決算(決算整理)
  • 5月 年次決算(決算書類の作成)
       税務申告書類の提出、法人税、住民税、事業税、消費税の納付
  • 6月 株主総会の開催
  • 7月 賞与計算と振込、支払届けの提出
       労働保険の年度更新と社会保険料の算定基礎届の提出
  • 9月 中間決算関連作業(月次決算のチェック)
  • 11月 法人税の中間申告書を税務署に提出
  • 12月 賞与計算と振込、支払届けの提出、年末調整
  • 1月 給与支払報告書の提出、償却資産の調査、法定調書の提出
  • 2月 予算計画の策定
  • 3月 年次決算(決算準備、棚卸

自社の業務内容によっては、追加・削除すべき作業があるかと思います。
上記内容を参考にしつつ、カレンダーなどに登録をし、忘れずに経理作業を行ってください。

 

2. 経理の仕事を進めるコツ

basic-of-accounting

経理の仕事をこなすときには、次の3つのポイントに注意することで、問題なく進められます。

  1.  年間スケジュールを立てる (漏れなくスムーズに経理業務を行なうため)
  2.  自社の業務の流れと経理の業務の関係を理解しておく
  3.  経理作業をできるだけ省力化する

 

2.1. 年間スケジュール

schedule

経理業務は日々の現金管理から経費の処理、給与計算、決算などを幅広く行なう必要があります。

そこで、経理の作業を一覧化するとともに、スケジューリングを行ない、作業の抜け漏れをなくします。スケジューリングを行うときには、Google社のカレンダーなどに登録することで忘れずに遅延なく仕事を行うことができます。

Googleのカレンダー機能を使うと、該当する日にアラートが通知され、作業のし忘れを防止できます。前章で紹介した経理業務のToDo(やることリスト)を登録してみてください。

 

2.2 自社の業務の流れと経理の業務の関係

understand-relationship-between-operation-and-accounting

経理の仕事をそつなくこなすためには、会社の仕事内容を理解することは大切です。

たとえば、製造業では、「商品の企画」「材料の仕入れ」「製造」「販売」「代金回収」「在庫管理」という一連の業務の流れがあります。

この業務のサイクルと、それにともなって発生する経理業務の関連性を理解します。

◆ 業務のサイクルと経理の仕事の関連性(例)

会社の業務のサイクル(例) 経理の仕事(例)
商品の企画 ?
製造用機材の購入 固定資産の管理
材料の仕入れ 仕入れ計上、買掛金管理
商品の製造 原価計算
販売 売上計上、経費の処理
代金の回収 売掛金の回収
在庫管理 棚卸・在庫管理

こうすることで、自社の経理業務の抜け漏れも確認できますし、お金の動きを把握できます。

 

2.3 経理作業を省力化

経理の仕事は、大別すると3つあります。

  •  証憑を集める・・・日々の業務で貯まる領収書や請求書などを集める
  •  記録をする・・・集めた領収書や請求書などを会計データとして記録する
  •  数値のチェックをする・・・会計データに入力漏れ、入力ミスがないかをチェックする

この作業を一人で行うこともあるため、できるだけ省力化できる部分は省力化します。

省力化できるポイントは3点あります。

  1.  領収書は茶封筒に保存する
  2.  仕事専用の銀行口座とクレジットカードを用意する
  3.  会計ソフトを入れて、経理処理の一部を自動化する

 

2.3.1 茶封筒

brown-envelope

日々の取引の証憑の管理の仕方といえば、「領収書をきちんと整理して、コピー用紙に貼り付ける」という固定概念がある方も多いかと思います。

しかし、コピー用紙に領収書を貼り付ける作業はけっこう大変です。そもそもコピー用紙の数が膨大になりますし、コピー用紙をまとめたバインダーも何冊にもなります。

また、のり付けしたものの、領収書が剥がれたり、破れたりすることもあります。

さらに、時系列で領収書を貼り付けていたのに、あとから貼り忘れた領収書が見つかったために、追加で貼り付ける場所がないので、貼りなおすこともあります。

このような作業を軽減する方法として、領収書などの証憑を茶封筒に保管する方法があります。

1か月ごとに1枚の茶封筒を用意し、その封筒に領収書をいれていきます。そして、茶封筒の表に「〇年〇月分の領収書」と書いておきます。

この封筒を年月の時系列順に並べたおけば、管理ができます。
あとから領収書を調べるときにも便利なので、ぜひこの方法をおすすめします。

2.3.2 仕事専用の通帳とクレジットカード

best-bank

経理作業を省力化するためには、仕事用の口座を用意することをおすすめします。仕事用とプライベート用が混在していると、後で一つ一つの取引を、仕分けをする必要がでてくるためです。過去の領収書などを照合しながら仕分けをする作業は手間なので、事前に分けておきます。

また、できればネットバンクを使うことをおすすめします。ネットバンクを使うことで、取引データをダウンロードできるため、会計ソフトにそのままデータを取り込むことができるからです。

同様に、仕事専用のクレジットカードも用意すると便利です。仕事専用のクレジットカードで事務用品の購入や、得意先との接待で利用した飲食費の支払いを行います。そして、クレジットカード会社も取引明細データをダウンロードできるので、会計ソフトにそのまま取り込みます。

 

2.3.3 会計ソフト

use-cloud-accounting

経理の実務は会計ソフトを使うことで自動化できます。さらに最近の会計ソフトは様々なサポート機能があり、勘定科目を厳密に覚えていなくても、誰でもすぐに利用できます。

一度入力すれば、自動的に総勘定元帳、現預金出納帳、補助元帳などに転記をしてくれるため
転記ミスもありません。また、損益計算書や貸借対照表の作成も1クリックで行えます。

また、ネットバンキングやクレジットカード会社などから取引データを自動的に取得して、会計処理を行ってくれる会計ソフトもあります。経理業務の作業が大幅にラクになりますので、ぜひ使ってみてください。

今、人気の代表的な会計ソフトを2つほどご紹介します。

◆ freee(フリー)

freee

freee(フリー)は、freee株式会社が提供するクラウド会計サービスで、2016年3月時点で600,000事業所が利用する日本を代表するクラウド会計サービスです。2016年8月デジタルインファクトによると、クラウド会計のシェアはNo.1と言われています。

freee

◆ MFクラウド会計

mfcloud1

MFクラウドは、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド会計サービスで、2015年8月時点で、ユーザー数40万突破し、導入する事務所数も1,200事務所を超えています。MM総研によると、17.7%とシェアをアップさせ、今注目のクラウド会計サービスです。(2016年12月時点)

MFクラウド

両ソフトの機能や使い勝手について比較をしておりますので、別記事をご覧ください。

 ⇒ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!
   freee(フリー)の使い方!初心者でもかんたんに使う方法
   MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説

 

まとめ

本記事は、経理の仕事の流れをご紹介しました。さらに、経理作業を行うときに、「いつ、なにをすればいいのか」というチェックリストをご用意しました。

まず、独立・開業したての方にとって、経理作業は大変だとは思いますが、ぜひ挑戦をしてみてください。当記事が参考になれば幸いです。

500mailsのFacebookページでは小さな会社の販促・運営に便利な記事を配信しています。
是非「いいね!」をして最新情報をチェックしてください

Pocket

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です