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請求書の書き方(個人事業主向けの見本・テンプレートつき)

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個人事業主が開業して、まず仕事で必要になる書類として「請求書」が挙げられます。その請求書の書き方をご存じでしょうか。

本記事は、個人事業主が気を付けたい請求書の書き方と見本・テンプレートをご紹介します。

【参考文献】 個人事業の経理と節税〈’14年版〉―フリーランス・自営業者
       青木 茂人 (著) 2014年

 

1. 請求書の役割と作り方

請求書はそもそも、なぜ必要なのでしょうか。

お客様に対して、商品を納めた後に、代金の支払いを依頼するために請求書を作ります。そして、 請求書を作るときには、次の3つのポイントがあります。

  1.  請求漏れをなくす
  2.  記入ミスをなくす
  3.  取引先ごとに締日に合わせる

それぞれを詳細に説明します。

 

1.1 請求漏れをなくす

当たり前かもしれませんが、請求書を作るときには請求漏れがないように気を付けます。そのためには、日頃からお客様別に注文書や納品書のコピーなどを照合し、ミスがないようにしておきます。

なお、お客様に納品をしたが、請求を忘れてしまった場合、いつの間にか請求できる権利が時効として消滅してしまう場合があります。

国民生活センターのホームページにわかりやすい解説があるので、ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ 国民生活センター 誌上法学講座 消滅時効

 

1.2 記入ミスをなくす

請求書の記載内容が誤っていたり、記入漏れがあるために、支払いが遅れることがあります。そこで、注文書や納品書と照合をして、記入内容に誤りがないことをチェックします。

最近は無料で、請求書を作成・管理するツールが出てきています。こうしたツールのなかには、見積書や納品書、あるいは過去の請求書をもとに、請求書を自動的に作成できます。作業ミスをなくす意味で、こうしたツールを利用するのも一案です。

【参考記事】 ・ 請求書のクラウドサービスを比較! 機能、デザイン、価格比べ

 

1.3 取引先ごとに締日に合わせる

請求書を作成するにあたっては、取引先ごとに締日に合わせることが大切です。たとえば、「締日が月末、支払日が翌々月の10日」の場合、5月末付けで請求書を発送すれば、7月10日に代金の振込が完了することになります。

なお、締日、支払日、支払い方法は会社によって異なります。そこで、取引先別の名簿を作ることをお勧めします。顧客リストの作り方は別記事にまとめています。ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ 顧客リストの集め方と活用術! エクセルテンプレートを大公開

 

2. 請求書の書き方

請求書を書くときには、次の7点をチェックします。

  1.  お客様の名称
  2.  請求書の発行者の名前
  3.  請求書の番号
  4.  請求書の発行日
  5.  振込期限
  6.  請求書の内容(商品名、数量、単位、単価、金額)
  7.  振込先の銀行口座

それぞれを説明します。

 

2.1 お客様の名称

請求書の左上にお客様の名称を記入します。 お客様が個人の場合には「」を、お客様が法人の場合には、「御中」と付けましょう。

なお、宛先がお客様の会社名に続き、部署名、氏名を書く場合には、「鈴木商事株式会社 営業部 鈴木太郎様」と書きます。

(正) 鈴木商事株式会社 営業部 鈴木太郎 様
(誤) 鈴木商事株式会社 営業部 御中 鈴木太郎 様

 ※ 御中と様は同時に使えません

 

2.2 請求書の発行者の名前

請求書を作成した氏名を記入します。屋号と代表者の名前、連絡先を明記します。

 

2.3 請求書の番号

取引案件ごとに番号を振ります。お客様から問合せがあったときに、検索がしやすいので 請求書の番号を振る様にします。

 

2.4 請求書の発行日

請求書を発行する日付を記入します。

 

2.5 振込期限

お客様ごとに振込期限は異なります。振込期限を書きましょう。

 

2.6 請求書の内容(商品名、数量、単位、単価、金額)

取引先別に、受注書や納品書と見比べて、商品名、数量、単位、単価、金額を書きます。なお、請求書が何枚にもなる場合には、合計表を作成し、請求書の表に添付する方法もあります。

 

 

2.7 振込先の銀行口座

振込先の銀行名、支店名、口座の種類、口座番号、口座の名義人を記入します。 なお、銀行名と支店名に加え、銀行コードと支店コードを記載するとより親切です。

 

3. 請求書の見本・テンプレート

請求書の見本・テンプレートをご用意しています。ご自由にダウンロードしてご利用ください。

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請求書の見本・テンプレートをダウンロードする

 

4. 請求書の送り方

請求書を送るときには、郵送や、メールやFAXで送れます。 お客様が郵送を希望か、あるいはメールでいいかなど確認をしましょう。

なお、メールで送る場合には、改ざんされることを防ぐために、PDF形式で送るようにします。

 

5. 請求書の保管方法

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請求書は発行後、保存する必要があります。原則、5年間保存することが義務付けられていますが 帳簿は7年保存することが求められているので、できれば7年間保存しておきましょう。

保存をするときには、ルーズリーフタイプのファイルに保管するほうが、あとでページの増減が可能なため便利です。

その他の帳票の保存期間など、詳細は国税庁ホームページをご覧ください。

【参考記事】 国税庁ホームページ 記帳や帳簿等保存・青色申告

 

まとめ

本記事は、請求書の書き方と見本・テンプレートをご紹介しました。 請求書の発行は、支払を受けるために欠かせません。本記事で紹介したポイントをまもって請求書を作り、お客様に発送してください。

なお、請求書をオンライン上で作成、管理する便利なサービスも登場しています。 印刷しなくてもメールで送る機能や、定期的に自動で請求書を作成、配布する機能など、よく考えられたサービスもあります。別記事でまとめていますので、ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ 請求書のクラウドサービスを比較!5つのポイントで検証【2018年度】

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