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移転のお知らせ~メールの書き方と例文~

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本社や事務所の移転について、お客様や取引先にお知らせする時に
どのようなメールを送ればいいでしょうか。

移転日を伝え忘れたために、お客様が引っ越し前の事務所に訪問してしまった・・・という
トラブルは防ぎたいものです。

そこで、当記事ではメールで移転のお知らせをするときに
必ず書いておきたい内容と例文をご紹介します。

※ 移転のお知らせをはがきで伝えたい場合には、別記事をご覧ください。
【参考記事】・ 事務所移転のあいさつ ~書き方と5つの例文~

 

1. 本社・事務所移転に関わるメールで必ず書いておきたい内容

移転をお知らせするときには、次の3点は書いておきたい内容です。

  • 日ごろご愛顧いただいているお礼
  • 移転に関わる事実(移転日、移転先の住所・地図、電話番号・FAX番号)
  • 今後の関係の維持をお願い

さらに、次の情報も書いておくと、より親切です。

  • Googleマップなどで移転先の地図(URL)を付ける
  • 新住所の営業日をお知らせ (以前のオフィスに訪問するトラブルを防ぎます)
  • 移転に伴って休業が発生する場合には、休業日をご案内

 

2. 事務所移転に関わるメールの例文(その1)

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転することになりました。
これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。

今後とも、ご指導・ご支援のほどお願い申し上げます。

まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。

◆ 新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇
URL: 地図のURLを貼り付けてください。

◆ 電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆ FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆ 新事務所での営業開始日
〇〇月〇〇日

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部 鈴木 太郎
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

3. 本社・事務所移転に関わるメールの例文(その2)

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

このたび当社は、○○年○○月○○日をもちまして下記に移転することになりました。
つきましては、電話番号、FAX番号にも変更がありますので、あわせてご案内させて頂きます。

新事務所は、〇〇線〇〇駅から徒歩5分のところで、アクセスのよい場所となりました。
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、ご挨拶とさせていただきます。

◆ 新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇
URL: 地図のURLを貼り付けてください。

◆ 電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆ FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆ 新事務所での営業開始日
〇〇月〇〇日

◆ 移転に伴う休業日
〇〇月〇〇日~〇〇月〇〇日

移転に伴い、〇〇月〇〇日は誠に勝手ながら
休業とさせていただき〇〇日から通常営業とさせていただきます。

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部 鈴木 太郎
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

4. 本社・事務所移転に関わるメールの例文(その3)

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

このほど当社は、〇月〇日をもちまして下記に移転することになりました。
つきましては、電話番号、FAX番号にも変更がありますので、あわせてお知らせいたします。

新事務所は、これまでより開放感のあるスペースで、ゆったりと打合せができるようになりました。
ぜひ一度、足をお運びください。

今後とも変わらず、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、ごあいさつ申し上げます。


1. 新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇
URL: 地図のURLを貼り付けてください。

2. 新電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

3. 新FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

4. 業務開始日
〇〇月〇〇日

※ 旧電話番号は、〇月〇日まで連絡可能です。

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部 鈴木 太郎
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

5. 本社・事務所移転に関わるメールの例文(その4)

件名

移転のお知らせ

本文

株式会社鈴木商事の鈴木でございます。
日頃大変お世話になっております。

さてこの度、弊社事務所が下記の通り、移転しますのでお知らせいたします。

あわせて電話番号も変更になります。各担当のメールアドレスにつきましては
変更ありません。

移転日は〇月〇日となり、新事務所では〇月〇日より電話も開通し、平常通り業務を行う予定です。
〇〇線〇〇駅より徒歩〇分のところにございますので、お近くにお越しの節など、
お気軽にお立ち寄りください。

今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願いいたします。


【新住所】 〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇 〇〇―〇〇―〇〇

【新電話・Fax番号】 〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇(TEL)、〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇(FAX)

【新事業所ご案内図】 URL (地図のURLを貼り付けてください)

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部 鈴木 太郎
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

【参考記事】 ・ 事務所移転のあいさつ ~書き方と5つの例文~

 

まとめ

本社・事務所移転をご案内するときに、メールで必ず書いておきたい内容を
例文集とともにご紹介しました。

なお、移転後も署名などで「新オフィスに移転しました」と注意喚起することも必要です。
取引先、お客様へスムーズにご案内できれば幸いです。

【参考文献】 言いたいことが確実に伝わる メールの書き方 (アスカビジネス)
      小田 順子  (著) 2011年

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