本社や事務所の移転について、お客様や取引先にお知らせする時に、どのようなメールを送ればいいでしょうか。

移転日を伝え忘れたために、お客様が引っ越し前の事務所に訪問してしまった・・・というトラブルは防ぎたいものです。

そこで、当記事ではメールで移転のお知らせをするときに、書いておきたい内容と例文をご紹介します。

※　移転のお知らせをはがきで伝えたい場合には、別記事をご覧ください。
【参考記事】・　事務所移転のあいさつ　～書き方と5つの例文～

 

1. 本社・事務所移転に関わるメールで必ず書いておきたい内容

移転をお知らせするときには、次の3点は書いておきたい内容です。

• 日ごろご愛顧いただいているお礼
• 移転に関わる事実（移転日、移転先の住所・地図、電話番号・FAX番号）
• 今後の関係の維持をお願い

さらに、次の情報も書いておくと、より親切です。

• Googleマップなどで移転先の地図（URL）
• 新住所の営業日・営業開始時間　（以前のオフィスに訪問するトラブルを防ぎます）
• 移転に伴って休業が発生する場合には、休業日

 

2. 事務所移転に関わるメールの例文（その１）

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転することになりました。
これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねる所存です。

今後とも、ご指導、ご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。

まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。

◆　新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇
URL：　地図のURLを貼り付けてください。

◆　電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆　FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆　新事務所での営業開始日
〇〇月〇〇日

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部　鈴木　太郎
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

3. 本社・事務所移転に関わるメールの例文（その２）

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

このたび当社は、○○年○○月○○日をもちまして下記に移転することになりました。
つきましては、電話番号、ＦＡＸ番号にも変更がありますので、あわせてご案内させて頂きます。

新事務所は、〇〇線〇〇駅から徒歩５分のところで、アクセスのよい場所となりました。お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、ご挨拶とさせていただきます。

◆　新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇
URL：　地図のURLを貼り付けてください。

◆　電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆　FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

◆　新事務所での営業開始日
〇〇月〇〇日

◆　移転に伴う休業日
〇〇月〇〇日～〇〇月〇〇日

移転に伴い、〇〇月〇〇日は誠に勝手ながら
休業とさせていただき、〇〇日〇時から通常営業とさせていただきます。

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部　鈴木　太郎
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

4. 本社・事務所移転に関わるメールの例文（その３）

件名

事務所移転のお知らせ

本文

いつもお世話になっております。
株式会社鈴木商店の鈴木です。

このほど当社は、〇月〇日をもちまして下記に移転することになりました。
つきましては、電話番号、ＦＡＸ番号にも変更がありますので、あわせてお知らせいたします。

新事務所は、これまでより開放感のあるスペースで、ゆったりと打合せができるようになりました。ぜひ一度、足をお運びください。

今後とも変わらず、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎ、ごあいさつ申し上げます。

記
1.　新住所
郵便番号
東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇
URL：　地図のURLを貼り付けてください。

2.　新電話番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

3.　新FAX番号
〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇

4.　業務開始日
〇〇月〇〇日

※　旧電話番号は、〇月〇日まで連絡可能です。

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部　鈴木　太郎
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

5. 本社・事務所移転に関わるメールの例文（その４）

件名

移転のお知らせ

本文

株式会社鈴木商事の鈴木でございます。
日頃お世話になっております。

さてこの度、弊社事務所が下記の通り、移転しますのでお知らせいたします。

あわせて電話番号も変更になります。各担当のメールアドレスにつきましては
変更ありません。

移転日は〇月〇日となり、新事務所では〇月〇日より電話も開通し、平常通り業務を行う予定です。
〇〇線〇〇駅より徒歩〇分のところにございますので、お近くにお越しのときには、
お気軽にお立ち寄りください。

今後とも一層のご愛顧を賜りますようお願いいたします。

記
【新住所】　〇〇〇-〇〇〇〇　東京都〇〇区〇〇　〇〇―〇〇―〇〇

【新電話・Fax番号】　〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇（TEL）、〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇（FAX）

【新事業所ご案内図】　URL　（地図のURLを貼り付けてください）

どうぞ、よろしくおねがいします。

―――――――――
株式会社鈴木商店
営業部　鈴木　太郎
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

【参考記事】　・　事務所移転のあいさつ　～書き方と5つの例文～

 

まとめ

本社・事務所移転をご案内するときに、メールで必ず書いておきたい内容を例文集とともにご紹介しました。なお、集客や販促や集客に関する情報を別記事でまとめています。

【参考記事】　・　休眠顧客を呼び戻すDM・メール術！グッと効果があがる送り方
　　　　　　　・　集客のアイデア集 （成功する集客企画9選）
　　　　　　　・　売れる販促企画のアイデア集
　　　　　　　・　成功する販促アイデア 5つのコツ
　　　　　　　・　店舗の販促方法！6つのアイデアでリピーターを増やす

【参考文献】　言いたいことが確実に伝わる メールの書き方 (アスカビジネス)
　　　　　　小田 順子  (著)　2011年

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Writer/編集者：　松田康