選考試験の結果、不採用を通知する場合、どのように内容をメールで送ればいいでしょうか。

ビジネスでは、企業イメージを保つことは重要なため、長々と不採用の理由を書く必要などはありませんが、簡潔の中にも思いやりのある文章にしたいところです。

当記事では、不採用通知メールの書き方と文例をご紹介します。

【参考文献】　言いたいことが確実に伝わる メールの書き方 (アスカビジネス)
　　　　　　小田 順子  (著)　2011年

 

1.　不採用通知メールの書き方

採用試験の結果、不採用の事実を通知することは
相手を失望させる内容だけに、一層の配慮が必要となります。

事務的な連絡だけでは、せっかく応募してくれた相手に
会社の悪いイメージを与えることになりかねません。

とくに、一般消費者を対象としたビジネスでは、企業としてよい印象を保つことは重要です。
試験の応募者も、自社商品を買ってくるお客様になり得ます。

長々と不採用の理由を書く必要などはありませんが
簡潔の中にも思いやりのある文言にします。

 

2. 不採用通知メールの文例1

件名

採用試験の結果につきまして

本文

株式会社〇〇〇人事部の〇〇です。
先日は、弊社の採用試験にご応募いただきありがとうございます。

さて、弊社にて慎重に選考を重ねました結果、
誠に残念ながら（*1）（*2）貴意に添いかねる結果となりました。

今回は特に多くの方にご応募いただき（*3）（*4）
私どもといたしましても選考には大変苦慮いたしました。

今後のご健闘を、心よりお祈り申し上げます。
とりいそぎメールで恐縮ですが、お知らせ申し上げます。

―――――――――
株式会社〇〇〇
人事部　〇〇　〇〇
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

ポイント

*1：不採用の結果を知らせるときの決まり文句となります。相手はこの言葉が目に入れば
　　結果を予測することになります。

*2：同様の表現として、以下のような表現もあります。
　　⇒　・まことに不本意ではございますが　（より丁寧な表現となります）
　　　　 ・まことに遺憾ながら

*3：不採用の理由として、もっとも無難な言い方で使われます。

*4：同様の表現として、以下のような表現もあります。
　　⇒　・予想を上回る応募があり

 

3. 不採用通知メールの文例2

件名

採用試験の結果のお知らせ

本文

株式会社〇〇〇人事部の〇〇です。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただきまして、厚くお礼申し上げます。

慎重に検討をいたしました結果、
今回は採用を見送らさせていただくことになりました。（*5）

ご期待に添えず、お詫び申し上げます。あしからずご了承ください。

今後のご健闘を心よりお祈り申し上げます。

取り急ぎ、お知らせ申し上げます。

―――――――――
株式会社〇〇〇
人事部　〇〇　〇〇
Mail：
HP：
Tel/FAX：
―――――――――

ポイント

*5：同様の表現として、以下のような表現もあります。
　　　⇒　今回は採用を見合わせさせていただくことになりました。

 

まとめ

当記事では、不採用通知メールの書き方と文例をご紹介しました。不採用の通知は、相手の心情を思いやり、気を配った表現をこころがけてください。

なお、採用や人事全般の業務に役立つツール、SNSに関する情報を別記事でまとめています。

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Writer/編集者：　松田康