イベントを行う場合には、イベント企画書が必要になります。
イベント企画書とは、イベントを実行するための計画書で、企画の目的ならびに、実行計画が記載された文書です。上司や取引先、顧客などから、イベントの実行を許可するために申請し、当日の打ち合わせまで関係してきます。
また、イベントが終わった後には、イベント企画書についてスタッフで振り返って記録を残します。本記事では、イベント企画書に書くべき内容などをご紹介します。
最後にイベント企画書とイベント運営で使えるテンプレートをご紹介します。
イベント企画書には、だいたいの書式やひな形がある
イベントを行う場合には、イベント企画書が初めから終わりまで関係してくる大切なものですが、
初めてイベント企画書を書く場合にはハードルがあると思います。
しかし、イベント企画書には、様々な書式やひな形が用意されています。そのため、企画書を書くのが得意でないという場合でも積極的にチャレンジしてみましょう。
ここでご紹介するようなポイントを把握しておくと、非常によく分かるイベント企画書を書くことができます。
イベント企画書を書く段階において目的を明確に
イベントを企画する際に大切なのは、目的を明確にし、そしてその目的を関係者に周知徹底することです。
目的を設定しているにも関わらず、関係者がその目的を理解していない場合には、間違ったイベント運営をされてしまいます。
ありがちなイベント運営のミスは、イベントを盛り上げて、集客に成功したのだが、イベントの目的は達成できていないというケースです。
例えば、「500人の集客すること」を目的にしているならば、来場者が500名いれば成功といえます。しかし、「100人の見込み客を集めること」が目的ならば、見込み客のリストが集まっていなければ失敗です。
このような失敗をしないためにも、イベント企画書を書く段階において、きちんと目的を明確にし、関係者間で周知徹底していくことが重要です。
しっかりとポイントを把握して、よく分かる表現で書く
イベント企画書は、イベントの企画運営に関する基本方針を書いた文書と言えます。そして、イベント関係者は、そのイベント企画書の内容に基づいて、準備・運営を行います。
そのため、各自が問題なく行動できるように、しっかりとポイントを把握して、よく分かる表現で書きましょう。
また、イベント企画に関係するスタッフの当日までの担当や行動なども書いているため、非常に大切な役目もします。そのため、当日スタッフがどんな行動をし、来場者の方がどうイベントに参加するのか、具体的にイメージして、イベント企画書を書くようにしましょう。
イベント企画書で書くべき項目
イベント企画書を書くべき項目は、下記内容です。
- イベントの名称
- 目的
- 場所
- 日時
- 参加費用
- 参加人数
- イベント当日までの流れ
- イベント当日の流れ
- 購入するものと購入するところ、購入する人、予算
- 準備するもの、準備する人
このような項目を必ず書いて、イベント企画書を書くように心がけましょう。
イベント企画書のテンプレート
最後に、イベント企画書、ならびにイベント運営で使えるテンプレートをご紹介します。
◆ イベント企画書（Excel）
また、おしゃれなイベントの企画書を利用したい場合には、テンプレートサイトを利用する方法もあります。
5万以上のデザインテンプレートがあるサイトで、企画書を作れます。テンプレートの一覧から、「イベント企画書」と検索をすることで、さまざまな企画書を利用できます。
気に入った企画書を見つけた場合には、「このテンプレートを使う」を選びます。
デザインの変更画面で、文言や表を編集することで、おしゃれな企画書をつくれます。
◆その他 イベント運営で使えるテンプレート
収支予算書 ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183402082.xls
スケジュール表 ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183402553.xls
人員配置計画表 ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403466.xls
進行表 ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403504.xls
業務マニュアル ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403631.xls
進行台本 ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403913.doc
チェックリスト ⇒ http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403970.xls
なお、イベントの集客・告知の仕方を別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ イベントで使えるチラシのテンプレート（無料）を5つご紹介！
・ イベントの告知方法！集客に成功したイベントが実践する10の方法
イベントの企画をブレストできるツール
前章までで、イベントの企画に使えるテンプレートをご紹介しました。なお、イベントのキャッチコピーを検討するときに、ツールを利用するのも一つです。
キーワードを入れるだけで、AI（人工知能）が収集したテキストデータを元に、イベントの企画案やキャッチコピーを自動で作成してくれます。無料でお試しできます。
たとえば、これからイベントの案内文に書こうとおもっている内容を登録してみます。
登録ボタンを押すと、キャッチコピーや案内の文案が提示されます。AIとブレストができる感覚で、便利です。
イベント集客・予約受付ツール
さらに、イベントの企画段階で、イベントの集客・予約に便利なITツールを検討します。昨今は、イベントをネットで予約受付できるツールがあります。
◆ STORES予約（旧、クービック）
イベントやワークショップ、展示会の予約などに使えるツールです。定員の人数を設定したり、クレジットカード決済、予約した後にリマインドメールを送る機能などがあります。
なお、無料で使えるので、手軽にネット予約の仕組みを導入できます。
【参考記事】 ・ STORES予約（旧、クービック）の口コミと評判！使い方や料金
イベント向けのライブアンケート
イベントの企画段階で、イベントを盛り上げるため、ライブアンケートを企画します。
◆ Liveアンケート
双方向のコミュニケーションを活性化して、イベントを盛り上げ、参加者との一体感を高めます。使い方としては、アンケートを作り、QRコードで参加、スマホで投票してもらいます。
600人まで、無料で使えるので、手軽に利用できます。
まとめ
本記事では、イベント企画書の作り方をテンプレートとともにご紹介しました。
なお、イベントのチラシの作り方や、告知の方法、予約サイトに関する情報を別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ イベントで使えるチラシのテンプレート（無料）を5つご紹介！
・ イベントの告知方法！集客に成功したイベントが実践する10の方法
・ イベント・セミナー予約システムおすすめ10選を比較（無料あり）
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Writer/編集者： 松田康