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見積書の書き方!他社に勝つ見積書を作る方法(テンプレート付き)

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他社に勝てる見積書を作るためには、どんなポイントを気を付ければいいのでしょうか。

お客様の名称や、商品名数量納品日受渡し場所などの基本的な情報を書くのはもちろん、他社に負けないポイントも書いておきたいところです。

そこで、見積書を書く前に知っておきたいポイントをまとめました。

本記事は、見積書に書くべき内容と見積書のテンプレートをご紹介します。

【参考文献】 デスクワークの掟 見積・請求・契約編―すぐに使える若手のための超入門書
       長谷川 剛  (著), 前原 東二 (監修) 2007年

 

1. 見積書の書き方(記載すべき項目)

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見積書を書くときには、次の7点を書くようにします。

  1.  お客様の名称
  2.  見積書の発行日と見積り番号
  3.  商品の納品日と受渡し場所
  4.  見積書の有効期限
  5.  商品名、数量、谷、金額
  6.  見積書を作成した会社名
  7.  アピールポイント

それぞれを詳細に説明します。

 

1.1 お客様の名称

左上にお客様の名称(社名、所属部署、氏名)を記入します。また、お客様が個人の場合には「様」をお客様が法人の場合には、「御中」と付けましょう。

 

1.2 見積書の発行日と見積り番号

右上に、見積書の発行日と見積り番号を記入します。

 

1.3 商品の納品日と受渡し場所

商品の受渡し日と受渡し場所を記入します。発注先と、受渡し場所が異なる場合、トラブルが起きやすくなります。そのため、受渡しの場所は明記します。

 

1.4 見積書の有効期限

見積書の有効期限を記入します。通常、見積書の発行から2週間あるいは1か月後に指定することが多いです。

 

1.5 商品名、数量、単位、金額

商品名、数量、単位、金額など詳細に書きます。

 

1.6 見積書を作成した会社名

見積書を作成した会社名、住所、電話番号、氏名を記入します。会社名のところには、会社のロゴを入れて、会社の社印あるいは担当者の印を押すことが多いです。

 

1.7 アピールポイント

備考欄などに、商品のアピールポイントを記入します。大切なことは、金額ではなく、その価格になった理由です。

金額が高いにしろ、安いにしろ、その値段になった理由を明確に伝えます。競合より優れているポイントを最低1つは明確にして、記入するようにします。

(例) ・ 競合より高値ですが、機能は他社のスペックの2倍優れています
    ・ 〇〇さまお気に入りのデザインです

 

2. 見積書のテンプレート

見積書のテンプレートをご紹介します。上記で説明したポイントを気を付けながら、適宜、修正・加筆をしてご利用ください。

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ダウンロードはこちら

【参考記事】 ・ 請求書の書き方(個人事業主向けの見本・テンプレートつき)

 

3. 勝てる見積書を書くポイント

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勝てる見積書をつくるには、どういったポイントを気を付けたらいいでしょうか。
2つのポイントに気を付けます。

  1.  どんな商品をいくらで提供するのかを明確に伝える
  2.  競合に負けないポイントを伝える

それぞれを詳細に説明します。

 

3.1 どんな商品をいくらで提供するのかを明確にする

見積書はわかりにくければ、お客様は見積書を読んでくれません。そこで、見積書は提案資料と同じように誰にでも理解しやすく書きます。特に、商品の中で理解しにくい言葉がある場合や計算式が複雑な場合は、別紙に添えるなどの工夫が必要です。

また、お客様が商品に対する深い知識がある場合には、詳細な見積書を作り、お客様の疑問を解消します。一方、お客様が商品に関する知識が少ない場合には、シンプルな見積書を作り、お客様の混乱を防ぎます。

このように、お客様の理解状況に応じて、伝える情報を変える必要があります。

 

3.2 競合に負けないポイントを伝える

見積りを提示するときには、他社に負けないポイントがあるはずです。そこで、次の視点で検討して、競合に負けないポイントを明確に伝えます。

  •  機能
  •  性能
  •  アフターサービス
  •  料金
  •  納期
  •  説明のわかりやすさ
  •  デザイン

見積書に、他社に抜き出たポイントを書き加え、特徴をアピールします。

 

まとめ

本記事は、見積書の書き方をご紹介しました。見積書は、単なる価格の提示資料ではなく、お客様へ情報提供する営業資料です。そこで、価格だけでなく自社のアピールポイントを明確に伝えることで、商談がスムーズにすすみます。

なお、請求書の書き方なども別記事でまとめています。

【参考記事】 ・ 請求書の書き方(個人事業主向けの見本・テンプレートつき)
       ・ 請求書のクラウドサービスを比較!8つのポイントで検証【2017年度】
       ・ Misocaの使い勝手と評判!便利な点と不便な点を徹底解説!

ご参考になれば幸いです。

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