無料で使える勤務表テンプレートはないかとお探しではありませんか。
紙の出勤簿で管理していると集計が大変ですし、勤怠管理システムを導入するほどの規模でもない…。そんなときに便利なのが、Excelで使える「勤務表テンプレート」です。
本記事では、無料で使える勤務表テンプレート（Excel版）を配布し、その使い方をご紹介します。
1. 勤務表とは
勤務表とは、従業員一人ひとりの出勤日や勤務時間を1か月単位で記録・集計するための資料です。紙でも管理はできますが、Excelの勤務表テンプレートを使えば、実働時間や残業時間が自動で集計されるため、月末の計算作業がぐっと楽になります。
1.1 勤務表で管理できる項目
一般的な勤務表で管理する項目は、次のようなものです。
- 日付・曜日・・・1日〜31日までの勤務情報
- 勤務区分・・・通常勤務、休日、有給、欠勤など
- 出勤時刻・退勤時刻・・・実際に働いた時間帯
- 休憩時間・・・労働時間から除外する時間
- 実働時間・残業時間・・・自動計算される項目
- 備考・・・特記事項を自由に記録
シンプルですが、これらを毎日記録しておくだけで、月末に勤務時間を把握しやすくなります。
1.2 出勤簿・シフト表・勤怠管理表との違い
「勤務表」と似た書類に、出勤簿・シフト表・勤怠管理表があります。それぞれ目的が少しずつ違うので、整理しておきましょう。
| 書類名 | 主な目的 | 特徴 |
|---|---|---|
| 勤務表 | 勤務実績の記録と集計 | 出勤・退勤・休憩・残業を月単位で管理する |
| 出勤簿 | 出勤・欠勤の事実確認 | 出勤したかどうかの記録に重点を置く |
| シフト表 | 勤務予定の作成・共有 | アルバイトやパートの「予定」を組むのが目的 |
| 勤怠管理表 | 給与計算などに使う勤務実績の管理 | 残業・深夜・休日労働などを細かく確認する |
つまりシフト表は「予定」、勤務表・出勤簿は「実績の記録」、勤怠管理表は「給与計算などに使う勤務実績のまとめ」というイメージです。
2. 無料で使える勤務表テンプレート【Excel版】
Excelで使える勤務表テンプレートを無料で配布します。
ダウンロード前に、まずは本テンプレートでできること・できないことを確認しておきましょう。
| できること | 出勤・退勤・休憩時間の記録、実働時間・残業時間・有給日数の簡易集計 |
|---|---|
| できないこと | 複雑な勤務体系（変形・フレックス・裁量労働）、日付をまたぐ勤務の正確な集計、法令対応を前提にした勤怠管理 |
あくまで「勤務時間の記録・集計を補助するためのテンプレート」と位置づけてご利用ください。使い方を、5つのステップで解説します。
2.1 対象年月を入力する
まず、「勤務表」シートの上部にあるB2セル（年）とD2セル（月）に、対象年月を半角数字で入力します。
たとえば「2026」「5」と入力すると、2026年5月の勤務表として日付と曜日が自動で表示されます。2月や30日までの月でも、存在しない日付の行は空欄になるので安心です。
2.2 従業員名・所属を入力する
G2セルに従業員名、K2セルに所属を入力します。1ファイルにつき従業員1名分の管理を想定しているので、複数人いる場合はファイルをコピーして使ってください。
あわせて、B3セルに1日あたりの所定労働時間（例：8:00）を入力します。これが残業時間を計算する基準になります。
2.3 勤務区分を選択する
C列の「勤務区分」セルをクリックすると、右側に▼マークが表示されます。クリックするとプルダウンが開き、以下の8種類から選択できます。
- 通常勤務／休日／有給／半休／欠勤／遅刻／早退／休日出勤
勤務区分を選ぶだけで、有給日数や欠勤日数などが自動でカウントされます。
2.4 出勤時刻・退勤時刻・休憩時間を入力する
D列に出勤時刻、E列に退勤時刻、F列に休憩時間を、それぞれ「9:00」「18:30」「1:00」のようにコロン区切りで入力します。半角で入力するのがポイントです。
入力すると、その日の実働時間・残業時間・深夜労働時間が自動で計算されます。休日や有給の日は、時刻欄は空欄のままでOKです。
2.5 月間の勤務時間を確認する
1か月分の入力が終わったら、シート上部にある「月間集計」エリアを確認してください。月間勤務日数や月間実働時間、月間残業時間などが自動で集計されています。
3. テンプレートを使うメリット
勤務表テンプレートをエクセルで管理するメリットを、4つの観点から紹介します。
2.1 勤務時間を一覧で確認できる
1か月分の勤務情報を、1シートで一覧化できます。誰がいつ、どれくらい働いたかをひと目で把握できるため、勤務状況の確認がスムーズです。土日は自動で色分けされる仕様も便利です。
3.2 月間の実働時間や残業時間を集計しやすい
関数で自動集計されるため、月末に電卓を叩く必要がありません。
実働時間・残業時間・有給日数・休日出勤日数などが一気に把握できるので、月末の勤務時間確認を効率化できます。給与計算前の確認資料としても活用しやすいです。
3.3 紙でもExcelでも管理できる
A4横向きの印刷設定になっているため、印刷して紙で保管することも、Excelファイルとして保管することも可能です。会社のルールに合わせて柔軟に運用できます。
3.4 小規模事業者でも使いやすい
勤怠管理システムを導入するほどの規模ではない事業者でも、Excelファイル1つで運用が完結します。初期費用も月額費用もかからないため、コストを抑えて勤務時間を管理したい個人事業主や小規模企業にぴったりです。
4. 勤務表テンプレートを使うときの注意点
便利なテンプレートですが、ご利用前に知っておいてほしい注意点があります。
4.1 法令対応を完全に保証するものではない
本テンプレートは、勤務時間の記録・集計を補助するためのものです。労働基準法をはじめとした法令への完全な対応を保証するものではありません。
正確な勤怠管理や給与計算が必要な場合は、社労士の方への相談や、専用の勤怠管理システムの利用も検討してください。
4.2 深夜勤務や日付をまたぐ勤務は確認が必要
深夜労働時間は、退勤時刻が22:00を超えた場合の簡易計算になっています。日付をまたぐ深夜勤務（翌朝5:00までなど）の正確な集計はできないため、該当する場合は備考欄に記録のうえ、別途確認してください。
4.3 複雑な勤務体系には勤怠管理システムも検討する
変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制など、複雑な勤務体系には対応していません。これらに該当する場合や、従業員数が増えて手作業での管理が難しくなってきた場合は、専用の勤怠管理システムの導入も検討すると良いでしょう。
よくある質問
はい、無料でダウンロード・利用できます。会員登録も不要です。商用利用も可能ですが、再配布や販売はご遠慮ください。また、メンテナンスは承っておりませんので、ご了承ください。
本テンプレートはExcel形式（.xlsx）で配布しています。Microsoft Excelでの利用を想定しています。
1ファイルにつき従業員1名分の管理を想定しています。複数人分の管理をする場合は、テンプレートファイルをコピーして、従業員ごとにファイルを作成してください。ファイル名を「勤務表_山田太郎_2026年5月.xlsx」のようにすると管理しやすくなります。
はい、自動計算できます。「実働時間 − 所定労働時間」がプラスになった分を残業時間として算出します。所定労働時間は、シート上部のB3セルで自由に設定できます（例：8:00）。
管理できます。勤務区分のプルダウンから「有給」「半休」「欠勤」を選択すると、月間集計欄で自動的にカウントされます。有給は1.0日、半休は0.5日換算です。
まとめ
勤務表テンプレートを使えば、出勤・退勤・休憩時間を入力するだけで、実働時間や残業時間が自動で集計できます。とくに個人事業主や小規模事業者の方にとっては、勤怠管理システムを導入する前のシンプルな選択肢として便利です。
この記事のポイントをおさらいしておきましょう。
- 勤務表テンプレートは1か月単位で勤務時間を管理する書類
- Excel版なら実働時間・残業時間が自動計算できる
- 勤務区分はプルダウン選択で有給・欠勤・休日出勤もまとめて集計
- 無料でダウンロードでき、会員登録は不要
- 法令対応を完全に保証するものではないため、必要に応じて勤怠管理システムも検討
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【参考記事】
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