イベントは業界、職業、興味、目的などなんらかの共通点がある人々が集まります。
テーマを特定すれば、そのテーマに興味が持った人が集まり、テーマを決めなければ、さまざまな人が集まります。イベント企画はテーマ次第、それを決める主催者次第ということです。
イベントを「成功」させるためには、「準備」が何よりも大事です。
そこで、初めてイベントを開催する人のために、成功するイベント企画の流れとおさえるべき
９つのチェックマニュアルをご用意しました。最後にイベント運営が楽になるテンプレートもご紹介します。
イベント企画のチェックポイント
1. どのような目的で、イベントを行いますか。
- 会社やお店の知名度をあげるためでしょうか。
- 新しいお客様を開拓するためでしょうか。
【ポイント】
- イベント後の展開を考えて、イベントを企画しましょう。
2. 来場していただきたいお客様は、どのような人々でしょうか。
- お客様はどのようなことに興味がありますか。
- お客様はどんな方でしょうか。（性別、職業、ライフスタイル、地域など）
【ポイント】
- お客様のターゲットをより具体的にすることで、イベントの集客がしやすくなります。
3. イベントの訴求ポイントは何でしょうか。
- イベントのセールスポイントは何でしょうか。
- 競合するイベントはどのような点を訴求していますか。
【ポイント】
- お客様に好感を持っていただけるイベント名を考えましょう。
4. イベントの日時はいつでしょうか？
- イベントの時期は平日でしょうか、休日でしょうか。
- イベントの時間は日中でしょうか、あるいは夜でしょうか。
- 何日間行うのでしょうか。
5. イベントの開催場所は？
- イベントの会場は会社でしょうか、貸会場でしょうか。
- 会場のレイアウトはどうなっていますか。
- 会場の備品は足りていますか。
- 駐車場はありますか。
- 会場までの交通機関はどうなっていますか。
【ポイント】
- 人気の高い会場や割安な公共施設を借りる場合、１年前から予約する必要がある会場もあります。早めに予約しましょう。
- イベントの会場を探すには予約サイトが便利です。
【参考記事】 ・ 効率よく探す！イベント会場の探し方
6. どんな広告・宣伝方法を使いますか。
- マスコミ広告（テレビCM、ラジオCM、新聞広告、雑誌広告）を使いますか。
- ポスター、DM、パンフレットで広告を行いますか。
- ホームページを開設しますか。
- メールマガジンを利用しますか。
【ポイント】
- 広告宣伝に予算がない場合、地元メディアや業界メディアを中心にニュースとして取り上げてもらえるように働きかけましょう。
【参考記事】・ イベントの告知方法！集客に成功したイベントが実践する10の方法
・ イベントで使えるチラシのテンプレート（無料）を5つご紹介！
・ 成功するダイレクトメールに必要なデザインの5つの鉄則
・ ポスターのレイアウト術 ～ わかりやすいデザインのコツ ～
・ ホームページを自分で作成する方法！無料で自作できるツール3選
・ メルマガ配信のやり方 無理せずコツコツ続ける方法を大公開
7. イベントの主催者は誰ですか。
- イベントの責任者・担当者は誰でしょうか。
- スタッフは、何人ぐらい必要でしょうか。
【ポイント】
- イベントの運営には、取引先や自社の多くの部門が関わります。イベントの関係者を一覧にして、配布することが望ましいです。
8. イベントの予算はいくらでしょうか？
- イベントの収支計画の目標値を設定したでしょうか。
- イベントを開催するときに、副収入（公的収入）は考えられますか。
- 次の項目はいくらかかりますか。
・会場費
・広告宣伝費（ちらし、ポスター、入口タイトル看板、展示コーナー看板、 説明パネル代、POP、スタッフカードなど）
・飲食費・記念品
・会場の設営費
・販促費（Webサイト、DM、メルマガ、ニュースリリースなど）
・人件費
・会場費以外の機材や備品の利用料金
【ポイント】
- 会場費、外注費、飲食費、記念品の費用などの予算はおさえるのが難しいですが、
会場設営費、販促費、人件費などは、極力自前で行って、費用を削減しましょう。
【参考記事】 ・ イベント運営会社を効率よく見つける方法
・ ダイレクトメール（DM）の書き方！お客様の心をつかむ５つの方法
9. イベント準備前の作業として、何をいつ行いますか。
- イベント準備に必要な作業は何ですか。
・企画書の作成
・出店者の告知
・出店者への説明会
・イベントのPR
・会場手配
・外注関係の作業
・仕入商品関係の作業 - 洗い出した作業のうち、同時期に始めないといけない作業、同時期に終わらないとならない作業、ひとつの仕事が終わらないと次の作業が始められない作業は何でしょうか。
【ポイント】
- 会場の休業日、外注先の休業日なども忘れずに把握しましょう。
10. イベント運営に使えるテンプレート
イベントの企画運営に使えるテンプレートを掲載したサイトをご紹介させて頂きます。
- 収支予算書
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183402082.xls
- スケジュール表
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183402553.xls
- 人員配置計画表
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403466.xls
- 進行表
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403504.xls
- 業務マニュアル
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403631.xls
- 進行台本
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403913.doc
- チェックリスト
http://web.sanin.jp/system/site/upload/live/4127/atc_1183403970.xls
まとめ
イベント企画のときに、おさえるべきチェックポイントを紹介しました。
成功するイベント開催の参考になれば幸いです。
【参考記事】 ・ 効率よく探す！イベント会場の探し方
・ イベント運営会社を効率よく見つける方法
・ イベント告知で使えるチラシのテンプレート集
・ 成功するイベント告知の文書術 3つのルール
・ イベントを企画するために、集客イベントの事例を学ぶ！
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Writer/編集者： 松田康