出欠確認の依頼をメールで書くときには、どのようなポイントを押さえればいいのでしょうか。

セミナーやイベント、会議、飲み会など、様々なシーンで出欠確認をメールで行ないます。メールは便利であることは間違いありませんが、一方で、メールでの失敗もよく耳にします。

メールでのトラブルを回避するためには、読みやすさを意識したいところです。

本記事では、出欠確認をするメールで気を付けるべき、3つのルールをご紹介します。

 

1　件名

突然ですが、1日に平均何件メールを受信していると思いますか。

IT Leadersのアンケートによると、1日の平均メール受信数は50件超が56.5％いるようです。

（　出典：　IT Leaders 読者アンケート　http://it.impressbm.co.jp/articles/-/10292　）

いまや、メールへの依存度が高まった結果、毎日読みきれないほどの数のメールが届いているのが実態です。そのため、メールを読んでもらうためには、メールの件名を工夫する必要があります。

相手側にとって、件名を見てメールの中身が出欠確認とわからないものは、メールを開かずにそのまま削除されてしまう可能性があります。

そこで、出欠を確認するメールを出すときは、件名に「出欠確認」、または「出欠のお知らせ」などの語句を入れるとわかりやすくなります。

◆　件名の例

件名	説明
【出欠確認依頼】〇〇セミナーの開催（11月10日）のご連絡	どのようなセミナーを、いつ開催するのかを簡潔に記載し、相手に何をしてもらいたいかを伝えます。
【出欠確認 11/25〆】忘年会（12月5日）のご案内	どのような飲み会を何時開催し、何時迄に何をして欲しいかを伝えます。

　

2　5W1H

出欠を確認するメールを書く場合、次の6点は、最低限書く必要があります。

1 開催する内容（What）

セミナーやイベントの開催を通知する場合には、セミナー・イベントの概要が伝わるようにします。特に、来場者にどんなメリットがあるのかを書くことを忘れずに。

飲み会の場合にも、どういう趣旨で行う飲み会なのか（親睦会、忘年会、歓迎会など）を
伝えたほうが親切です。

2 開催日時（When）

開始の時間と終了の時間を明記するようにします。

また、セミナーやイベントに関する出欠確認の場合には
開始時間だけでなく、開場の時間も追記するようにします。

特に、大規模なイベントの場合には、開始時間のみを書いて告知をすると
その開始時間の直前に人が殺到し、受付が混乱する可能性があります。

3　場所（Where）

開催する会場の地図が必要になりますので、お店の地図を確認できるURLを貼ります。
飲み会の場合には、「誰の名前で予約をしているのか」を伝えるとスムーズに来店できます。

4　費用（How much）

参加費がいくらかかるのか、明記します。

5　返信の方法＆返信期限（How＆When）

出欠の回答方法と回答期限を明記します。

飲み会で、回答期限を記載し忘れた場合、直前まで出欠の回答をしない方が続出します。
そうなると、あとで出欠の可否をフォローするなど、余計な作業が大幅に発生します。

また、回答方法を指定し、集計の業務を効率化することがお勧めです。
インターネットで出欠確認ができるWebサイトもありますので、
そういったサービスを利用することをお勧めします。

 

3　読みやすさ

出欠確認のメールは、だらだらと長文にしないことも重要です。
伝えるべきことを箇条書きにして、相手に読みやすく作成するのがルールといえます。

読みやすくする「こつ」を列記いたします。ぜひ参考にしてください。

• 1行は30～35文字以内
• 文章を3～5行ずつに区切り、段落ごとに間をあける
• 読点を多めにいれる

 

まとめ

出欠をメールで確認する場合に、気を付けるべきルールをご紹介しました。なお、メルマガの書き方や、集客、販促に役立つ情報を別記事でまとめています。

【参考記事】　・　メルマガ配信の始め方 無理せずコツコツ続ける方法を大公開
　　　　　　　・　集客のアイデア集 （成功する集客企画9選）
　　　　　　　・　チラシの作り方！お客様を集めるチラシを作る7つのステップ
　　　　　　　・　ダイレクトメールの文例！お客様を呼び寄せる方法
　　　　　　　・　ホームページの作成料金！相場と作成費用の内訳

500mailsのFacebookやTwitterでは小さな会社の販促・運営に便利な記事を配信しています。
是非「いいね！」をして最新情報をチェックしてください

Writer/編集者：　松田康