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イベント会場の探し方!効率よく探す方法

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イベントの会場を効率よく探すには、どのような方法があるのでしょうか。

過去の経験者にどの会場がいいか聞く方法もありますが、人気のある会場は、半年先まで埋まっている場合もあり、なかなか予約できません。

本記事では、効率よくイベント会場を探す方法をご紹介します。

 

1 イベント会場に求める条件を決める

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何も考えずに、イベント会場を探そうとすると、色々な会場が多数見つかって
どれがいいか悩んでしまいがちです。
あらかじめ、(イベント会場を選ぶ)4つの条件を決めておいたほうが効率よく探せます。

  1.  収容人数(開催予定の人数)
  2.  会場のタイプ
  3.  場所・日時
  4.  予算

 

1.1 開催予定の人数

まず、開催予定の人数の目安を確認しておく必要があります。
次のどの規模の会場が必要でしょうか。

  • 大規模:500人以上
  • 中規模(貸会議室やホテルの宴会場クラス):100人~500人
  • 小規模(会社の会議室):50人~100人
  • 極小規模(自宅サロン、区民センター小会議室クラス):50人以下

 

1.2 会場のタイプ

次に、どのようなタイプの会場で開催する予定でしょうか。

  • 会議室
  • セミナー会場
  • 展示会
  • 懇親会・パーティールーム
  • イベントスペース
  • レンタルスタジオ
  • キッチン付きレンタルスペース

 

1.3 立地条件(場所)・日時

交通の便を考慮して、どの辺りで開催をし、いつ開催する予定でしょうか。
次のような点も考慮にいれたほうがいい場合があります。

・ 地方から来る方はいるか(新幹線の主要駅から近い会場である必要はあるか)
・ 遠方から来る方の宿泊施設が必要か
・ セミナーやイベント後の懇親会会場が必要か

 

1.4 予算

会場にどの程度の予算をかけられるか決めましょう。
収容人数が大きいイベント会場の相場を知りたい場合には、「全国主要イベント会場リストの会場費」が参考になります。

なお、小規模の会議室やイベントホールなどの場合には、これからご紹介するサイトで
価格表が掲載されている場合があるので、そちらを参考にしたほうがいいでしょう。

⇒ 全国主要イベント会場リスト 

 

2 ネットで検索をする

会場に求める条件が決まりましたら、イベント会場を探します。

原則的には、インターネットでイベント会場を検索することをお勧めします。
なお、1で確認をした条件によって、参考にするホームページが異なります。

代表的な条件と、参考にしたいホームページをご紹介します。

  1.  収容人数が多い場合
  2.  収容人数が少なく、予算が限られる場合
  3.  会場のタイプが会議室の場合
  4.  会場のタイプが懇親会・パーティー・キッチン付きレンタルスペースの場合

 

2.1 収容人数が多い場合

収容人数が多い場合には、収容人数をもとに検索できるサイトで調べましょう。

◆ スペースマーケット

spacemarket

株式会社スペースマーケットが運営する貸会議室やレンタルスペースなどを一括で検索できるサイトです。パーティー、会議、イベントなどの目的と日時、人数に応じて、会場を検索できます。

スペースマーケット

◆ 会場ナビ

kaijyo-navi

貸し会場・レンタルスペースについて、収容人数や、都道府県、利用目的から絞り込んで検索できます。検索して見つけた会場への問合せや空席確認ができます。

会場ナビ

 

◆ 会議室.com

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会議室を中心にして、収容人数と都道府県をもとに、施設を検索することができます。会場の条件として、「スクール形式(椅子と机が有り)」「シアター形式(机無し)」「口の字」「コの字」「島型」「対面」「正餐」「立食」と詳細な条件で検索できます。検索して見つけた会場について、料金表を見ることができたり、予約・空室確認ができます。

会議室.com

 

2.2 収容人数が少なく、予算が限られている場合

収容人数が少なく、予算が限られている場合には、格安な会議室や個室を集めたサイトがお勧めです。

◆ Instabase

instabase

格安な少人数会議室を多数掲載しています。貸会議室、多目的スペース、セミナー会場、イベントスペースなどのタイプで検索もできます。さらに、セミナーや研修、パーティー、女子会・ママ会、 ワークショップ、勉強会などの目的・用途に応じて検索することもできます。

Instabase

 

2.3 会場のタイプが会議室の場合

会場のタイプが、「会議室」の場合には、会議室の登録数が多いサイトをお勧めします。

◆ 貸会議室ネット

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直営会議室数が業界No.1と会議室が多数掲載されているサイトです。地図あるいは条件から検索できます。レイアウト(「シアター」「スクール」「島型」「T字島」「口の字」「正餐」「立食)と収容人数で検索できます。

貸会議室ネット

 

2.4 懇親会・パーティールーム・キッチン付レンタルスペースの場合

会議室のタイプが、「懇親会・パーティールーム」の場合はレンタルスペースに特化した検索サイトがお勧めです。

◆ スペなび

supenavi

レンタルスペースの検索サイトです。「キッチン付き・持込可能」「貸切・持込可能」「少人数で利用可能」「BBQ設備あり」「プロジェクターあり」「ホワイトボードあり」など設備の条件で検索できます。さらに、パーティー、撮影、カルチャーなどの利用目的別に検索もできます。

スペなび

 

◆ レンタルカフェ.com

rental-cafe

利用目的、エリア、収容人数別に、レンタルスペースを検索できます。会場の利用人数、利用可能日時、住所、設備、サービス、料金などを確認することができます。

レンタルカフェ.com

 

まとめ

効率よくイベント会場を探す方法をご紹介しました。なお、検索して見つけた会場には、事前に下見をすることは忘れないでください。会場の雰囲気を確認したり、必要な機材が揃っているか否かの確認も重要となります。

トイレの数なども重要です。セミナーなどを開催する予定で、トイレが少ない場合には休憩時間を調整する必要があります。自分にあった最適なイベント会場を見つける一助になれば幸いです。

また、イベントの集客をするために、チラシやダイレクトメールを送る場合には、別記事にまとめました。ご興味がございましたらご覧ください。

【参考記事】 ・ 成功するダイレクトメールに必要なデザインの5つの鉄則
       ・ 反響のでるチラシを作る!テンプレートを上手に使うコツ

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