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名刺の使い方!知らないと損をする4つの活用術

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社内で名刺を共有すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

名刺を共有して、活用することで、社内に散らばっている人的コネクションを利用できます。さらに、クライアントの意思決定ルートや、お客様の経歴を把握できます。

では、どのようにして情報を共有し、活用すればいいのでしょうか。

本記事では、名刺の使い方をテンプレートとともにご紹介します。

【参考文献】 仕事が取れるすごい名刺交換5つの鉄則
       福田 剛大  (著) 2013年

 

1. 名刺を活用するメリット

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名刺は、個人で保管していることが多いです。しかし、名刺を全社で共有・活用することにより、次のようなメリットを得られます。

  1.  人的コネクションを活用できます
  2.  意思決定ルートを把握できます
  3.  お客様の経歴を把握できます
  4.  見込み客リストを作成できます

それぞれを詳細にご紹介します。

 

1.1  人的コネクション

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名刺を、各部署ごと、あるいは全社的に共有することで、他の部署の人間が、どんな人的コネクションを持っているかを知ることができます。

これにより、すでにルートのできている人間と、新たにゼロから接触する手間が省けます。

 

1.2  意思決定ルート

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一つの会社で複数の方の名刺データを共有・整理することで、
相手の会社の社系図をつくることができます。

こうすることで、相手の会社に商談に出向いた際により、意思決定ルートを考慮にいれた
コミュニケーションが可能となります。

 

1.3  お客様の経歴

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取引先・お客様の名刺データを長期間保管することで、その情報を時系列に保持すれば
お客様の経歴を把握することができます。

 

1.4  見込み客リスト

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一元的に収集した名刺データから、見込み客のデータを作れます。
セミナーやイベントで入手した名刺をもとに、全社で一元的に管理することで見込み客リストを作ることができます。

【参考記事】 ・ 顧客リストの集め方と活用術! エクセルテンプレートを大公開

 

2.  名刺を共有する方法

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名刺を名刺データとして社内で活用する方法をご紹介しました。では、どのように共有すればいいのか、その方法をご紹介します。

 

2.1  保存する内容

名刺データとして、次のような情報を共有しておきます。

  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • 住所・電話番号
  • E-mailアドレス

また、可能であれば、次のような情報を入力することでより活用しやすくなります。

  • 接触した人
  • 接触日
  • 用件

ただ、入力項目が増えることで、名刺データを入力する方の負担が強まるので
社内で相談をして、決めて頂ければと思います。

2.2 保存方法

保存するデータの項目を柔軟に変えられるように、Excelで保存する
あるいは、名刺管理アプリを使う方法もあります。

Excelの場合の入力テンプレートをご用意しました。適宜、ご利用ください。

名刺データのダウンロード ⇒ 名刺データ

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名刺データ

 

2.3 見込み客への有効なアプローチ方法

自社で統合した名刺データをもとに、メールで商品や自社のイベント情報などをご案内する場合、
メルマガあるいはダイレクトメールを使うことをオススメします。

メルマガの使い方やダイレクトメールの送り方は別記事でまとめています。ご興味がございましたらご覧ください。

【参考記事】 ・ メルマガの書き方が早わかり!いまさら聞けないメルマガの基本

       ・ 反響率を高める!ダイレクトメールの送り方 7つのコツ

 

まとめ

本記事では、名刺の使い方をご紹介しました。名刺を眠らせずにオープンにすることで、一人ひとりの社員が築いた人間関係が会社全体の財産となります。

なお、名刺の作り方整理の仕方に興味がございましたら下記記事もご覧ください。

【参考記事】 ・ 名刺の作り方!テンプレートを使ってパワーポイントで作る!
       ・ 名刺の整理方法 ~情報源として活用できる名刺整理術~

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