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出欠確認をするメールの書き方 3つのルールを守る

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企業のセミナーやイベント、会議、そして飲み会など
様々なシーンで出欠確認をメールで行うケースが年々増えています。

メールは便利であることは間違いありませんが
一方で、メールでの失敗の話もよく耳にするようになりました。

メールでのトラブルを回避するためには、「読みやすさを意識する」ことが重要になります。

相手の側に立った読みやすさを意識するかしないかで
「読まれる度合い」が変わり、トラブル回避に繋がるのです。

本記事では、出欠確認をするメールで気を付けるべき、3つのルールをご紹介します。

  1.  件名を工夫し、出欠確認のメールと一目でわかるようにする
  2.  5W1Hを忘れずに書く
  3.  読みやすさに気を配る

 

1 件名を工夫し、出欠確認のメールと一目でわかるようにする

突然ですが、1日に平均何件メールを受信していると思いますか。

IT Leadersの読者アンケート(2012年)によりますと、
1日の平均メール受信数は50件超が56.5%いるようです。

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( 出典: IT Leaders 読者アンケート http://it.impressbm.co.jp/articles/-/10292 )

いまや、メールへの依存度が高まった結果
毎日読みきれないほどの数のメールが届いているのが実態です。

そのため、メールを読んでもらうためには、メールの「件名」を工夫する必要があります。

相手側にとって、件名を見てメールの中身が出欠確認とわからないものは、
メールを開かずにそのまま削除されてしまう可能性があります。

そこで、出欠を確認するメールを出すときは
件名に「出欠確認」、または「出欠のお知らせ」などの語句を入れるとわかりやすくなります。

◆ 件名の悪い例

  • 営業部の皆様へ
      ⇒ 宛先で分かるので、「用件」を書くべき
  • セミナーのご連絡
      ⇒ 用件はわかるが、日付が不明

◆ 件名の良い例

  • 【出欠確認依頼】〇〇セミナーの開催(11月10日)のご連絡
      ⇒ どのようなセミナーを、いつ開催するのかを簡潔に記載し、
        相手に何をしてもらいたいかを伝えます。
  • 【出欠確認 11/25〆】忘年会(12月5日)のご案内
      ⇒ どのような飲み会を何時開催し、何時迄に何をして欲しいかを伝えます。
     

2 5W1Hを忘れずに書く

出欠を確認するメールを書く場合、次の6点は、最低限書く必要があります。

1 開催する内容(What)

セミナーやイベントの開催を通知する場合には、セミナー・イベントの概要が伝わるようにしましょう。特に、来場者にどんなメリットがあるのかを書くことを忘れずに。

飲み会の場合にも、どういう趣旨で行う飲み会なのか(親睦会、忘年会、歓迎会など)を
伝えたほうが親切です。

2 開催日時(When)

開始の時間と終了の時間を明記するようにしましょう。

また、セミナーやイベントに関する出欠確認の場合には
開始時間だけでなく、開場の時間も追記するようにしましょう。

特に、大規模なイベントの場合には、開始時間のみを書いて告知をすると
その開始時間の直前に人が殺到し、受付が混乱する可能性があります。

3 場所(Where)

開催する会場の地図が必要になりますので、お店の地図を確認できるURLを貼りましょう。
飲み会の場合には、「誰の名前で予約をしているのか」を伝えるとスムーズに来店できます。

4 費用(How much)

参加費がいくらかかるのか、明記しましょう。

5 返信の方法&返信期限(How&When)

出欠の回答方法と回答期限を明記しましょう。

飲み会で、回答期限を記載し忘れた場合、直前まで出欠の回答をしない方が続出します。
そうなると、あとで出欠の可否をフォローするなど、余計な作業が大幅に発生します。

また、回答方法を指定し、集計の業務を効率化することがお勧めです。
インターネットで出欠確認ができるWebサイトもありますので、
そういったサービスを利用することをお勧めします。

 

3 読みやすさに気を配る

出欠確認のメールは、だらだらと長文にしないことも重要です。
伝えるべきことを箇条書きにして、相手に読みやすく作成するのがルールといえます。

読みやすくする「こつ」を列記いたします。ぜひ参考にしてください。

  • 1行は30~35文字以内
  • 文章を3~5行ずつに区切り、段落ごとに間をあける
  • 読点を多めにいれる

 

まとめ

出欠をメールで確認する場合に、気を付けるべきルールをご紹介しました。
当記事を参考にして、手際よく参加者の出欠を確認してください。

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