オフィスを新規に開設するとき、必要となる設備やグッズにはどのようなものがあるでしょうか。
重要なのは、デスクとチェアです。これらは日々の作業に直接関わるため、快適性と機能性を兼ね備えたものを選ぶことが肝心です。また、複合機、ホワイトボード、キャビネットといったアイテムも、オフィスには不可欠です。
テレワークの普及に伴い、WiFiやスピーカーフォンのような通信機器の重要性も増しています。さらに、ホッチキス、セロテープ、付箋、A4用紙、ペン、消しゴムなどの日常的な備品も、オフィス運営には欠かせません。
本記事では、オフィスを新規に開設してみて、オフィス運営に欠かせないと実際に感じた必需品をご紹介します。
オフィスの必需品
オフィスを開設するときには、様々な備品が必要となります。ある程度の先行投資は必要であり、さらに、対外的な体裁を整えるための設備も大切です。
私たちは、2020年に新規にオフィスを開設したときに、次のようなレイアウトにしました。
3年経って、オフィスの運営に必要だと感じたものを備品リストや必需品としてまとめました。
それぞれを詳細にご紹介します。
1. デスク
仕事用のデスクには、パソコンや書類、資料などを置いて作業をするので、大きめのサイズを買ったほうが、作業の効率が上がります。
作業スペースを確保したい方はL字型のデスクがおすすめとなります。一方、収納などを重視する場合には、スタンダード型のデスクがおすすめです。
◆ L字型のデスク
【出典】 LOWYA L字デスク（オーク）
◆ スタンダード型デスク
【出典】 コクヨ スタンダードデスク
どちらのタイプがいいかを選ぶときには、レイアウトも検討したいところです。一般社団法人 日本オフィス家具協会によると、3つのタイプがあり、配置のイメージを検討します。
【出典】 一般社団法人 日本オフィス家具協会 安全快適なデスクの選び方
L字型のデスクを配置する場合、レイアウト図を作って、サイズが合うかなどを検討します。
なお、オフィスの家具を探すときには、オフィス家具の通販サイトを利用するのも一つです。
◆ Kagg
オフィス家具の通販サイトで、オカムラ、コクヨ、イトーキなどの有名メーカーのオフィス家具が約85万点以上掲載されています。
これにより、さまざまなニーズや好みに合わせた商品選びが可能です。オフィス家具が最大50%OFFで提供されており、全国送料無料のサービスがあります。また、法人向けの商品選定や見積作成、請求書支払いなどのサービスもあります。
2. チェア
仕事用のチェアは、長い時間を座っても疲れないタイプや、座面がゆったりとしたタイプ、蒸れにくいタイプや、硬めのタイプなど、様々な種類があります。
一般社団法人 日本オフィス家具協会によると、いすは用途によって選ぶのがいいようです。
| 回転いす | 会議いす | ソファー | |
| 執務 | ◎ | × | × |
| 会議 短時間 | 〇 | ◎ | △ |
| 会議 長時間 | 〇 | 〇 | △ |
| 休憩 | 〇 | △ | ◎ |
作業用のチェアとしては、高さ調整のある回転いすを選び、会議室用には、お手頃価格のチェアや硬めなチェアを選ぶのが一つです。
◆ 仕事用のチェアの販売サイト
先ほど紹介したオフィス家具の通販サイトです。16,000点近いオフィスチェアが販売されており、色や価格、サイズで絞り込んで検索できます。
ハイバック、肘掛け有、座面がクッションなど、特徴によって、商品を検索できます。
3. 備品
オフィスに必要なものとして、事務作業で必要な備品も挙げられます。備品を洗い出すとともに、どこに保管するかを検討します。
弊社では、次のような資料を用意し、備品を一覧にし、置き場所を決めました。
◆ 備品リスト
- ホッチキス
- セロテープ
- 付箋
- ペン
- 消しゴム
- ハサミ
- カッター
- 修正テープ
- 定規
- A4用紙
- 事務封筒
- 名刺
- ハンドソープ
- アルコールペーパー
- コーヒーカップ
- 小皿
- 食器用スポンジ
- 食器用洗剤
- 割りばし
- 布巾
- やかん
- スリッパ
- 懐中電灯
- 傘立て
- トイレットペーパー
- 消臭スプレー
- トイレ掃除シート
- 電池
- プラスドライバー
- 充電器
- 延長コード
事務所の状況によって、追加、修正してご利用ください。
4. 複合機
オフィスでプリンターあるいは複合機を購入するときには、用途をもとに選びます。印刷のみでいいのか、あるいはスキャナーやコピー、ファックスなどの機能が必要かを検討します。
スキャンやコピーなどをするのであれば、複合機を購入する必要があります。スキャンをすることで書類をPDFファイルに変換してくれたり、パソコンからファックスを送れるタイプもあります。
◆ 複合機各社のサイト
また、複合機を買わずに、レンタルする案もあります。
複合機をレンタルできるサービスです。インク代、保守費用が不要で、フルカラー印刷が可能です。自社内にロジスティクスセンターがあり、契約後すぐにプリンターを発送してくれます。
7日間無料で、トライアルできるので、導入前に複合機の品質をチェックできます。
そして、プリンターインク・トナーを低コストで購入するときは、次のサイトもおすすめです。
豊富な型番を取りそろえたインクジェットプリンター・レーザープリンター対応の互換・リサイクル インク・トナーを購入できます。
エプソンの人気モデル ew-052a対応のインクやキヤノン ts8530対応のインクなども取り揃えた互換・リサイクルのインク専門通販サイトです。コストを抑えつつ、品質の良い印刷ができます。
なお、Faxを購入せずに、インターネットのクラウドサービスでFAXの送受信ができるサービスがあります。別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 個人向けのインターネットFAXおすすめ6選を比較！料金表付き
5. 電話機
オフィス用の電話機には、電話帳を登録できる電話機や、ナンバーディスプレイのある電話機、エントランスの受付用にデザイン性が高い電話機など、多種多様です。
そこで、電話機を選ぶときには、次の4つのポイントをチェックしたいところです。
- 社内に転送する機能は必要か。
- ナンバーディスプレイ機能は必要か。
- 電話帳の登録機能は必要か。
- 留守番機能は必要か。
なお、電話機の選び方、人気の電話機などは、ビジネスフォン用のサイトが便利です。電話機のランキング情報などもあるので、参考にしてみてください。
なお、今流行りのクラウドPBXや光回線については、別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ クラウドPBXおすすめ15選を比較！機能、サービス、料金で検証
・ 法人向けインターネット光回線おすすめ6選の比較！料金表付き
6. ホワイトボード
オフィスでの会議に欠かせないアイテムとして、ホワイトボードが挙げられます。
壁に貼れるタイプや、脚付きのタイプ、持ち運びのできるタイプ、ペンやイレーザー置きのあるタイプなど、多種多様です。ホワイトボードを選ぶときには、次のポイントを確認します。
- どこに設置するか。
- どうやって設置するか。（壁に掛ける、壁に貼る、持ち運ぶ）
- サイズはどの程度にするか。
たとえば、壁に貼れるタイプの場合には、スペースなどを使わずに利用できます。
◆ おすすめのホワイトボード
7. キャビネット
オフィス用のキャビネットには、両開きのタイプや、取り出しやすいタイプ、鍵のあるタイプ、大容量のタイプや、限られたスペースでも置けるタイプなど、多種多様です。
なお、オフィス用のキャビネットを選ぶときには、次の3点をチェックします。
- どのようなものを保管するのか。
- 手に取りやすいキャビネットがいいか。あるいは扉や鍵は必要か。
- キャビネットを置くスペースはどの程度あるか。
◆ おすすめのキャビネット
8. パソコン
パソコンの必要なスペックは、使用目的や業務内容によって異なりますが、一般的なオフィスワークに適した基本的なスペックを以下に示します。
| 項目 | 推奨スペック | 説明 |
|---|---|---|
| OS （オペレーティングシステム） | Windows 10 Home/Pro または最新の macOS | 業務に応じたOSを選択 |
| CPU （プロセッサ） | インテル Core i5 または同等のAMDプロセッサ | 一般的なオフィス作業に適しています |
| RAM （メモリ） | 最低8GB、推奨16GB | 複数のアプリケーションを同時に使用する場合に重要 |
| ストレージ | 最低256GB、推奨512GB以上のSSD | 高速アクセスと十分な保存容量を確保 |
| 接続ポート | USBポート、HDMI/DisplayPort、イーサネットポート | 外部デバイスやディスプレイの接続 |
| ネットワーク | Wi-Fi (Wi-Fi 6推奨)、Bluetooth | 無線接続と周辺機器の接続に必要 |
| バッテリー寿命 | 長時間持続するバッテリー | モバイルワークには長時間のバッテリー寿命が重要 |
なお、SSDはHDDより性能がよく、OSの起動が早くなります。ただし、高価なので、容量と価格を比較しつつ、選びたいところです。
9. スピーカーフォン
テレビ会議やリモートワークでの打ち合わせなどが増えてきました。
Zoomなどを利用したWeb会議では、エコーやハウリング、ノイズなどのトラブルが問題になっています。こうしたトラブルを回避するために、スピーカーフォンが注目されています。
スピーカーフォンは、マイクとスピーカーを使うことで、大人数での通話ができる製品です。選びときには、次の3つのポイントを確認したいところです。
- ノイズのキャンセリング機能があるか。
- ハウリングを防止できるか。
- 収音できる範囲は何メートルがいいか。
◆ おすすめのスピーカーフォン
10. コーヒーメーカー
オフィスにコーヒーメーカーがあると、社内で手軽にコーヒーを飲めて、満足度が高まります。
一杯ずつ入れるタイプと、数名分を一度に入れられるタイプ、清掃がしやすいタイプや、量や濃さを調節できるタイプなどがあります。
| 選択基準 | 詳細 |
|---|---|
| 使用頻度と容量 |
|
| 操作の簡単さ |
|
| メンテナンスと清掃 |
|
| コーヒーの種類とカスタマイズ |
|
| 予算 |
|
| デザインとスペース |
|
◆ おすすめのコーヒーメーカー
11. 観葉植物
オフィスに観葉植物を置くことで、社員のストレスが軽減され、生産性があがったり、空気が加湿されたり、清浄される効果が期待できます。
観葉植物を選ぶときには、次の6つのポイントはチェックします。
| 選択基準 | 詳細 |
|---|---|
| スペースと配置 |
|
| 光の条件 |
|
| メンテナンス |
|
| 空気清浄効果 |
|
| デザインと美観 |
|
| アレルギー |
|
◆ おすすめの観葉植物
まとめ
本記事は、オフィスの必需品や便利な設備、グッズなどの備品リストを紹介しました。おさらいをすると、次のようなアイテムがあります。
- デスク
- チェア
- 備品（ホッチキス、セロテープ、A4用紙など）
- 複合機
- 電話機
- ホワイトボード
- キャビネット
- パソコン
- スピーカーフォン
- コーヒーメーカー
- 観葉植物
なお、インターネット回線や、Fax、クラウドPBXなど、オフィスに必要な機器に関する情報をまとめました。
【参考記事】 ・ 法人向けインターネット光回線おすすめ6選の比較！料金表付き
・ 個人向けのインターネットFAXおすすめ6選を比較！料金表付き
・ クラウドPBXおすすめ15選を比較！機能、サービス、料金で検証
・ コワーキングスペースおすすめ19選！エリア、設備、サービス、料金で比較
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Writer/編集者： 松田康