ナレッジベースツールを比較した場合に、どのような違いがあるのでしょうか。
ナレッジを文書で管理できるツールや、業務の知見をデータベース化できるツール、グループウェアの機能が充実しているツール、チームのタスク管理ができるツールがあります。
また、共同で文書を作れるツールや、無料で利用できるツールもあります。そこで、ナレッジベースツールを導入する前に、知っておきたいポイントをまとめました。
本記事は、おすすめのナレッジベースツール7選を比較し、その違いをご紹介します。
ナレッジベースツールおすすめ7選と選び方
ナレッジベースツールを選ぶにあたっては、次の5つのポイントをチェックします。
- どのような機能が必要か。（文書管理、wiki、検索、グループウェア、タスク管理）
- どうやってナレッジを残すか。（Word、Excel、PDF、画像、Webページ）
- 誰が利用するか。（社内、社外、部署・チーム単位）
- 作成した文書をどうやって共有するか。（チャット、メール）
- 料金はいくらか。
上の観点をもとに、おすすめのナレッジベースツールをリストアップしました。
以下、詳細にご紹介します。
1. flouu
flouu（フロー）はクラウド型の情報共有ツールです。議事録や報告書、仕様書や設計書、マニュアルなど様々な文書を管理、共有できます。
Web画面上で文書を作り、リアルタイムで編集、共有できます。また、誤って上書きした際に、元に戻せるように、編集履歴を管理する機能もあります。
出来上がった文書は、チャット機能で共有でき、ドキュメントの未読・既読も確認できます。
共有の範囲は、メールアドレスを指定することで、社内だけでなく、社外にも拡げられます。
全文検索機能があるため、社内にある膨大な情報から、求めている情報を簡単に探せます。
タスクを管理する機能もあり、タスク名や担当者、期日、ドキュメント名で管理できます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇
- ファイル添付： 〇（Word、PDF）
- 文書の共有： 〇 （閲覧状況把握）
- 全文検索： ◯
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： 〇
- タスク管理： ◯
◆ 活用法
- ナレッジ共有
- マニュアル作成
- 社内wiki
- 日報・議事録
◆ 料金プラン
- 基本料金： 1 ユーザーあたり 660円 / 30日
- セキュリティオプション: 1 ユーザーあたり + 550円 / 30日
- OCRオプション: 1 ユーザーあたり + 220円 / 30日
2. esa
議事録や日報、仕様書やアイデアのメモなどの様々な文書を共有できるツールです。
なお、文書を作ると、右側にプレビューで表示されます。また、文字入力や表を作れます。
「書き途中」として共有できるWIP機能やバージョン管理機能があり、チーム全体で文章を作り上げていくことができます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇（Webページ）
- ファイル添付： 〇
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： ×
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： ×
- タスク管理： ×
◆ 活用法
- 新サービスの開発
- 文書の作成
◆ 料金
毎月ユーザー1人あたり500円
3. Stock
Stock（ストック）は、チームの情報を残せるツールで文書管理、タスク管理もできます。顧客との商談の記録やマニュアル、業務の引継ぎ書などを管理できます。
なお、画像や添付ファイルも管理できます。
また、タスク管理もできるため、作業漏れなどを防止できます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇（Webページ）
- ファイル添付： 〇
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： ×
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： 〇
- タスク管理： 〇
◆ 活用法
- チームの情報共有
- タスク管理
- メンバー間のコミュニケーション
◆ 料金プラン
| 項目 | フリープラン | ビジネスプラン | エンタープライズプラン |
|---|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 1ユーザーあたり¥500/月 | 1ユーザーあたり¥1,000/月 |
| ノート数 | 累計20ノートまで | 無制限 | 無制限 |
| ストレージ | 1GB / チーム | 10GB / ユーザー | 20GB / ユーザー |
4. Qast
Qastは、社内wikiと知恵袋を統合したツールで、議事録やマニュアル、社内報、社内FAQ、日報、企画書、仕様書などを保管・管理できます。
テンプレートが用意されているので、ひな形を利用しながら、文章を作れます。
また、質問と回答を投稿することで、社内のよくある質問やノウハウを蓄積できます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇
- ファイル添付： 〇（PDF、Word、PowerPoint、Excel）※動画、画像も可能
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： 〇
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： 〇
- タスク管理： ×
◆ 活用法
- 社内対応
- 新人の教育
◆ 商品の料金
未公開
5. Microsoft Teams
Microsoft Teamsはビデオ会議システムで仮想的に同じ空間で働けるだけでなく、Word、PowerPoint、Excel などのファイルの編集、変更箇所の保存、Whiteboardアプリを使えます。
To Do リストをグループチャットの中で作って、タスクを管理できます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇
- ファイル添付： 〇（PDF、Word、PowerPoint、Excel）
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： 〇
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： 〇
- タスク管理： 〇
◆ 活用法
- 業務マニュアル、議事録、全社アナウンス情報、知見の共有
- 個人のノウハウの蓄積と共有
- 会議
- 通話（グループ通話、ボイスメール、通話転送）
◆ 料金プラン
| プラン | Essentials | Business Basic | Business Standard |
| 月額料金 | 500円 | 750円 | 1,560円 |
| 特徴 |
|
|
|
6. NotePM
NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる社内wikiサービスです。社内ポータルを用意して、ドキュメントの管理やノウハウの共有ができます。
例えば、NotePM上に保管したWordやExcel、PDFファイルの中身も全文検索して、必要な情報を探せます。
また、フォルダーやタグで情報を整理して、管理できます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇
- ファイル添付： 〇（PDF、Word、PowerPoint、Excel）
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： 〇
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： ×
- タスク管理： ×
◆ 活用法
- 社内マニュアルの作成
- 社内規定・就業規則の公開
- 業務手順書の作成
- よくある質問やQ&Aの整理
◆ 料金プラン
| プラン名 | 月額料金 | ユーザー数上限 | ストレージ容量 |
|---|---|---|---|
| プラン8 | 4,800円 | 8人まで | 80GB |
| プラン15 | 9,000円 | 15人まで | 150GB |
| プラン25 | 15,000円 | 25人まで | 250GB |
| プラン50 | 30,000円 | 50人まで | 500GB |
| プラン100 | 60,000円 | 100人まで | 1TB |
| プラン200 | 120,000円 | 200人まで | 2TB |
7. Garoon（ガルーン）
サイボウズ Garoonは、幅広い業種で利用されるグループウェアで、社内向けのお知らせやシステムへのリンクを掲載できます。
全社やチームでファイルを管理でき、部署や目的別にフォルダーを分けることで、社内規定や部署内での業務マニュアルを管理できます。
また、プロジェクトごとにファイルを共有したり、タスクの分担や進捗の可視化もできます。
◆ 機能
- 文書の閲覧： 〇
- ファイル添付： 〇
- 文書の共有： 〇
- 全文検索： 〇
- 変更履歴： 〇
- 公開設定： 〇
- メンバー間のメッセージのやり取り： ×
- タスク管理： 〇
◆ 活用法
- 他のシステムとの連携を活用した業務効率化
- グローバルなビジネスでの情報共有（多言語に対応）
◆ 料金プラン
| 契約者数 | 月額費用 | 年額費用 |
| ～300ユーザー | 845円/1ユーザー | 9935円/1ユーザー |
| 301～1000ユーザー | 800円/1ユーザー | 9405円/1ユーザー |
| 1001ユーザー～ | 要問合せ | 要問合せ |
まとめ
本記事は、ナレッジベースツール7選をご紹介しました。おさらいをすると、求める内容によって、おすすめのツールが変わります。
| 求める内容 | おすすめのツール |
| 文書管理をしたい | flouu（フロー）、esa、Stock、NotePM |
| 全文検索をしたい | flouu（フロー）、NotePM、Garoon（ガルーン） |
| Wikiの仕組みを導入したい | Qast、NotePM |
| タスク管理をしたい | Stock、Microsoft Teams |
| グループウェアを導入したい | Garoon（ガルーン） |
| 無料で使いたい | Stock |
なお、業務の引継ぎに利用できるツールについては、別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 業務引継ぎツール・アプリおすすめ5選（無料あり）
また、ナレッジマネジメントの手法や導入事例については、以下の記事をご覧ください。
【参考記事】・ ナレッジマネジメントとは？核となるプロセス、手法、導入方法、成功事例などをまとめました！
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Writer/編集者： 松田康