事業拡大や業務効率化などの理由から、組織変更が生じた場合には、お客様や取引先にお知らせする必要があります。
組織変更の挨拶状を書くときには、どのようなポイントに気を付ければいいのでしょうか。
本記事では、組織変更の挨拶状を書くときの書き方、文例を5つご紹介します。
【参考文献】 しっかりとした敬語表現マナーですぐに書けるビジネス文書の書き方
阿部 紘久 (著, 監修) 2013年
組織変更の挨拶状の書き方
組織変更の挨拶状を書くときには、次の3点を気を付けます。
- 組織変更の目的を簡潔に伝えます。
- 組織の変更はあくまでも社内事情なので、取引先には迷惑をかけることを念頭においた
文面にします。 - 組織変更の詳細を記載しきれない場合には、別紙を用意します。
文例１
拝啓 初秋の候、貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび、お客様サービスの満足度向上を目指し、これまで以上に
現地に密着したアフターサービスが実施できるように、別紙のとおり組織を改編いたします。
当初は、なにかとご面倒をおかけすることもあろうことと存じますが、
この改変の趣旨をご理解くださまして、倍旧のお引き立てを賜りたく
お願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書面をもってご案内かたがたご挨拶申し上げます。
敬具
文例２
謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を
賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび、定時株主総会で左記の組織変更が承認されましたので、
新体制にて販売力を強化することといたします。
今後とも一層のご指導、ご支援を賜りますようお願いいたします。
まずは、略儀ながら書面をもってご案内かたがたご挨拶申し上げます。
敬具
文例３
拝啓 薫暑の候、貴社一段とご隆昌のこととお慶び申し上げます。毎々ひとかた
ならぬお引き立てにあずかり、謹んでお礼申し上げます。
さて、このたび弊社は、〇〇を目的として、下記のとおり組織変更をいたしました。
新体制のもと、一層のサービス向上に努めて参ります。
何卒今後とも変わらぬご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってごあいさつ申し上げます。
敬具
記
新組織： 〇〇部 （部長 鈴木三郎／高橋次郎）
旧組織： 〇〇部
文例４
謹啓 初秋の候、皆様にはますますご盛業のこととお慶び申し上げます。
平素は身に余るご芳情を賜り、衷心よりお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、〇〇を図るため、下記のとおり組織の一部を
変更ならびに役職員の一部異動を決定し、平成〇年〇月〇日より業務を
開始することになりました。
つきましては、〇〇をより充実させ、皆様のご要望にもきめ細かく
お応えしていく所存でございますので、今後とも一層のご支援を賜りますよう、
お願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちまして、ご通知かたがたごあいさつ申し上げます。
謹白
令和〇年〇月〇日
北村物産株式会社
代表取締役社長 北村 一郎
記
1．組織機構の変更廃止部課
（新組織） （旧組織）
営業本部 営業統括部
1．役員に異動
営業本部長 北村 三郎（営業統括部長）
以上
文例５
拝啓 初春の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では〇〇課を二部門に分割し、人員を増強し、
事業拡大のための組織強化を図ることとなりました。これもひとえに
皆様のお力添えの賜と、深く感謝いたしております。
なにとぞ倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い
申し上げます。
新組織および担当者は別紙のとおりとなります。
まずは略儀ながら書中をもちまして、ごあいさつ申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
磯村商事株式会社
代表取締役社長 磯村 太郎
なお、組織変更の挨拶状については、次のサイトでも文例があります。
見比べてご判断ください。
【参考記事】 ・ 挨拶状ドットコムの使い勝手と評判！便利な点と不便な点を解説
まとめ
本記事では、組織変更の挨拶状を書くときの書き方、文例を５つご紹介しました。
挨拶状の通販サイトに関する情報や、販促、集客に役立つ情報を別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 挨拶状ドットコムの使い勝手と評判！
・ ダイレクトメールの書き方！お客様の心をつかむ５つの方法
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Writer/編集者： 松田康