業務引継ぎツールを比較した場合、どのような違いがあるのでしょうか。
業務の引継ぎに必要な情報を表形式で伝えるツールや、作業手順を動画で伝えるツール、引継ぎに必要な資料を保管できるツール、引継ぎの状況を管理できるツールがあります。
さらに、無料で利用できるツールや、チェックリスト形式で伝えられるツールもあります。そこで、業務の引継ぎをする前に知っておきたいポイントをまとめました。
本記事は、業務引継ぎツール5選を比較し、その違いを紹介します。
業務引継ぎツール5選
業務引継ぎツールを選ぶにあたって、5つのポイントを検討したいところです。
- どのような情報を引き継くか。（業務内容、業務手順、現状の懸念、スケジュール）
- どのような方法で情報を引き継ぐか。（文字、写真、動画、参考資料）
- どうやって共有するか。（Web画面、紙、PDFファイル）
- 引き継ぎの状況を管理するか。（タスク管理、チェックリスト）
- 料金はいくらか。
上記ポイントを踏まえて、おすすめのツール5選をご紹介します。
それぞれを詳細にご紹介します。
1. TeachmeBiz
業務引継ぎに欠かせない作業手順をわかりやすく伝えられるツールです。
テンプレートに沿って画像と文字をいれることで、マニュアルを作れます。手順をひとつずつステップに分けて、伝えられるため、第三者でもわかりやすく作業を理解できます。
また、画像編集もしやすく、画像・動画に矢印マークやテキストをいれられます。
なお、作成したマニュアルのURLを発行することで、ほかの方に簡単に引継げます。
◆ 料金プラン
| プラン | スターター | ベーシック | エンタープライズ |
| 月額費用 | 50,000円 | 100,000円 | 300,000円 |
| 編集アカウント数 | 10 | 30 | 100 |
| アップロード動画 | 1,000 | 1,000 | 1,000 |
◆ 基本情報
- 画像の保管： 〇
- 動画の保管： 〇
- 参考資料の保管： ×
- 閲覧用のURLの発行： 〇
- 印刷・PDF化： 〇
- 無料体験： 〇
- 運営会社： 株式会社スタディスト
口コミを調べていたところ、Twitterにコメントがありましたので、ご紹介します。
以前ウェビナーご一緒させていただいたStudistさんのteachmebizを弊社活用させてもらってますが、すぐにメンバーがマニュアル作り出来るくらいわかりやすいので、めっちゃおすすめです
— Shogo Tsuda | NOT A HOTEL (@small5_td) March 18, 2021
八子クラウド座談会、Studist鈴木社長、その場でTeachmeBizを使って動画と静止画の入り混じった手順書をサクサク作っていく。SFDCの各画面だけのインストラクションが作れる組込モジュールも。これはすごい‼️ #yacocloud #cloud pic.twitter.com/PhGireaBdp
— 八子知礼 (@tomokyun85) September 28, 2019
2. Stock
チームの情報を管理できるツールで、業務の引継ぎにも利用できます。
Word感覚で作業ができるため、手軽に使えます。業務の目的や概要、スケジュール、業務手順や資料の保管場所などを明記することで、スムーズに業務を引継げます。
また、引継ぎ内容を表形式にして伝えられます。
また、できあがった資料のURLを発行する機能もあり、メールで共有できます。
さらに、タスクを管理できる機能があり、引継ぎの進捗状況をチェックできます。
◆ 料金プラン
| プラン | フリー | ビジネス | エンタープライズ |
| 月額費用（1ユーザーあたり） |
無料
|
500円
|
1,000円
|
| ストレージ | 1GB | 10GB | 20GB |
| バックアップデータの保持 | – | 〇 | 〇 |
| データエクスポート | – | – | 〇 |
◆ 基本情報
- 画像の保管： 〇
- 動画の保管： -
- 参考資料の保管： 〇
- 閲覧用のURLの発行： 〇
- 印刷・PDF化： 〇
- 無料体験： 〇
- 運営会社：株式会社Stock
口コミを調べていたところ、Twitterにコメントがありましたので、ご紹介します。
今回は業務の引き継ぎをStockを使ってやってみてるんだがとてもシンプルで使いやすい。共有フォルダやDropboxだと面倒だし、メールだと楽だけど管理しにくいみたいな悩みを両方解決してくれるStockとても画期的。 pic.twitter.com/lfgWp50sS2
— 歩兵 (@gontasan1992) December 15, 2021
3. wikipy
操作マニュアルや業務マニュアルを作れるツールで、FAQサイトも作れます。
マニュアルを書く際に必要な書式があらかじめ用意されており、デザインの統一した文書を作れます。例えば、表形式で業務手順書を作り、Webサイトとして公開できます。
マニュアルに画像を添付して、その作業手順をわかりやすく伝えられます。
さらに、記事単位で公開・非公開の設定ができるため、社内wikiにも活用できます。
◆ 料金プラン
| プラン | スターター | ベーシック |
| 月額費用 | 3,300円 | 5,500円 |
| ユーザー数 | 3 | 10 |
◆ 基本情報
- 画像の保管： 〇
- 動画の保管： 〇
- 参考資料の保管： 〇
- 閲覧用のURLの発行： 〇
- 印刷・PDF化： 〇
- 無料体験： 〇
- 運営会社：株式会社リーピー
4. welog
メンバーのノウハウやナレッジを見える化できるツールで、業務の引継ぎに使えます。Wordの感覚で文章を作れ、動画や画像、PDFを挿入できるため、業務のノウハウを効率よく伝えられます。
また、作成したドキュメントをURLで共有する仕組みも用意されています。
さらに、タスク管理をする機能もあり、引継ぎ者への作業を管理できます。
◆ 料金プラン
| プラン | フリー | ベーシック |
| 月額費用 | 0円 | 300円 |
| ユーザー数 | 10 | 無制限 |
◆ 基本情報
- 画像の保管： 〇
- 動画の保管： 〇
- 参考資料の保管： 〇
- 閲覧用のURLの発行： 〇
- 印刷・PDF化： 〇
- 無料体験： 〇
- 運営会社：株式会社トライバルメディアハウス
口コミを調べていたところ、Twitterにコメントがありましたので、ご紹介します。
今うちは
・資料管理welog
・スマホユーザー向け資料はnotionに複製
・プロジェクト管理とルーティンタスクの自動化はAsana
でやってて
エバーノートをやめた理由が「動きが遅いから」だけなの衝撃。
ツールを使いこなし使い続けることが目的ではないので試して合わなければガンガン変えようになった。— 野見山美香/販促プランナー/マーケター (@info_branche) June 26, 2021
5. kintone
サイボウズの情報共有基盤ツールで、顧客・案件管理、問い合わせ管理、ファイル管理などができ、社内の情報共有ツールといえます。
業務の引継ぎにも使える機能があり、よくある質問と回答をFAQ形式で登録できたり、議事録を登録できたり、必要となる資料を保管できます。
なお、Kintoneの操作画面がYouTubeに掲載されていたので、ご紹介します。
◆ 料金プラン
| 項目 | スタンダードコース | ライトコース |
|---|---|---|
| 月額料金 | 1,500円／1ユーザー | 780円／1ユーザー |
| アプリ数 | 最大1000個 | 最大200個 |
アプリとは、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が備わった業務システムです。
◆ 基本情報
- 画像の保管： -
- 動画の保管： -
- 参考資料の保管： 〇
- 閲覧用のURLの発行： -
- 印刷・PDF化： -
- 無料体験： 〇
- 運営会社：サイボウズ株式会社
まとめ
本記事は、業務引継ぎツール5選とその違いを紹介しました。
おさらいをすると、求める内容によって、おすすめのツールが変わります。
| 求める内容 | おすすめのツール |
| 業務手順を画像で、詳細に伝えたい | TeachmeBiz |
| 業務の引継ぎ内容を、文字や画像、表で伝えたい | Stock、wikipy |
| 無料でツールを使いたい | welog |
| 業務の引継ぎだけでなく、案件管理、顧客管理もしたい | kintone |
なお、備品管理ができるアプリや、オフィスの必需品に関する情報は別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 備品管理アプリおすすめ7選を比較（無料あり）
・ オフィス必需品！仕事環境を便利にする設備・グッズ11選（備品リスト）
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Writer/編集者： 松田康