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納品書の書き方と見本!初心者でも、すぐに使えるテンプレート付き

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納品書とは、引き渡した商品の明細を記入し、お客様へ渡す伝票です。通常、商品とともに同封されることが多いです。

納品書を書くときに、どういったポイントを気を付けたらいいでしょうか。

本記事は、納品書の書き方見本をご紹介します。最後に、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。

【参考文献】 個人事業の経理と節税〈’14年版〉―フリーランス・自営業者
       青木 茂人 (著) 2014年

 

1. 納品書の書き方

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納品書を書くときには、次の5点をチェックします。

  1.  お客様の名称
  2.  納品書の発行者の名前
  3.  納品書の番号
  4.  納品書の発行日
  5.  請求書の内容(商品名、数量、単位、単価、金額)

それぞれを詳細にご説明します。

1.1 お客様の名称

請求書の左上にお客様の名称を記入します。
お客様が個人の場合には「様」を、お客様が法人の場合には、「御中」と付けましょう。

なお、宛先がお客様の会社名に続き、部署名、氏名を書く場合には、「高橋製造株式会社 資材部 高橋一郎様」と書きます。

なお、御中と様は同時に使えませんのでご注意ください。

(正) 高橋製造株式会社 資材部 高橋一郎 様
(誤) 高橋製造株式会社 資材部 御中 高橋一郎 様

 

1.2 納品書の発行者の名前

納品書を発行した会社名や連絡先を明記します。そして、お客様の社内規定などの事情から、角印を求められた場合には、角印を押印します。

 

1.3 納品書の番号

取引案件ごとに番号を振ります。お客様から問合せがあったときに、すぐに検索できるように、納品書に番号を振る様にします。

 

1.4 納品書の発行日

納品書を発行する日付を記入します。基本的には、商品を出荷するタイミングになります。

 

1.5 納品書の内容(商品名、数量、単価、金額)

商品名、数量、単価、金額を書きます。

 

2. 納品書の見本・テンプレート

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納品書の見本・テンプレートをご用意しています。ご自由にダウンロードしてご利用ください。

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納品書の見本・テンプレートをダウンロードする

また、Misocaという請求書作成ツールでも、納品書や見積書、領収書などのテンプレートを利用できます。無料で利用できます。

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納品書のテンプレート (ユーザーを登録すると、無料で利用できます)

【参考記事】 ・ 請求書の書き方(個人事業主向けの見本・テンプレートつき)
       ・ 領収書の書き方と見本をご紹介!知らないと恥ずかしい7つの知識
 

3. 納品書の送り方

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納品書を送るときには、郵送や、メールで送れます。お客様が郵送を希望か、あるいはメールでいいかなど確認をしましょう。

なお、メールで送る場合には、改ざんされることを防ぐために、PDF形式で送るようにします。ExcelファイルをPDF形式で保存する方法は、マイクロソフト社のホームページに掲載されています。リンクを掲載しますので、ご覧ください。

PDFに保存または変換する方法(マイクロソフト社)

 

 

4. 納品書の保管方法

納品書は発行後、2部作成し、1部をお客様に、もう1部は控えとして自分で保存する必要があります。お客様から問合せがあったときに、事実確認を行いやすいようにしておきます。

さらに、税務申告のために納品書は原則5年間保存することが義務付けられています。

【参考】 ・ 国税庁ホームページ (記帳や帳簿等保存・青色申告) 

帳簿は7年保存することが求められているので、できれば7年間保存しておきましょう。保存をするときには、ルーズリーフタイプのファイルに保管するほうが、あとでページの増減が可能なため
便利です。さらに、1年ごとに納品書のファイルを作って、整理しておくことで、探しやすくなります。

【参考記事】 ・ 経理の仕事の流れ!ToDOリストとスケジュールの例
       ・ 個人事業主の経理処理をラクにする4つの便利ツール【2018年度】
       ・ 個人事業主におすすめの会計ソフト3選!機能、使いやすさ、料金で比較!

 

【参考】 納品書の役割

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納品書は、「商品をお客様に納めたことを示す」ために作ります。そして、お客様に請求金額などを確認してもらう役割もあります。

とくに、見積りの時点では記載していなかった商品を、追加で納品した場合には、その旨を明記をして、お客様に確認をしてもらう必要があります。

また、掛け(後日、代金の決済をすること)による売上の場合には、売上代金はその場でお金を回収しないため、商品を渡した証拠として、商品の数量と金額などを記載し、一部をお客様に、もう一部を自社にて保管します。

 

まとめ

本記事は、納品書の書き方をご紹介しました。本記事で紹介したポイントをまもって納品書を作成してみてください。

なお、請求書や領収書の書き方、経理の作業の進め方などは別記事でまとめています。

【参考記事】 ・ 請求書のクラウドサービスを比較!5つのポイントで検証【2018年度】
       ・ 請求書の書き方(個人事業主向けの見本・テンプレートつき)
       ・ 領収書の書き方と見本をご紹介!知らないと恥ずかしい7つの知識

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