交通費の精算書をエクセルで作りたいけれど、参考になるテンプレートがあると便利ですよね。

この記事では、誰でもすぐ使える交通費精算書のテンプレート（Excel版）を無料で配布しています。交通費の入力欄だけでなく、自動計算の仕組みも用意できていますので、活用ください。

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1.　交通費精算書とは？提出が必要な場面

交通費精算書とは、業務上で発生した交通費（電車、バス、タクシー、新幹線など）を会社に申請、精算するための書類です。

交通費は現金で立て替えるケースも多く、申請漏れや記録ミスが起こりやすいため、書式で管理します。

◆　提出が必要になる主なシーン

• 　取引先への訪問・・・営業、打ち合わせのための移動費
• 　社外研修・セミナー・・・業務に関連する研修参加のための移動費
• 　日帰り・宿泊出張・・・新幹線、飛行機を使った遠方への移動費
• 　現場作業・・・作業場所への移動費（建設、施工、訪問サービスなど）
• 　確定申告用の経費記録・・・事業に関連する交通費を帳簿に記録

交通費は「いつ、どこからどこへ、何のために、いくら使ったか」を記録します。

 

2.　このテンプレートの特徴と3シート構成

テンプレートは、迷わずに入力できるように、プルダウンや自動計算を組み込んでいます。

◆　主な機能

• 　プルダウン入力・・・交通手段（電車・バス・タクシーなど）と片道・往復の選択はドロップダウンリストで選ぶだけ
• 　往復は自動で2倍計算・・・「往復」を選ぶと片道運賃が自動的に×2される
• 　合計金額を自動集計・・・入力した金額を自動で合計。空白行は除外されるため正確に集計
• 　マスタ・ガイドシート付き・・・よく使う区間、交通手段一覧、自家用車単価などを集約

 

2.1　3つのシート構成

このテンプレートは3枚のシートで構成されています。

シート名	役割	主な内容
①交通費精算書	メイン入力シート	ヘッダー情報、明細20行、合計欄
②マスタ	参照・設定シート	交通手段一覧、よく使う区間、自家用車単価表
③使い方ガイド	操作説明シート	入力手順、計算ロジック、注意事項

 

3.　ステップ別・入力方法の完全ガイド

テンプレートを開いたら、以下の手順で入力を進めましょう。

 

3.1　STEP1：ヘッダー情報を入力する

シート上部の4項目を入力します。

• 　申請日：精算書を提出する日付（例：2025/4/30）
• 　申請者名：自分の氏名
• 　所属部署：自分の部署名
• 　承認者：直属の上長の氏名

毎月提出する場合は、申請日のみ変えればOKです。

 

3.2　STEP2：明細を1行ずつ入力する

8行目から入力を開始します。1行に1件の移動を記録します。

1. 　利用日に交通機関を利用した日付を入力します（例：4/5）
2. 　出発地と到着地に駅名・場所名を入力します
3. 　交通手段は▼をクリックしてリストから選択します（電車・バス・タクシー等）
4. 　目的・訪問先に会議名や訪問先の会社名を入力します
5. 　片道/往復は▼で選択します。往復を選ぶと金額が自動で2倍になります
6. 　運賃（片道）に片道の実際の運賃を数字のみ入力します（例：210）
7. 　金額欄は自動計算されます。手入力は不要です

 

3.3　STEP3：合計確認

入力完了後、画面下部の「合計」欄で金額を確認します。領収書と照らし合わせて、入力漏れがないかチェックしましょう。

確認できたら、Ctrl＋P（MacはCmd＋P）で印刷プレビューを開き、A4用紙に印刷します。そして、承認者のサインをもらい、領収書とあわせて提出します。

 

4.　各列の意味と書き方のポイント

明細テーブルの各列について、入力のコツを解説します。

列名	入力内容	書き方のポイント
利用日	交通機関を利用した日付	「4/5」と入力するとExcelが自動で日付に変換します
出発地	乗車・出発した場所	駅名（例：渋谷）や場所名（例：自社）を入力。定期区間内は除いて記載するのが一般的です
到着地	降車・到着した場所	訪問先の最寄り駅や場所名を記入します
交通手段	利用した交通機関の種類	▼リストから選択。複数の交通機関を乗り継いだ場合は行を分けて記入します
目的・訪問先	移動の目的・訪問先	「○○株式会社 商談」「△△研修センター 新人研修」など具体的に記入します
片道/往復	片道または往復の区別	▼から選択。往復を選ぶと金額が自動で2倍になります
運賃（片道）	片道の実際の運賃	数字のみ入力（カンマ・¥記号は不要）。往復切符を購入した場合も必ず片道分を入力します
金額	精算額（自動計算）	手入力しないでください。片道なら運賃そのまま、往復なら自動で×2されます
備考	特記事項	タクシー利用の理由、同行者名など、説明が必要な場合に記入します

 

5.　自動計算の仕組み

このテンプレートで使用している関数は2種類のみです。シンプルな設計なので、万一数式が壊れても自力で修正できます。

 

5.1　金額列の計算式（IF関数）

金額列（I列）には次のような数式が入っています。

• 　利用日が入力されていて、かつ運賃が数値であれば計算を行う
• 　「往復」が選ばれていれば運賃×2、そうでなければ運賃をそのまま表示する
• 　利用日が空欄の行は空白のまま（合計に含まれない）

この仕組みにより、20行分のスペースがあっても、入力した行だけが集計対象になります。

 

5.2　合計欄の計算式

合計欄には、「金額列に数値が入っているセルだけを合計する」という数式が入っています。空欄や文字列のセルは0として扱われるため、空白行があっても正確に合計できます。

◆　数式を壊さないために

• 　金額列（I列）は手入力しないでください
• 　行を追加する場合は、数式の入った行をコピー＆貼り付けしてください
• 　合計欄（29行目）は触らないでください

 

6.　実務で役立つ5つの注意点

交通費精算でよくある差し戻しやトラブルを防ぐために、提出前に確認しておきたいポイントを5つまとめました。

 

6.1　タクシー利用は理由の記載が必須

タクシーは「電車やバスが利用できない正当な理由がある場合のみ」という規定を設けている会社がほとんどです。深夜帰宅、終電後、緊急対応など、利用理由を備考欄に記入してください。理由のないタクシー代は差し戻しの原因になります。

 

6.2　新幹線・飛行機は事前承認が原則

新幹線の指定席、グリーン車、飛行機のビジネスクラスなどの利用には、多くの企業で事前の上長承認が必要です。当日の事後申請では精算できないケースもあるため、出張前に必ず確認・申請しておきます。

 

6.3　定期区間内の交通費は申請不可

通勤定期を持っている区間内の交通費は、原則として申請できません。「自宅→会社」の定期を持っている場合、その区間の運賃は差し引いて申請します。定期区間外の部分だけを記入するようにします。

 

6.4　領収書・IC利用履歴の添付を忘れずに

◆　添付書類チェックリスト

• 　電車・バス：Suica/PASMOなどのIC利用明細、または領収書
• 　タクシー：領収書（必須）
• 　新幹線：乗車券・特急券（または購入履歴のスクリーンショット）
• 　飛行機：搭乗証明書または領収書
• 　自家用車：走行ルートのマップ、高速道路の領収書

 

6.5　「事業との関連性」を目的欄に明記する

交通費を経費として計上するには、その移動が事業に関連していることを証明する必要があります。目的欄に「○○クライアント訪問」「△△セミナー受講」のように具体的に記入しておきましょう。

 

よくある質問と回答

交通費精算書テンプレートに関して、よくある質問と回答をご紹介します。

 

 

 

 

 

まとめ

本記事では、交通費精算書テンプレートの使い方と、実務で役立つポイントをご紹介しました。

おさらいをすると、このテンプレートは次のような方に特におすすめです。

• 　毎月の交通費精算を効率化したい会社員・総務担当者
• 　交通費を経費として管理したいフリーランス・個人事業主
• 　Excel初心者でも使える精算書を探している中小企業の担当者

プルダウン入力、往復自動計算と、実務に必要な機能を一通り盛り込んでいます。無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してみてください。

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【参考記事】

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・　作業手順書をエクセルで作る方法！テンプレート無料配布【書き方付き】