自営業で経理や会計の作業をする場合、どのようなステップで進めればいいのでしょうか。
レシートや領収書を集め、書類を保管する。会計データを入力し、金額をチェックする。決算書を作り、確定申告書類を提出するなど、一連の作業をまとめました。
さらに、確定申告をスムーズに進めるために便利なITツールとその活用術をご紹介します。
本記事は、自営業の方向けに経理の手順と留意点、便利なソフトをご紹介します。
1. 確定申告までの4つの作業ステップ
自営業が経理の作業をする場合、確定申告に向けて、4つの作業があります。
それぞれを詳細にご紹介します。
1.1 書類の保管
国税庁のホームページには、1年間の所得を正確に申告するために、次のような帳簿や書類を5年以上保管することを求めています。
【出典】 国税庁 記帳や帳簿等の保存
そのため、経理関係の取引の証拠となる書類を保管いたします。たとえば、次のような書類・データを保管します。
- 銀行口座やカード関連（例 通帳、ネットバンキングやクレジットカードの取引データ）
- 収入がわかる書類・データ（例 契約書、注文書、納品書、請求書、領収書）
- 支出がわかる書類・データ（例 領収書、レシート、請求書）
- 公的年金の源泉徴収票
- 社会保険料の控除証明書
- 医療費の領収書
- 生命保険料の控除証明書
なお、社会保険料の控除証明書は、日本年金機構から送られてくるので、保管しておきます。
【出典】 日本年金機構
そして、生命保険料控除証明書は、生命保険会社から送られてくるので、捨てずにファイリングしておきます。
【出典】 大同生命 生命保険料控除制度
【参考記事】 ・ 請求書の書き方（個人事業主向けの見本・テンプレートつき）
・ 領収書の書き方と見本、収入印紙のルール！知らないと恥ずかしい7つの知識
1.2 自営業の経理ソフト
保管した書類をもとに、その取引の記録を残します。
自営業は、自分の収入や経費、その差引である所得を計算する必要があります。帳簿入力から申告書の作成までを効率よく行うため、確定申告用のソフトが便利です。
今、人気の確定申告ソフトは3つあります。
- freee （初心者向き）
- MFクラウド確定申告 （玄人向き）
- 弥生会計オンライン
（無料）
それぞれのソフトの特徴を表にしました。
| 製品名 | 特長 | 料金 |
|---|---|---|
| freee |
|
月額980円～ |
| マネーフォワード クラウド確定申告 |
|
月額900円～ |
| 弥生会計オンライン |
|
年間8,800円～ |
なお、白色申告のソフトの使い方や特徴は別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 白色申告のソフトを比較！おすすめのソフト3選を徹底解説
なお、個人事業主として帳簿の書き方を知りたい場合には、国税庁ホームページのマニュアルが参考になります。経理の初心者向けに、詳細な方法が掲載しています。
1.3 青色決算書
経理データを入力し終えたら、決算書を作成し、税額を算出します。なお、決算書ができた時点で次のポイントをチェックします。
- 預金口座の残高はあっているか（会計ソフトに入力した残高と通帳の残高を比較）
- 当月分の売上は全て計上しているか（請求書と相手先毎に照合）
- 売上の未回収はないか
- プライベートの支出を事業用の支出からのぞいているか
- 地代家賃・水道光熱費・通信費などの経費に異常値はないか（会計ソフトの検索機能を使って、毎月正しく入力できているかチェック）
- 固定資産台帳の記帳もれがないか
また、すくなくとも、下記の4つの作業を忘れずに行います。
- 商品の棚卸（年度末で売れ残った商品をカウントし、棚卸表を作成します）
- 減価償却（会計ソフトの機能を使って、減価償却費を計算します）
- 未払金の計上（今期に計上すべき経費で、未払いの費用を忘れずに計上します）
- 前払費用の計上（来期に計上すべき経費で、前払いしている費用を控除します）
1.4 確定申告書
国税庁ホームページから、確定申告に関わる手引や申告書をダウンロードし、準備を始めます。
確定申告の書類を作るときには、前述したソフトが便利です。たとえば、MFクラウド確定申告であれば、確定申告書類に関するガイド機能があります
初期設定を行います
基本情報を入力します
所得を入力します。
必要事項を入力すると、確定申告の書類が作成できます。
また、freeeの場合は、さらに詳しく、確定申告に必要な情報を教えてくれます。たとえば、源泉徴収票のどの部分から数字を取得すればいいかまで提示してくれます。
こうして作成・印刷した確定申告書と青色決算書、その他書類に署名して、印鑑を押印します。申告書の作成にあたって使用した以下の原本を、申告書に貼り付けます。
- 給料や報酬の源泉徴収票
- 生命保険料の控除証明書
- 地震保険料の控除証明書 など
詳細は、以下の国税庁のホームページをご覧ください。
2. （自営業者が経理をする前に）準備したい3つのこと
大企業でもない自営業者にとって、経理にばかり時間を使っているわけにはいきません。そこで、次のような準備をすることで、経理の作業をラクにします。
2.1 銀行口座とクレジットカード
銀行口座を、プライベート用と仕事用で分けた方が、経理の作業はラクになります。
仕事用とプライベート用のお金が混在していると、帳簿をつけるときに「仕事用か、プライベート用か」という判断が必要です。その判断のために、レシートを探す時間が勿体ないです。
そこで、事前に、仕事用とプライベート用に銀行口座・クレジットカードを分けて、用意します。
【参考記事】 ・ フリーランス向けのクレジットカードおすすめ12選！還元率、審査、サービスで比較
2.2 会計ソフト
経理の作業のうち最も大変な作業は、経費や売上などを帳簿に記録する作業です。この作業を、会計ソフトを利用することで自動化できます。
従来までは、通帳やクレジットカードの支払い履歴をもとに、会計ソフトに手入力しました。しかし、入力ミスが発生し、「どこでミスがあったのか」通帳と見比べる作業が発生しました。
しかし、ネットバンクと会計ソフトがデータ連携をすることで、このようなミスが減り、決算書作成までの作業がラクになります。
別記事で、会計ソフトの違いや活用方法をまとめた記事を用意しています。
【参考記事】 ・ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較！
・ freeeと弥生会計オンラインを比較！選ぶ前に知りたい3つの違い
・ 弥生会計とMFクラウド会計を比較！機能、料金、使いやすさを比べる！
2.3 茶封筒
そもそも領収書はなぜ保管が必要なのでしょうか。それはお金を支払ったことの証明になるからです。
仕事のために支払った経費を収入から差し引くために、支払先や日付、金額、明細などがわかる領収書・レシートを保管する必要があります。
なお、領収書を保管するときに、コピー用紙などにペタペタ貼り付ける方法もありますが、日付順に丁寧に貼り付けると、その作業だけで時間がかかってしまいます。
そこで、茶封筒を用意して、領収書やレシートを保管しておきます。茶封筒の表に、「2017年3月分」と書いておくことで、その月に発生した領収書やレシートなどをひとまとめに管理できます。
3. 自営業が経理をするメリット
そもそも自営業の方が経理を行う場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
大きく２つのメリットがあります。
- 税理士に頼らずに、税額を算出できる（コストを削減できる）
- 経営の状況を把握でき、経営基盤が安定化する
それぞれをご紹介します。
3.1 税理士に頼らずに、税額を算出できる （コストを削減できる）
自営業の方にとって、税額を算出することは大切です。個人事業主は所得税を申告するにあたり、自分で事業の所得を計算し、その結果いくら税金を払うのか算出する必要があります。
仮に経理関連の作業や税金の算出を税理士に依頼した場合に、20～30万円ちかい顧問料や報酬が必要となります。しかし、自力で経理の作業を行うことで税理士に支払う報酬を削減できます。
3.2 経営の状況を把握でき、経営基盤が安定化する
自営業者が経営を行うときに、「どの程度儲かっているのか」「どの程度の資金が必要なのか」を把握することは重要です。
経理関連の仕事をすることで、日々の取引の記録をもとに利益を計算できます。たとえば、前月と比較してどのくらい利益あるいは損が出ているのかを把握できます。
また、会計帳簿を作る過程で、どんぶり勘定での経営を行わなくなります。そして、無駄を排除することで、コストを削減でき、経営基盤の安定化につながります。
まとめ
本記事は、自営業の方向けに、経理の作業の流れとポイントをご紹介しました。おさらいをすると、次の手順で準備を始めます。
- 会計に関する書類を保管する
- 自営業の経理ソフトにデータを入力する（freee、MFクラウド確定申告、弥生会計）
- 青色決算書を作成する
- 確定申告書を作成・提出する（国税庁のホームページ 確定申告書（令和5年））
経理の作業はなかなかとっつきにくい内容ですが、一度慣れてしまえばあとは毎年同じような作業となるので、次年度以降はラクになります。
また、自営業の方の事務作業や効率化する方法などを、別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ 請求書の書き方（個人事業主向けの見本・テンプレートつき）
・ 領収書の書き方と見本、収入印紙のルール！知らないと恥ずかしい7つの知識
・ 現金出納帳の書き方と記入方法！見本やテンプレート、便利なソフトを紹介！
・ 白色申告のソフトを比較！おすすめのソフト3選を徹底解説
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Writer/編集者： 松田康
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