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自営業の経理!ゼロから始める確定申告までの10の作業【2018年】

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自営業で経理の作業をする場合、どのように始めればいいのでしょうか。

レシートや領収書を集める。書類を保管する。会計データを入力する。金額をチェックする。決算書を作る。確定申告書類を提出するなど、一連の作業をまとめました。

さらに、確定申告をスムーズに進めるために便利なITツールとその活用術をご紹介します。

本記事は、自営業の方向けに経理処理の手順と留意点をご紹介します。

【参考文献】 個人事業の経理と節税〈’14年版〉―フリーランス・自営業者
       青木 茂人 (著) 2014年

 

1. 確定申告までの10の作業

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経理とは簡単に言うと、お金のやり取りを記録、管理する作業です。

いつ、どのような取引で、いくらの金額を支払ったかといった記録を管理をすることで、帳簿がつくられます。そして、それを見やすくまとめたものが試算表決算書へとつながります。

では、具体的にどのような作業を行うのでしょうか。大きく10つの作業ステップがあります。

  1.  書類を保管する
  2.  会計ソフトにデータを入力する
  3.  生命保険控除などを見逃さずにとっておく(9月ごろ)
  4.  在庫のチェックをする(12月末、年内最終日)
  5.  未収金や未払金をチェックして請求をフォローする(1月ごろ)
  6.  支払調書や源泉徴収票をそろえて金額をチェックする(2月上旬)
  7.  決算をし、青色決算書を作成する(2月末まで)
  8.  株式取引など他の所得を計算する(2月末まで)
  9.  国民健康保険料や医療費など控除になるものを計算する(3月頭)
  10.  確定申告書を作成・提出する(3月前半まで)

上記作業のうち、太字部分について詳細に説明していきます。

 

1.1 書類

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商品やサービスを売ったり、買ったりしたときに、その取引の証拠となる書類を保管いたします。
次のような書類・データを保管しておきましょう。

  •  銀行口座やカード関連(例 通帳、ネットバンキングやクレジットカードの取引データ)
  •  収入がわかる書類・データ(例 契約書、注文書、納品書、請求書、領収書)
  •  支出がわかる書類・データ(例 領収書、レシート、請求書)
  •  公的年金の源泉徴収票
  •  社会保険料の控除証明書
  •  医療費の領収書
  •  生命保険料の控除証明書

忙しいからと書類の保管を後回しにしていると、あとで書類がどこにあるのか、わからなくなってしまいます。すぐにわかるように日々、整理整頓するにします。

 

1.2 会計ソフト

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保管した書類をもとに、その取引の記録を残します。いまは、ネットバンキングと会計ソフトを利用することで、会計ソフトに手入力をしなくても、自動的に会計データを作成できます。

自動的に会計データを作成する方法や、手入力する方法を別記事でまとめています。ぜひ、参考にしてください。

【参考記事】 ・ freee(フリー)の使い方!初心者でもかんたんに使う方法
       ・ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説

 

2.3 青色決算書

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元帳を集計して作成した試算表をもとに、決算時点でのみ発生する経理処理を反映させて最終の試算表を作成します。これを決算書と呼びます。この決算書を作成することで、税額を算出できます。

なお、試算表ができた時点で下記のポイントをチェックします。

  •  預金口座の残高はあっているか(会計ソフトに入力した残高と通帳の残高を比較)
  •  当月分の売上は全て計上しているか(請求書と相手先毎に照合)
  •  売り上げの未回収はないか
  •  プライベートの支出を事業用の支出からのぞいているか
  •  地代家賃・水道光熱費・通信費などの経費に異常値はないか(会計ソフトの検索機能を使って、毎月正しく入力できているかチェック)
  •  固定資産台帳の記帳もれがないか

上記点検を行ったのちに、決算時における調整作業を行います。たとえば、今年仕入れた商品が、年度末時点で売れ残っていた場合に、仕入れた代金全額を必要経費とすると、ただしく損益の計算ができません。そこで、売れ残った仕入れ代金を差し引く処理を行います。

すくなくとも、下記の4つの作業を忘れずに行います。

  •  商品の棚卸(年度末で売れ残った商品をカウントし、棚卸表を作成します)
  •  減価償却(会計ソフトの機能を使って、減価償却費を計算します)
  •  未払金の計上(今期に計上すべき経費で、未払いの費用を忘れずに計上します)
  •  前払費用の計上(来期に計上すべき経費で、前払いしている費用を控除します)

 

1.4 確定申告書

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申告書に必要事項を入力し、紙で印刷をします。あるいは、e-Taxソフト用のファイルをダウンロードし、申告を行います。印刷した確定申告書と青色決算書、その他書類に署名して、印鑑を押印します。

申告書の作成にあたって使用した以下の原本を、申告書に貼り付けます。

  •  給料や報酬の源泉徴収票
  •  生命保険料の控除証明書
  •  地震保険料の控除証明書 など

詳細は、以下の国税庁のホームページをご覧ください。

確定申告書の様式と手引きを見る

 

2. (自営業者が経理をする前に)準備したい3つのこと

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大企業でもない自営業者にとって、経理にばかり時間を使っているわけにはいきません。そこで、次のような準備をすることで、経理の作業をラクにします。

  1.  銀行口座とクレジットカードを仕事用とプライベート用に用意します
  2.  経理の作業を自動化するため、会計ソフトを用意します
  3.  (領収書を保管するため)茶封筒を用意します

 

2.1 銀行口座とクレジットカード

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銀行口座をプライベート用と仕事用で分けて使った方が、経理の作業は圧倒的にラクになります。

なぜなら、経理関連で帳簿を付ける必要がある内容は、仕事で使った支払いや入金だけです。仕事用とプライベート用のお金が混在していると、帳簿をつけるときに「仕事用か、プライベート用か?」という判断がいちいち必要となります。

その区別のために、数か月前のレシートを探したりする時間が勿体ないです。

そこで、事前に、仕事用とプライベート用に銀行口座・クレジットカードを分けて、用意しておきます。そして仕事用の経費は、仕事用の銀行口座・クレジットカードから支払いします。さらにプライベートのお金は、仕事用の口座からプライベート用の口座へ定額を生活費として振込むようにします。

 

2.2 会計ソフト

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経理の作業のうち最も大変な作業は、経費や売上などを帳簿に記録する作業です。この作業を、会計ソフトを利用することで自動化できます。

最近は、日本の銀行はネットバンクのサービスを提供しています。この取引情報を会計ソフトと連携することで、帳簿に記録してくれます。(クレジットカードや決済サービスとの連携も可能)

従来までは、銀行の通帳やクレジットカードの支払い履歴をもとに、一つ一つの取引情報を会計ソフトに手入力してきました。そのため、入力ミスや入力漏れが発生し、「どこで入力ミスがあったのか」通帳などと見比べる作業が毎月のように発生していました。

しかし、ネットバンキングと会計ソフトがデータ連携をすることで、このようなミスが減り、決算書作成までの作業がラクになりました。

代表的な会計ソフトは2つあります。

別記事でfreee、MFクラウド会計の利用方法や、両ソフトの比較をまとめた記事を用意しています。ぜひご覧ください

【参考記事】 ・ freee(フリー)の使い方!初心者でもかんたんに使う方法
       ・ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説
       ・ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!

 

2.3 茶封筒

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そもそも領収書はなぜ保管が必要なのでしょうか。それはお金を支払ったことの証明になるからです。

仕事のために支払った経費を収入から差し引くために、支払先や日付、金額、明細などがわかる領収書・レシートを保管する必要があります。

なお、領収書を保管するときに、コピー用紙などにペタペタ貼り付ける方法もありますが、日付順に丁寧に貼り付けると、その作業だけで時間がかかってしまいます。

そこで、茶封筒を用紙して、領収書やレシートを保管しておきます。茶封筒の表に、「2017年3月分」と書いておくことで、その月に発生した領収書やレシートなどをひとまとめに管理できます。

 

3. 自営業が経理をするメリット

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そもそも自営業の方が経理を行う場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
大きく2つのメリットがあります。

  1.  税理士に頼らずに、税額を算出できる(コストを削減できる)
  2.  経営の状況を把握でき、経営基盤が安定化する

それぞれをご紹介します。

 

3.1 税理士に頼らずに、税額を算出できる (コストを削減できる)

自営業の方にとって、税額を算出することは大切です。個人事業主は所得税を申告するにあたり、自分で事業の所得を計算し、その結果いくら税金を払うのか算出する必要があります。

仮に経理関連の作業や税金の算出を税理士に依頼した場合に、20~30万円ちかい顧問料や報酬が必要となります。しかし、自力で経理の作業を行うことで税理士に支払う報酬を削減できます。

 

3.2 経営の状況を把握でき、経営基盤が安定化する

自営業者が経営を行うときに、「どの程度儲かっているのか」「どの程度の資金が必要なのか」を把握することは重要です。

経理関連の仕事をすることで、日々の取引の記録をもとに利益を計算できます。たとえば、前月と比較してどのくらい利益あるいは損が出ているのかを把握できます。

また、会計帳簿を作る過程で、どんぶり勘定での経営を行わなくなります。そして、無駄を排除することで、コストを削減でき、経営基盤の安定化につながります。

 

まとめ

本記事は、自営業の方向けに、経理の作業の流れとポイントをご紹介しました。経理の作業はなかなかとっつきにくい内容ですが、一度慣れてしまえばあとは毎年同じような作業となるので、次年度以降はラクになります。

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