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イベント運営会社を効率よく見つける方法

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イベントを開催するにあたり、自社で対応できない業務や用意できない設備・備品があります。

万一、開催日直前に足りない備品があると、運営に支障を及ぼすこともあります。そこで、イベントを企画している段階で、必要な備品を洗い出し、イベント運営会社に発注したいところです。

当記事では、イベントに必要な設備・備品を提示した後にイベント運営会社を効率よく見つける方法をご紹介します。

 

1. イベントに必要な設備・備品

イベントの内容によって必要となる設備・備品は変わります。
開催するイベントのタイプに応じて、イベントに必要な設備・備品を洗い出しましょう。

また、自前で用意できるものはできるだけ準備し、コストを削減しましょう。

 

フェスティバル (企業・市民フェスティバル、学園祭、文化祭、納涼大会など)

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企業・市民フェスティバルや学園祭などのイベントでは、模擬店に使用するテントやのぼり旗などを筆頭に数多くのブースを装飾するアイテムが必要となります。

長机にオーダーメイドのテーブルクロスをかけるだけで雰囲気が変わりますし、受付やステージ上の装飾にカウンターテーブルを設置するのも重要です。

また、メインステージを盛り上げるために、照明・音響・テントなどの備品が必要となります。
さらに、エアー看板やエアーポップバルーンなどを看板に使うのも華やかです。

そこで、検討したい設備・備品は次の通りです。

  • ステージ
  • やぐら
  • 模擬店
  • テーブル・椅子
  • 垂れ幕
  • 照明機器
  • アミューズメント用品
  • 看板テント
  • パネル
  • 音響機器・マイク
  • エアー看板
  • エアーポップバルーン
  • 案内サイン
  • 祭り提灯
  • ケータリング
  • 飲料
  • ちらし・DM・メールマガジン など

チラシを自作する方法やDMを送る方法を別記事にまとめています。
ご興味がございましたらご覧ください。

【参考記事】 ・ イベント告知で使えるチラシのテンプレート集
       ・ 成功するダイレクトメールに必要なデザインの5つの鉄則

 

セールスプロモーション(展示会、大規模フェア、商店街のセールなど)

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展示会や商店街のセールなどを開催する際には
各店舗ブースまで足を運んでいただき、取り扱う商材を理解してもらうことが重要です。

そのため、横断幕、のれん、バナースタンド等を上手に使ってお客さまの目を引き付け興味を持ってもらえるようにしましょう。さらに、タペストリーに商品のアピールポイントを印刷して飾ったりミニのぼりを使って特徴を分かりやすく説明すると、お客様の理解が深まります。

そこで、検討したい設備・備品は次の通りです。

  • ステージ
  • テント
  • 横断幕
  • のれん
  • パネル
  • バナースタンド・カタログスタンド
  • タペストリー
  • 椅子・テーブル
  • 抽選器
  • 温冷機器
  • 景品
  • 販売促進用品
  • 音響機器・マイク
  • 縁日用品
  • ちらし・DM・メールマガジン など

 

会議・セミナー(発表会・講演会・講習会など)

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企業の新商品の発表会や講演会、セミナーなどを開催するときは、参加者が話を集中して聞けるように、また、登壇者に気持ちよく話をしていただけるように、様々な備品が必要となります。

そこで、運営担当者が用意しておきたい備品としては、ステージ、プロジェクター、スクリーン、マイク、演台は必要でしょう。

さらに、大規模な会場の場合は、ステージのみでなく、フロアの中にもミニスクリーンを設置可能なケースもあります。一度、下見をして、後方からスクリーンが見えるかを確認して、必要な備品を揃えましょう。

そこで、検討したい設備・備品は次の通りです。

  • ステージ
  • プロジェクター
  • スクリーン
  • 演台
  • ホワイトボード
  • たれ幕
  • 看板
  • パネル
  • 照明機器
  • 音響機器・マイク・マイクスタンド
  • テーブル・椅子
  • パソコン・レーザーポインター・延長コード・コネクター
  • 配布物
  • ちらし・DM・メールマガジン など

セミナーのチラシの作り方や、前日までに準備する物など参考になる記事を用意しました。

【参考記事】 ・ セミナーの受講者に送る案内メール ~送り方と文例~
       ・ セミナー集客チラシ作り方 ~かんたんに作れる!便利な技~
       ・ セミナー開催の前日までに準備する物 ~チェックリストあり~

 

スポーツ・イベント(企業・学校などの各種スポーツ大会)

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スポーツイベントの場合には、テントやスタートゲート等の設営や装飾、会場やコースに必要となるテント、椅子、テーブル、仮設トイレ、コーンなどが必要となります。

そこで、検討したい設備・備品は次の通りです。

  • ステージ
  • エアーアーチ
  • 運動会用品
  • 看板
  • テント
  • 椅子・テーブル
  • 案内サイン
  • 得点ボード
  • 音響機器・マイク
  • 仮設トイレ
  • コーン
  • ちらし・DM・メールマガジン など

 

セレモニー・パーティー(記念式典・パーティー・地鎮祭)

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起工式や除幕式などのセレモニーでは、内容にもよりますが、テントやイス、テーブルといった式典会場の装飾や、くす玉やテープカット、神事に必要な用具などが必要となります。

そこで、検討したい設備・備品は次の通りです。

  • ステージ
  • 祭壇
  • ボール
  • くす玉
  • 紅白幕
  • 看板
  • 案内サイン
  • アーチ
  • テント
  • 椅子・テーブル
  • プロジェクター
  • スクリーン
  • PC・DVD再生機・イメージビデオ
  • ステージ照明
  • 演出照明
  • ケータリング・飲食
  • 案内状など

案内状の書き方は別記事で用意しました。ご興味がございましたらご覧ください。
【参考記事】 竣工式の案内状 ~書き方と文例~

 

2. イベント運営会社を見つける方法

上記のようなイベント用品を自前でそろえるのは難しく、
イベント運営会社に発注をしていく必要があります。

イベント運営会社を効率よく見つけるには、インターネットが便利です。

イベント運営業者を検索できるサイトを3つご紹介します。

 

 イベントバンク パートナーズ

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( 出典: https://partners.eventbank.jp/ )

全国にあるイベントサポート会社・イベントスペースを簡単に検索できます。

イベントの開催事例をもとに、そのイベントを支援した会社を検索できたり、
イベント運営会社の業種や、都道府県から検索できます。
また、検索以外にも、イベント関連のサービスをテーマ別にまとめている記事やコラムなどがあり、
イベントを開催する初心者には、参考になる情報が多数あります。

⇒ イベントバンク パートナーズ

 

 タウンページ

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(出典: http://itp.ne.jp/?rf=1 )

タウンページで「イベントと場所」(例 イベント 東京)を入力し「検索」することで、
様々なイベント会社を探すことができます。

⇒ タウンページ

 

 イベント会社一覧|TOCHIGIイベントのわ

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(出典: http://event-no-wa.club/link/ )

日本全国のイベント会社を検索できます。
イベントの運営、企画・コンサル、イベント会場、ギフト・イベントグッズ
イベント出版会社、イベント設営、イベントツール提供、サークル、その他
と、イベント関連の企業を、カテゴリーで分類して検索することができます。

⇒ イベント会社一覧|TOCHIGIイベントのわ

 

まとめ

イベントに必要な設備・備品と、イベント運営会社を見つける方法をご紹介しました。
自社にあったイベントの運営会社を見つけられれば幸いです。

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