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freeeを使いこなす!6つの要点を押さえて使い方をマスターする

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会計ソフトのfreeeを使いこなすには、どのようなポイントを押さえればいいでしょうか。

銀行預金やクレジットカードと自動連携をする。スマホアプリを使いこなす。ショートカットキーをつかいこなすなど、経理の作業を簡単にするお役立ち術をまとめました。

本記事は、freeeを使いこなすために押さえたい知識(使い方)をご紹介します。

 

1. freeeを使いこなす方法(基礎知識)

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freeeを使いこなすまでに、知っておきたい知識を6つのステップに分けてご紹介します。画面イメージを貼り付けていますので、その手順に従って操作してみてください。

  1.  基本情報を登録します
  2.  口座を登録します
  3.  自動経理機能を利用して、取引を登録します
  4.  手動で取引を登録します
  5.  請求書を作成して、取引を登録します
  6.  口座振替を登録します

それぞれを詳細にご紹介します。

 

1.1 基本情報

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まず、freeeを利用できるように、基本情報を登録するところから開始します。

手順1 freeeにアクセスします。
手順2 「無料で試してみる」をクリックします。

freee

手順3 事業形態、メールアドレス、電話番号、パスワードを入力します。

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手順4 担当者名、役職を入力します。

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手順5 業種、従業員数、設立年数、決算期、今の経理の仕方、税理士の有無を回答します。

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手順6 ライト版、ビジネス版のいずれかを選びます。

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ここまでで、基本情報の登録は完了です。 登録したメールアドレスに、次の2つのメールが届いているはずなので、確認をしてみてください。

  •  [freee] メール認証キー送信のお知らせ
  •  クラウド会計ソフトfreeeへの登録が完了しました

 

1.2 口座

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freeeでは、銀行口座やクレジットカード、決済サービスなどの情報をまとめて「口座」といいます。まずはこの口座を登録をしてみましょう。

口座を登録することで、銀行口座やクレジットカード、決済サービスなどのデータを自動的に取り込み、仕訳データを自動的に作成できます。

◆ 口座を登録する手順

では、早速口座を登録してみましょう。

手順1 freee(フリー)の専用画面にログインします。(メールでお知らせがきています)

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手順2 「口座」をクリック、「口座を登録」をクリックします。

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手順3 連携した口座の銀行、クレジットカード、決済サービスを選びます。

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手順4 口座を選択すると、メッセージボックスが表示されます。「登録する」をクリックします。

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手順5 選択した銀行のWeb口座のログインページをクリックし、ログイン情報を登録します。
同期を手動で行う場合には、画面下にある「同期を手動で行う」にチェックをしてください。

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手順6 他の決済サービスなども登録してみます。(Amazonを例にします)

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手順7 口座の名称や、明細を取り込む方法を選びます。

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手順8 「同期開始」をクリックしてみます。

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このように、口座を登録し、同期の設定を行うと、銀行やカード、決済情報の取引データを
自動的に取得します。

銀行やカード会社によっては、過去にさかのぼって取得できる時期が限られている場合があります。 その場合には、取引データも限られた期間のみの取得となりますので、ご注意ください。

 

1.3 自動経理

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2で登録した銀行やクレジットカード、決済情報を自動的に取り込むことができます。

手順1 「取引」をクリックし、「自動で経理」をクリックします。

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手順2 Amazonから取りこまれた取引データをもとに、勘定科目などを登録します。
 freeeが予測している場合もありますので、問題なければ登録をクリックします。
 勘定科目が予測されていない場合には、勘定科目や摘要などを記入して登録します。

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手順3 「勘定科目」をクリックすると、候補となる勘定科目が表示されます。

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さらに、入金消込などをする場合には、「未決済取引の消しこみ」を使うことで、たとえば、売掛金に対する入金があった場合に照合・消込の作業を自動的に行ってくれます。

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1.4 手動取引

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飲食店での支払いや、文房具などを現金で購入した場合など、銀行やクレジットカード会社、決済サービスなどを利用せずに取引をしている場合には、手動で一件ずつ仕訳情報を登録します。

手動で仕訳データを登録する手順をご紹介します。

手順1 「取引」をクリック後、「取引を登録」をクリックします。

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手順2 収入、支出を選び、口座、取引日、勘定科目、金額などを登録します。

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手順3 勘定科目を選ぶときは、セルをクリックすると、勘定科目を選ぶことができます。
  (勘定科目の説明も書かれており、比較的ラクに選べます。)

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手順4 売上情報を登録する場合には、「収入」をクリック後、取引先をクリックすると
取引先情報を登録することができます。

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手順5 取引先の名称を登録します。

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手順6 勘定科目を入力します。

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さらに、「取引テンプレート」という機能を使うことで、よく使う仕訳の入力パターンを登録することで、かんたんに仕訳を入力できます。

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また、スマホでレシートをスキャンし、計上する場合には次の手順で行います。

手順7 スマホのアプリを開き、「取引を登録」をクリックします。

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手順8 レシートを撮影、アップロードします。

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手順9 アップロードしたデータで取引日、金額は入力されているので、勘定科目や備考を入力します。

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1件1件作業するのが手間ですが、このような方法でスマホからもレシートをもとに計上できます。

 

1.5 請求書

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freee(フリー)では、請求書を作成する機能があります。

請求書を作成後、請求内容に沿って、かんたんに仕訳情報を登録することができます。
請求書の作成方法と、仕訳データの登録方法をご紹介します。

手順1 「取引」をクリック後、「請求書」をクリックします。

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手順2 「請求書を作成する」をクリックします。

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手順3 取引先名と、請求日、決済期日を入力します。 決済期日を入力しておくことで、期日をすぎても入金されていない場合には ホーム画面でアラートが表示されます。支払いの遅延を管理できますので ぜひ登録をしてください。

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手順4 「請求書保存と取引登録」をクリックします。

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手順5 「取引」をクリックします。

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手順6 仕訳データが作成されているので、必要事項を修正後、保存をクリックします。

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1.6 口座振替

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銀行の口座から、別の銀行口座へ資金を移動した場合など、口座振替を登録します。

手順1 「取引」をクリック後、「口座振替」をクリックします。

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手順2 振替日、振替元の口座、振替先の口座、金額を登録します。

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以上で、基本的な操作方法をご紹介しました。

 

(おまけ)2. freee(フリー)を使う前に確認したい点

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freeeを使う前に、事前に4つのポイントを確認すると、どの料金プランを利用すればいいか判断しやすくなります。

  1.  freeeを利用するユーザーは誰で、どんな権限が必要でしょうか。
  2.  組織は2階層以上でしょうか。配賦(部門共通の費用を振り分ける)に対応する必要がありますか。
  3.  定期的に請求書を自動作成する機能は必要でしょうか。
  4.  合算で請求書を作成する機能は必要でしょうか。

それぞれ、詳細を確認します。

 

2.1 freeeを利用するユーザー

freeeのライト版は4つの権限がデフォルトで用意されています。

  1.  管理者権限・・・すべての操作が可能
  2.  一般権限・・・メンバー登録や決算のみ
  3.  取引登録権限・・・仕訳の入力のみ特化
  4.  閲覧権限・・・閲覧のみ(会計事務所などが利用)

上記権限で、経理業務を運用できるか判断する必要があります。
判断するにあたり、以下の3つの視点をチェックしてみましょう。

  •  伝票入力部署はどの部署でしょうか。
      (例:経費計上伝票は各事業部の経理担当部署、決算伝票は本社経理のみ、等)
  •  各部署で入力、経理担当が会計伝票を承認することがありますか。
  •  担当者によって、使用可能な勘定科目がありますか。

4つの権限のみでは足りないと判断された場合には、ビジネス版の導入が必要となります。
一方、日ごろの会計処理は経理担当者が一人で行っている場合や、会計事務所に記帳を
代行している場合には、ライト版で十分かと思われます。

 

2.2 組織階層

freeeでは、ライト版は1階層の部門管理のみ可能です。
一方、2階層の部門別会計を実装したい場合にはビジネス版にする必要があります。

以下の点をチェックして、2階層の部門別会計の要否を検討しましょう。

  •  どのような単位で資産・負債(B/S)の残高を把握する必要がありますか。
     (事業部別、部別、課別、等)
  •  どのような単位で費用・収益(P/L)の発生額を把握する必要がありますか。
     (事業部別、部別、課別、等)

たとえば、

 営業第一部の第一課、第二課
 営業第二部の第一課

といった具合に、2階層以上の部門別の会計が必要な場合あるいは
配賦(部門共通の費用を振り分ける)に対応する必要がある場合には、
ビジネス版が必要となります。

配賦に対応する必要がなく、組織が一階層の場合には、ライト版で十分です。

 

2.3 請求書

freeeではライト版でも、請求書を発行する機能はあります。ただ、定期的に請求書を自動作成したい場合には、ビジネス版が必要となります。

自動生成する場合には、毎月1日、5日、10日、15日、20日、25日、月末のいずれかで、
請求書を自動で生成します。生成されると、請求書の作成権限を持つメンバー(アドバイザーは除く)にメールで通知されます。

なお、請求書の作成機能について詳細を知りたい場合には別記事でまとめています。ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ 請求書のクラウドサービスを比較! 機能、デザイン、価格比べ

 

2.4 合算請求書

前述しましたが、freeeではライト版も、請求書を発行する機能はあります。ただ、同一の客先に対して、複数の見積書、納品書から合算で請求書を作成したい場合には、ビジネス版が必要です。

合算で請求書を生成したい場合には、(同一の取引先を相手に作成された)見積書、納品書を選択し、「チェックした見積書から請求書を作成」というボタンを押すことで、合算の請求書を作成できます。

なお、 作成された請求書の詳細行が1ページを超える場合には、「別紙参照」と表記され
別紙に詳細行が出力されます。

 

まとめ

本記事は、freeeを使いこなすために知っておきたい知識をご紹介しました。

なお、freee以外の会計ソフトについて知りたい方には、MFクラウド会計、弥生会計オンラインとの比較を行っています。ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!
       ・ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説
       ・ freeeと弥生会計オンラインを比較!機能・料金・使いやすさで検証

さらに、会計ソフトの導入前に、自社の経理業務の状況をチェックするポイントを洗い出しています。ご興味がございましたらご覧ください。

【参考記事】 ・ 会計ソフトを導入する前に確認する!30のチェックポイント

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