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不採用通知メールの書き方と文例

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選考試験の結果、不採用を通知する場合、どのように内容をメールで送ればいいでしょうか。

ビジネスでは、企業イメージを保つことは重要なため、長々と不採用の理由を書く必要などはありませんが、簡潔の中にも思いやりのある文章にしたいところです。

当記事では、不採用通知メールの書き方と文例をご紹介します。

【参考文献】 言いたいことが確実に伝わる メールの書き方 (アスカビジネス)
      小田 順子  (著) 2011年

 

1. 不採用通知メールの書き方

easy

採用試験の結果不採用を通知することは
相手を失望させる内容だけに、一層の配慮が必要となります。

事務的な連絡だけでは、せっかく応募してくれた相手に
会社の悪いイメージを与えることになりかねません。

とくに、一般消費者を対象としたビジネスでは、企業イメージを保つことは重要です。
試験の応募者も、自社商品を買ってくる消費者になり得ます。

長々と不採用の理由を書く必要などはありませんが
簡潔の中にも思いやりのある文章にします。

 

2. 不採用通知メールの文例1

件名

採用試験の結果につきまして

本文

株式会社〇〇〇人事部の〇〇です。
先日は、弊社の採用試験にご応募いただきありがとうございます。

さて、弊社にて慎重に選考を重ねました結果、
誠に残念ながら(*1)(*2)貴意に添いかねる結果となりました。

今回は特に多くの方にご応募いただき(*3)(*4)
私どもといたしましても選考には大変苦慮いたしました。

今後のご健闘を、心よりお祈り申し上げます。
とりいそぎメールで恐縮ですが、お知らせ申し上げます。

―――――――――
株式会社〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

ポイント

*1:不採用の結果を知らせるときの決まり文句となります。相手はこの言葉が目に入れば
  結果を予測することになります。

*2:同様の表現として、以下のような表現もあります。
  ⇒ ・まことに不本意ではございますが (より丁寧な表現となります)
     ・まことに遺憾ながら

*3:不採用の理由として、もっとも無難な言い方で使われます。

*4:同様の表現として、以下のような表現もあります。
  ⇒ ・予想を上回る応募があり

 

3. 不採用通知メールの文例2

件名

採用試験の結果のお知らせ

本文

株式会社〇〇〇人事部の〇〇です。
このたびは弊社の社員採用試験にご応募いただきまして、厚くお礼申し上げます。

慎重に検討をいたしました結果、
今回は採用を見送らさせていただくことになりました。(*5)(*6)

ご期待に添えず、お詫び申し上げます。あしからずご了承ください。

今後のご健闘を心よりお祈り申し上げます。

取り急ぎ、お知らせ申し上げます。

―――――――――
株式会社〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇
Mail:
HP:
Tel/FAX:
―――――――――

ポイント

*5:「見送る」は先に延ばすこと。「今回は」と組み合わせることで、なんとなく「次回」を
  期待させる印象になり、相手のダメージを和らげることになるかもしれません。

*6:同様の表現として、以下のような表現もあります。
   ⇒ 今回は採用を見合わせさせていただくことになりました。
      (見合わせるは事情をよく考えて、実行をせずに様子を見ることです。即決ではなく
      ためらいながら、結論を出したという感じになります。)

 

まとめ

当記事では、不採用通知メールの書き方と文例をご紹介しました。不採用の通知は、相手の心情を思いやり、気を配った表現をこころがけてください。

なお、採用や人事全般の業務に役立つ情報を別記事でまとめています。

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