オフィスを新規に開設するとき、最初に揃えるべき必需品は何でしょうか。デスクやチェアといった家具から、複合機・電話機などのOA機器、ホッチキスや付箋といった日用備品まで、一度に多くのものを用意する必要があります。
私たちは2020年に実際にオフィスを開設した経験をもとに、3年間の運営で「本当に必要だった」と感じたアイテムを厳選してまとめました。開設直後に漏れが発生しないよう、備品リストとしても活用できます。
本記事では、オフィス必需品を家具・OA機器・日用備品・快適化グッズの4カテゴリに分けてご紹介します。各アイテムの選び方のポイントとおすすめ商品も合わせて解説しますので、オフィス開設の準備にお役立てください。
1. オフィスレイアウトと家具の選び方（デスク・チェア）
オフィス開設でもっとも重要な投資が家具選びです。デスクとチェアは毎日長時間使うものだけに、快適性と機能性をよく吟味して選ぶ必要があります。まずはオフィスのレイアウトを決め、そのうえで家具を選びましょう。
私たちが2020年にオフィスを開設したときのレイアウト事例です。
1.1 デスクの選び方
仕事用デスクは大きめのサイズを選ぶと作業効率が上がります。主に2タイプがあり、作業スペースを広く取りたい方にはL字型、収納を重視する方にはスタンダード型がおすすめです。
◆ L字型デスク
【出典】 LOWYA L字デスク（オーク）
◆ スタンダード型デスク
【出典】 コクヨ スタンダードデスク
一般社団法人 日本オフィス家具協会によると、デスクのレイアウトは3タイプあります。L字型デスクを導入する場合は、事前にレイアウト図を作成してサイズが合うか確認しましょう。
【出典】 一般社団法人 日本オフィス家具協会 安全快適なデスクの選び方
オフィス家具をまとめて探したい方には通販サイトが便利です。
◆ Kagg
オカムラ・コクヨ・イトーキなど有名メーカーのオフィス家具を約85万点以上掲載。最大50%OFF・全国送料無料で、法人向けの商品選定・見積作成・請求書支払いにも対応しています。
1.2 チェアの選び方
チェアは用途に応じて選ぶのが基本です。日本オフィス家具協会の指針によると、執務用には高さ調整できる回転いすが最適（◎）、会議室には会議いす（短時間）か回転いす（長時間）が適しています。
| 回転いす | 会議いす | ソファー | |
| 執務 | ◎ | × | × |
| 会議 短時間 | 〇 | ◎ | △ |
| 会議 長時間 | 〇 | 〇 | △ |
| 休憩 | 〇 | △ | ◎ |
チェアもKagg.jpで探せます。16,000点近いオフィスチェアを、ハイバック・肘掛け有・クッション座面などの特徴で絞り込み検索できます。
2. OA機器・IT設備の選び方（複合機・電話・パソコン・スピーカーフォン）
オフィスの生産性を左右するのがOA機器とIT設備です。複合機・電話機・パソコン・スピーカーフォンは、業務内容に合わせたスペックをしっかり確認してから導入しましょう。
2.1 複合機・プリンター
複合機を選ぶ際は、印刷のみで十分か、スキャン・コピー・FAXも必要かを最初に決めます。スキャン機能があれば書類をPDF化でき、ペーパーレス化にも役立ちます。
◆ 主要メーカーの製品一覧
購入ではなくレンタルという選択肢もあります。
インク代・保守費用不要でフルカラー印刷が可能な複合機レンタルサービスです。7日間無料トライアルがあり、導入前に品質を確認できます。
また、インク・トナーのコストを抑えたい場合は互換品の活用もおすすめです。
豊富な型番を取りそろえた互換・リサイクルインク・トナーの専門通販サイトです。エプソン・キヤノンなど主要メーカー対応品を低コストで購入できます。
FAXをインターネット経由で送受信したい方は、別記事もご参照ください。
【参考記事】 ・ 個人向けのインターネットFAXおすすめ6選を比較！料金表付き
2.2 電話機
電話機を選ぶときには次の4点を確認します。社内転送機能の要否、ナンバーディスプレイの要否、電話帳登録機能の要否、留守番機能の要否です。
電話機のランキングや選び方は、ビジネスフォン専門サイトが参考になります。
クラウドPBXや光回線については別記事でまとめています。
【参考記事】 ・ クラウドPBXおすすめ15選を比較！機能、サービス、料金で検証
・ 法人向けインターネット光回線おすすめ6選の比較！料金表付き
2.3 パソコン
一般的なオフィスワークに適したパソコンの推奨スペックは以下の通りです。
| 項目 | 推奨スペック | 説明 |
|---|---|---|
| OS | Windows 10 Home/Pro または最新のmacOS | 業務に応じたOSを選択 |
| CPU | インテル Core i5 または同等のAMDプロセッサ | 一般的なオフィス作業に適しています |
| RAM（メモリ） | 最低8GB、推奨16GB | 複数アプリを同時使用する場合に重要 |
| ストレージ | 最低256GB、推奨512GB以上のSSD | 高速アクセスと十分な保存容量を確保 |
| 接続ポート | USBポート、HDMI/DisplayPort、イーサネットポート | 外部デバイスやディスプレイの接続 |
| ネットワーク | Wi-Fi 6推奨、Bluetooth | 無線接続と周辺機器の接続に必要 |
| バッテリー寿命 | 長時間持続するバッテリー | モバイルワークには特に重要 |
なお、SSDはHDDより起動が速く快適です。容量と価格を比較しながら選びましょう。
2.4 スピーカーフォン
テレワーク・Web会議の増加により、スピーカーフォンの重要性が増しています。Zoomなどでのエコー・ハウリング・ノイズを防ぐために、選ぶときは次の3点を確認します。
- ノイズのキャンセリング機能があるか。
- ハウリングを防止できるか。
- 収音できる範囲は何メートルか。
◆ おすすめのスピーカーフォン
3. 収納・会議スペースの必需品（ホワイトボード・キャビネット）
3.1 ホワイトボード
会議に欠かせないホワイトボードは、壁貼りタイプ・脚付きタイプ・持ち運びタイプなど多種多様です。選ぶときには次の3点を確認します。
- どこに設置するか。
- どうやって設置するか。（壁に掛ける、壁に貼る、持ち運ぶ）
- サイズはどの程度か。
壁に貼れるタイプはスペースを取らず、狭いオフィスでも使いやすいのでおすすめです。
◆ おすすめのホワイトボード
3.2 キャビネット
書類や備品の整理に欠かせないキャビネットは、両開きタイプ・鍵付きタイプ・大容量タイプなど多様です。選ぶときは次の3点をチェックします。
- 何を保管するか。
- 扉や鍵は必要か。
- 設置スペースはどのくらいあるか。
◆ おすすめのキャビネット
4. 日常備品チェックリスト
オフィスの日常業務に必要な細かな備品は、意外と漏れが多いものです。弊社では開設時に下記のような備品リストを作成し、置き場所まで決めておきました。
◆ 備品リスト（参考）
- ホッチキス
- セロテープ
- 付箋
- ペン
- 消しゴム
- ハサミ
- カッター
- 修正テープ
- 定規
- A4用紙
- 事務封筒
- 名刺
- ハンドソープ
- アルコールペーパー
- コーヒーカップ
- 小皿
- 食器用スポンジ
- 食器用洗剤
- 割りばし
- 布巾
- やかん
- スリッパ
- 懐中電灯
- 傘立て
- トイレットペーパー
- 消臭スプレー
- トイレ掃除シート
- 電池
- プラスドライバー
- 充電器
- 延長コード
事務所の状況によって追加・修正してご利用ください。
5. オフィスの快適化グッズ（コーヒーメーカー・観葉植物）
5.1 コーヒーメーカー
オフィスにコーヒーメーカーがあると、社員の満足度が高まります。一杯ずつ淹れるタイプと複数杯まとめて淹れるタイプがあり、オフィスの規模に合わせて選びましょう。
| 選択基準 | 詳細 |
|---|---|
| 使用頻度と容量 |
|
| 操作の簡単さ |
|
| メンテナンスと清掃 |
|
| コーヒーの種類 |
|
| 予算とデザイン |
|
◆ おすすめのコーヒーメーカー
5.2 観葉植物
オフィスに観葉植物を置くことで、社員のストレス軽減・生産性向上・空気清浄などの効果が期待できます。選ぶときは次の6点を確認します。
| 選択基準 | 詳細 |
|---|---|
| スペースと配置 |
|
| 光の条件 |
|
| メンテナンス |
|
| 空気清浄効果 |
|
| デザインと美観 |
|
| アレルギー |
|
◆ おすすめの観葉植物
6. よくある質問
Q. オフィス開設時の必需品を揃えるのに、まず何から始めるべきですか？
A. まずレイアウト設計から始めることをおすすめします。デスク・チェアの配置を決めてからOA機器の位置を決め、最後に細かな備品を洗い出す順序で進めると漏れが少なくなります。備品リストを事前に作成しておくとさらに効率的です。
Q. テレワークを併用するオフィスで特に重視すべき設備は何ですか？
A. スピーカーフォンと高速インターネット回線の整備が特に重要です。Web会議でのハウリング・ノイズ問題を防ぐために、ノイズキャンセリング機能付きのスピーカーフォンを選びましょう。また、クラウドPBXの導入で、どこからでも会社番号で発着信できる環境も整えると便利です。
Q. 複合機は購入とレンタルどちらがいいですか？
A. 初期費用を抑えたい場合や印刷量が変動する場合はレンタルがおすすめです。レンタルならインク代・保守費用が不要で、故障時の対応もサービス会社が行います。印刷量が多く長期的に利用する場合は購入の方がトータルコストが低くなる場合もあります。
Q. オフィス家具をコスト効率よく揃えるにはどうすればいいですか？
A. オフィス家具専門の通販サイトの活用がおすすめです。Kagg.jpなどでは有名メーカー品が最大50%OFFになることもあり、法人向けの請求書払いにも対応しています。また、購入前にレイアウト図を作成し、必要な商品を一度にまとめて購入すると送料を節約できます。
まとめ
本記事では、オフィス新規開設に必要な必需品を4カテゴリに分けてご紹介しました。おさらいすると、揃えるべきアイテムは次の11点です。
- デスク（L字型またはスタンダード型）
- チェア（用途別に執務用・会議用を使い分け）
- 日常備品（ホッチキス・セロテープ・A4用紙など31品目）
- 複合機（印刷・スキャン・コピー・FAXの要否で選ぶ）
- 電話機（転送・ナンバーディスプレイ・留守番機能を確認）
- ホワイトボード（設置場所・サイズ・取付方法を確認）
- キャビネット（保管物・扉の要否・スペースで選ぶ）
- パソコン（Core i5以上、RAM 8GB以上、SSD推奨）
- スピーカーフォン（ノイズキャンセリング・ハウリング防止機能付き）
- コーヒーメーカー（規模に合わせて一杯ずつ型か大容量型を選ぶ）
- 観葉植物（空気清浄効果・管理のしやすさで選ぶ）
インターネット回線・FAX・クラウドPBXなどオフィスの通信環境に関する情報は別記事でまとめています。合わせてご参照ください。
【参考記事】 ・ 法人向けインターネット光回線おすすめ6選の比較！料金表付き
・ 個人向けのインターネットFAXおすすめ6選を比較！料金表付き
・ クラウドPBXおすすめ15選を比較！機能、サービス、料金で検証
・ コワーキングスペースおすすめ19選！エリア、設備、サービス、料金で比較
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Writer/編集者： 松田康