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【初心者向け】自営業の経理作業をラクにする4つの方法

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自営業の経理作業を効率化するには、どのような方法があるのでしょうか。

無料で利用できるITツールを駆使することで、紙での管理からデータでの管理となり作業が効率化できます。そこで、自営業の経理作業をラクにする方法をまとめてみました。

本記事は、初心者向けに経理の作業を効率よく行う4つの方法をご紹介します。

【参考文献】 小さな会社の経理・人事・総務がぜんぶ自分でできる本
       北川 知明 (著) 2016年

 

自営業者の経理作業を効率化する方法

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自営業者は経理担当者を雇う余裕がなく、自分で経理をやらざるを得ない方も多いと思います。

できるだけ効率よく経理業務を行うためには、紙をできるだけなくします。経理の作業を効率化できるITツールを4つご紹介します。

  1.  ネットバンク
  2.  クラウド型の会計ソフト
  3.  請求書の郵送サービス
  4.  売上は振り込んでもらう

それぞれを詳細にご紹介します。

 

1. ネットバンク

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ネットバンクは便利で、パソコンやスマートフォンから明細を確認できますし、振り込みもできます。銀行にわざわざ行ってATMで待つ時間を省けるだけでも、業務の効率化につながります。

ネットバンクは取引明細などのデータをダウンロードできるので、会計データとして使いやすく、経理作業が効率化できます。

なお、開設する銀行は、大別すると2種類あります。

  •  メガバンク
  •  ネット専業の銀行

 

1.1 メガバンク

三菱東京UFJ銀行・みずほ銀行・三井住友銀行の預金残高が極めて大きい都市銀行です。ネットバックにも力をいれていますが、ATMの利用料や他行への振込手数料が高い傾向にあります。

1.2 ネット専業の銀行

店舗を持たない電話やインターネットを介した取引に特化した銀行です。ネット専業の銀行は店舗がないため、コストが安いです。また、利用手数料は無料、振込手数料も安い傾向にあります。

メガバンクとネットバンクの銀行口座を比較した記事があります。ご参考になれば幸いです。

【参考記事】
 ⇒ 個人事業主に最適な銀行口座は?5つのポイントで比べる!

 

2. クラウド型の会計ソフト

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経理の業務を効率化する一つに、会計ソフトを利用することが挙げられます。
会計のデータを入力すれば、自動的に集計し、決算書まで作ってくれるためです。

もし経理に関する作業を会計ソフトを使わずに手書きで記録し計算をすれば、記入ミスや計算ミスなどのミスが発生してしまいます。そして、集計などの計算値が合わない場合等、そのチェック作業にも膨大な時間がかかります。

一方、会計ソフトを使えば、集計や転記などのミスはなくなるので、経理業務は効率化します。

なお、Excelで経理作業を行う案もありますが、関数のミスなどが発生する可能性があります。
それよりも、多くの人が使う会計ソフトであれば、プログラムのミスはほぼありえません。

最近は、インターネット上で会計ソフトを利用できるサービスが出てきました。
このサービスの特徴は、従来の会計ソフトよりも圧倒的に経理業務がラクになります。

例えば、クラウド型の会計ソフトは、銀行やクレジットカードなどの取引情報を自動で取得できます。さらに、その取引情報をもとに、自動的に仕訳データを作ることができます。

従来の会計ソフトでは、通帳をもとに、日付、勘定科目、金額、摘要の入力を、取引ごとに1件ずつ手入力する必要がありました。

しかし、クラウド型の会計ソフトでは、取引データを取得後、たとえば「鈴木商店からの入金は売上」と設定することで、人工知能の機能によって翌月以降はほとんど入力作業が発生しなくなります。自動的にデータが取りこまれるため、入力作業が減り入力ミスもなくなります。

初心者の方におススメの会計ソフトは次の2種類です。

勘定奉行も有名な会計システムですが機能が多く、大規模な企業向けですので
上記2つの会計ソフトが使いやすいです。

 

2.1 freee(フリー)

freee

freee(フリー)は、freee株式会社が提供するネット上で使えるクラウド会計ソフトです。
2016年3月時点で600,000事業所が利用している、日本を代表するクラウド会計ソフトです。

◆ 特徴

1 会計データを入力する手間が削減できます
クレジットカードやインターネットバンキングから取得したデータをもとに自動的に仕訳を作成する機能があります。(明細に記載された日本語をもとに人工知能の機能で、適切な勘定科目を推測し自動で仕訳を行ないます)

2 会計・簿記の知識不要で、初心者でも使いやすい
ステップに沿って質問に答えるだけで確定申告書類を自動で作成する機能があります。

無料版もありますので、ぜひお試しください。

freee(フリー)の公式サイトで詳細を確認する

【参考記事】freeeに興味のある方は、機能や導入方法などをまとめました。ぜひご覧ください。
  自力でfreee(フリー)を導入する!初心者向け使い方講座

 

2.2 MFクラウド会計

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MFクラウド会計は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド会計ソフトです。2016年12月時点でMM総研による調査で、クラウド会計システムのシェア17.7%を占める今急成長のクラウド会計サービスです。

◆ 特徴

1 自動入力で経理の作業を効率化できます。自動連携の数が国内No.1(*1)
連携できる金融機関が3600以上と国内No.1で、銀行やクレジットカードからの自動連携が容易で
仕訳作業が楽になります。

2 タブレットやスマートフォンで利用可能
インターネットに繋がれば利用できるため、移動中や外出先のすき間時間にアクセスして利用ができます。

*1:2016年12月時点 マネーフォワード社調査

MFクラウド会計の公式サイトで詳細を確認する

なお、MFクラウド会計に興味のある方は、freeeとの比較や、機能や導入方法をまとめました。
【参考記事】 ・ freee、MFクラウドを機能、料金、使いやすさで比較!
       ・ MFクラウド会計を初心者でも使える!便利な使い方を詳細解説

 

3. 請求書の作成・管理サービス

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経理処理をするうえで請求書は重要ですが、その請求書を発行するのには手間がかかります。
請求書を作成して、プリントアウトをし、封筒に入れ切手を貼り、投函する作業が発生します。

単純作業ですが、これをすべて手作業で行うのは時間のロスになります。
そこで、最近人気のWebサービスのMisoca(みそか)というサービスをご紹介します。

misoca

Misoca(みそか)はネット上で必要事項を入力すれば、請求書・見積書・納品書の作成・管理が可能で、印刷・封筒入れ・郵送まで自動で行ってくれます。

月額利用料は無料です。

指定日に自動的に請求書を作成する機能(自動作成予約)や、Excelでデータを作成し、一括で請求書を作成してくれるサービスもあります。非常に便利です。ぜひ、試してみてください。

Misoca(みそか)の公式サイトで詳細を確認する

 

4. 振り込み

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現金の売上や現金の出し入れが発生すると手間が増えます。
また時間外に現金の出し入れが発生すると、時間外手数料も発生します。

そこでできるだけ現金を出し入れせず、現金売上を振込にしてもらうようにします。
振込にしてもらうことで通帳に記録が残ります。

そうすると、通帳の預金残高と会計システムの残高を照合することで、
会計データのチェックがしやすくなります。

 

まとめ

本記事は、自営業者で初心者の方でも、効率よく経理を行う4つの方法をご紹介しました。
なお、自営業者の方向けに確定申告までの作業ステップを別記事でまとめています。

【参考記事】・ 自営業の経理!ゼロから始める確定申告までの10の作業

ご参考になれば幸いです。
少しでもラクに経理処理ができる一助になれば幸いです。

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