棚卸表をExcelで作りたいけれど、どのように作ればいいか迷いませんか。

棚卸表は、商品ごとの在庫数や在庫金額を把握し、帳簿上の在庫数と実際の在庫数を確認するための資料です。しかし、ゼロから作ろうとすると、項目の整理や計算式の設定に手間がかかります。

そこで本記事では、自動計算付きの棚卸表テンプレートを無料でダウンロードできる形でご紹介し、使い方や活用のコツを解説します。

棚卸表テンプレートを無料ダウンロードする

 

1.　棚卸表テンプレート（自動計算付き）を無料ダウンロード

まずは、本記事でご紹介する棚卸表のExcelテンプレートを無料でダウンロードできます。

テンプレートは2シートで、「棚卸表」シートと「使い方」シートが入っています。500件までの商品に対応していて、A4横向きの印刷の設定も済んでいます。

棚卸表テンプレートを無料ダウンロードする

◆　このテンプレートのポイント

• 　帳簿在庫数、実地棚卸数、単価を入力するだけで、差異数と在庫金額が自動計算されます
• 　状態欄で「一致／不足／過剰／未確認」が自動判定されます
• 　上部の集計欄で合計件数・合計金額が一目で分かります

 

2.　棚卸表とは？在庫数・差異・在庫金額を管理する表

棚卸表とは、ある時点での在庫の数量と金額を一覧にまとめた表のことです。月末や決算期に「いま手元にいくら分の在庫があるか」を確認し、帳簿との差を把握するために使います。

難しく聞こえるかもしれませんが、やることはシンプルです。商品ごとに「帳簿上はいくつあるはず」「実際に数えたらいくつあった」を並べて、ズレと金額を確認する。これだけです。

 

2.1　棚卸表で管理する主な項目

一般的な棚卸表で管理する項目は、次のような内容です。

• 　商品コード・商品名・・・どの商品かを特定する情報
• 　保管場所・・・どこにある在庫かが分かるようにする
• 　帳簿在庫数・・・システムや台帳上の数量
• 　実地棚卸数・・・実際に数えた数量
• 　差異数・・・帳簿と実地のズレ
• 　単価・在庫金額・・・1個あたりの金額と合計金額

これらをまとめておくと、「どこに、何が、いくつ、いくら分」あるかが分かり、決算書類の根拠資料としてもそのまま使えます。

 

2.2　棚卸表を作らないと起きやすい問題

棚卸表を作らずに在庫を「だいたいの感覚」で管理していると、次のような問題が起きがちです。

• 　帳簿在庫と実在庫がズレていることに気付けず、欠品や過剰在庫が発生する
• 　在庫金額が正確にわからず、売上原価や利益が狂う
• 　決算時に在庫の根拠資料がなく、税務調査で説明できない
• 　破損品・廃棄品の記録が残らず、ロスの分析ができない

逆に言えば、棚卸表を1枚作るだけで、これらのリスクを減らせます。

 

3.　無料Excelテンプレートの構成と特徴

ここからは、本記事で配布している棚卸表テンプレートの中身を見ていきます。「どんな項目があって」「どこが自動計算されるのか」をイメージしておくと、ダウンロード後すぐに使えます。

 

3.1　テンプレートの列構成

テンプレートの「棚卸表」シートは、次の13列で構成されています。

列名	区分	内容
No.	自動	商品コードまたは商品名を入力すると自動で連番が振られます
商品コード	入力	社内管理用の商品コード（例：A001）
商品名	入力	商品名・品目名
カテゴリ	入力	事務用品・アパレル・雑貨など
保管場所	入力	本社倉庫・店舗A・倉庫Bなど
単位	入力	個・本・箱・枚など（プルダウン選択可）
帳簿在庫数	入力	システムや在庫台帳上の数量
実地棚卸数	入力	実際にカウントした数量（空欄なら「未確認」）
差異数	自動	実地棚卸数 − 帳簿在庫数
単価	入力	1単位あたりの金額
在庫金額	自動	実地棚卸数 × 単価
状態	自動	一致／不足／過剰／未確認を自動判定
備考	入力	破損・廃棄予定・新入荷などの補足

入力する列は薄い青色、自動計算される列は薄いグレーで塗り分けてあるため、「ここは触らなくていい」が見ただけで分かります。

 

3.2　差異数・在庫金額を自動計算

テンプレートの一番のポイントは、差異数と在庫金額の自動計算です。それぞれ次の計算式で求められます。

• 　差異数　＝　実地棚卸数 − 帳簿在庫数
• 　在庫金額　＝　実地棚卸数 × 単価

たとえば、帳簿在庫数が500個、実地棚卸数が490個、単価が30円であれば、差異数は「−10」、在庫金額は「14,700円」と自動で表示されます。電卓を叩く必要はありません。

 

3.3　一致・不足・過剰・未確認を自動判定

差異数の符号に応じて、「状態」欄が自動で次のように切り替わります。

• 　差異数が0　→　一致（緑色）
• 　差異数がマイナス　→　不足（赤色）
• 　差異数がプラス　→　過剰（オレンジ色）
• 　実地棚卸数が未入力　→　未確認（グレー）

条件付き書式で色分けされるので、500件の表でも不一致の行だけ瞬時に見つけられます。

 

4.　棚卸表テンプレートの使い方

ここからは、ダウンロードしたテンプレートの具体的な使い方を順番に解説します。Excelに慣れていない方でも、上から順に入力するだけで完成します。

 

4.1　会社名・管理期間・担当者を入力する

まずシート上部の基本情報を埋めます。会社名（または店舗名）、管理期間、担当者、作成日を入力します。決算書類に添付する場合は、ここがそのまま表紙情報になります。

作成日は「=TODAY()」で当日が入るようにしていますので、特に変更しなくてもOKです。

 

4.2　商品情報を入力する

次に、明細部に商品情報を入れていきます。テンプレートにはサンプルデータが10件入っていますので、実際に使うときは自社の商品情報に書き換えてください。

1. 　商品コードを入力（任意。商品名だけでもOKです）
2. 　商品名・カテゴリ・保管場所・単位を入力
3. 　No.列は自動で連番が振られるので、触らなくて大丈夫です

 

4.3　帳簿在庫数・実地棚卸数・単価を入力する

続いて、棚卸の中心となる数量と単価を入力します。

• 　帳簿在庫数・・・在庫管理システムや在庫台帳の数量をそのまま転記
• 　実地棚卸数・・・現場で実際に数えた数量を入力
• 　単価・・・1個あたりの金額（税抜／税込は社内ルールに合わせてください）

実地棚卸数を未入力のままにしておくと、状態は「未確認」と表示されます。カウント漏れが一目で分かるので、複数人で作業するときも便利です。

 

4.4　差異数、在庫金額、棚卸状況を確認する

数量と単価を入力すると、差異数、在庫金額、状態の3列が自動で埋まります。あとは色分けされた状態欄を見ながら、不一致の行をチェックしていきます。

シート上部の集計欄では、棚卸全体の数字が自動で更新されます。「在庫金額合計はいくらか」「未確認はあと何件残っているか」を1か所で確認できるので、棚卸の進捗管理にもそのまま使えます。

 

5.　棚卸表を活用するコツ

テンプレートを使い始めたら、ぜひ意識したい運用のコツを3つ紹介します。

 

5.1　棚卸前に商品コード・保管場所を整理する

棚卸が長引く原因の多くは、「商品名がバラバラ」「保管場所が決まっていない」ことにあります。棚卸前に商品コードと保管場所のルールを揃えておくと、当日の作業時間が大幅に短縮できます。

テンプレートには商品コード、カテゴリ、保管場所の列を用意してあるので、これを機にマスタを整理しておくのもおすすめです。

 

5.2　差異が出た商品は原因を確認する

「不足」「過剰」の行が出たら、放置せず原因を備考欄にメモしておきましょう。よくある原因は次のとおりです。

• 　破損・廃棄品の計上漏れ
• 　売上計上のタイミングのズレ
• 　入荷検品のミス
• 　社内サンプル・販促品としての持ち出し

備考に残しておくと、翌月以降の改善や、税務調査時の説明資料としても役立ちます。

 

5.3　月別・店舗別・倉庫別にファイルを分けて管理する

1枚のシートに何か月分も詰め込むと、ファイルが重くなり、過去データも探しにくくなります。「2026年5月_棚卸表.xlsx」のように月別にファイルを分けて保存するのがおすすめです。

店舗が複数ある場合や倉庫が分かれている場合は、店舗・倉庫ごとにファイルを分け、最後に合算用のファイルを1つ作ると整理しやすくなります。

 

よくある質問と回答

 

 

 

 

 

まとめ

今回は、Excelで使える棚卸表テンプレート（自動計算付き）を無料ダウンロードできる形でご紹介しました。最後にポイントを振り返ります。

• 　帳簿在庫数・実地棚卸数・単価を入れるだけで、差異数と在庫金額が自動計算されます
• 　状態欄で一致・不足・過剰・未確認を自動判定し、条件付き書式で色分けされます
• 　上部の集計欄で合計件数・合計金額・状態別件数が一目で分かります
• 　マクロは未使用。Excelの標準機能だけで作っているので安心して使えます
• 　小規模店舗・ネットショップ・個人事業主・備品管理など、幅広い用途で使えます

月末や決算時の棚卸を、もっとラクに・もっと正確に。まずは下のリンクからテンプレートをダウンロードして、実際に触ってみてください。

棚卸表テンプレートを無料ダウンロードする

【参考記事】

・　交通費精算書テンプレート（Excelの無料版）使い方と記入例

・　作業手順書をエクセルで作る方法！テンプレート無料配布【書き方付き】