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経理業務を効率化する!知らないと損をする9つの方法

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経理業務を効率化するには、どのような方法があるのでしょうか。

経理の作業は、同じような作業を繰り返し行います。そのため、パソコンの入力作業を工夫したり、ITツールを駆使することで作業が効率化できます。

そこで、経理作業を自動化するツール、請求処理を効率化するツール、パソコンのショートカットキーの使い方などをまとめました。

本記事は、経理業務を効率化する方法をご紹介します。

【参考文献】 ベテラン税理士だけが知っている 自動経理の成功パターン
       堂上 孝生 (著) 2017年

 

経理業務を効率化する9つの方法

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経理の仕事をラクにする9つの方法をまとめてみました。

  1.  パソコンの入力作業を効率化する
  2.  仕訳の入力作業を自動化する
  3.  請求書の発行作業を効率化する
  4.  ネットバンキングを利用する
  5.  クレジットカード決済を利用する
  6.  公共料金は口座振替にする 
  7.  小口現金の管理に関わる作業を軽減する
  8.  領収書の整理に関わる作業を効率化する
  9.  文房具の通販サイトを利用する

それぞれを詳細にご紹介します。

 

1. パソコンの入力作業をラクにする方法

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経理の作業は、エクセルや会計ソフトを使います。エクセルや会計ソフトを使うときに、キーボードとテンキーをつかうことが多いかと思いますがメニューを選ぶときにはマウスを使うこともあるかと思います。

この場合、キーボードから手を放して、マウスに手を移し、その後、キーボードに手を戻して作業を行うということになります。ソフトにはそれぞれ便利なショートカット機能があるので、その機能を駆使することで入力作業が格段と早くなります。

ショートカット ソフト こんな場面で便利 手順
〔ctrl〕+〔shift〕+〔+〕 Excel セルを挿入したいとき(行選択、列選択時は、行挿入、列挿入ができます) セルを選択しボタンを押す
〔ctrl〕+〔-〕 Excel セルを削除したいとき(行選択、列選択時は、行削除、列削除ができます) セルを選択しボタンを押す
〔ctrl〕+〔;〕 Excel その日の日付を入力したいとき セルを選択しボタンを押す
〔ctrl〕+〔:〕 Excel 入力時の時間を入力したいとき セルを選択しボタンを押す
F2 Excel マウスでセルをダブルクリックするのが面倒なとき セルを選択しボタンを押すだけ
〔ctrl〕+[W] Office マウスで[×]を押すのが面倒なとき 〔ctrl〕+[W]を押す
[Start]+[D] Windows デスクトップを表示するとき [Start]+[D]を押す
[Start]+[E] Windows エクスプローラーを出すとき [Start]+[E]を押す
F12 Office ファイルを保存するとき F12を押す

各会計ソフトにもショートカットキーがあるかと思います。ぜひ活用してみてください。

 

2. 仕訳の入力作業を自動化する方法

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銀行の通帳などをもとに、入出金の仕訳データを手入力していませんか。あるいは、毎月定型の仕訳を会計ソフトに1件1件、仕訳データとして手入力していませんか。

最近流行のクラウド会計ソフトでは、銀行の取引明細などを読み取って会計情報へ自動的に仕訳する機能があります。

さらに、一度ルールを決めた取引は、それ以降まったく同じように仕訳データを作成してくれます。銀行だけでなく、クレジットカードや決済サービスともデータを連携することが可能であり、
記帳の作業の大部分が自動化し、決算書作成までの作業が効率化できます。

仕訳作業を自動化できるクラウド会計ソフトとして、オススメのサービスは3つあります。

なお、上記会計ソフトの機能・使いやすさの違いを別記事にまとめています。

【参考記事】

 

3. 請求書の発行作業を効率化する方法

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請求書を作成する際に、印刷をして、封筒に入れ、切手を貼り、投函するという作業を行っていませんか。単純作業ですが、これをすべて手作業で行うのは大変です。

最近は便利なサービスが出て、請求業務を自動化することが可能です。
特に、前述したクラウド会計ソフトと連携をすることで、請求データを作ることで、同時に売上に関わる仕訳データを自動で作成することが可能となります。

こうすることで、二度手間になっていた入力作業が軽減できます。オススメの請求書作成サービスは4つあります。

別記事で、4つのサービスを機能比較しております。ぜひご覧ください。

【参考記事】 ・ 請求書のクラウドサービスを比較! 機能、デザイン、価格比べ 

 

4. ネットバンキング

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通帳の記帳や振込をするために、銀行の窓口に行くことはありませんか。銀行の場合、営業時間も限られており、さらに月末は待たなければならなかったりと色々と不便です。

しかし、インターネットバンキングを導入することで、頻繁に銀行の窓口に行かなくて済むようになります。

振込先を登録することで、次回以降はワンクリックで振込先を選択することができますし、自分の都合のいいタイミングに、会社で通帳の記帳や振込を行うことができます。

さらに、ネットバンキングからダウンロードできる取引明細情報を会計ソフトに登録することで、自動的に仕訳データを作成することができます。手入力の作業が軽減できますし、入力のミスが減ります。

さらに最近では、電子納税に対応している金融機関も多く、毎月の源泉所得税の納付も銀行の窓口に行かなくても済みます。

【参考記事】 ・ 個人事業主におすすめの銀行口座!口座を選ぶ前に知りたい4つの基礎知識

 

5. クレジットカード決済

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こまごまとして買い物を現金払いするのではなく、クレジットカード決済にすると経理の作業はラクになります。現金払いの場合には、現金出納帳に書いたり、会計ソフトに1件1件仕訳データを手入力をしたりと手間です。

クレジットカード決済を利用した場合には、利用明細がインターネットからダウンロードできますので、そのデータを会計ソフトにそのまま取り込んだりすることで、会計の仕訳データが作成できます。

 

6. 口座振替

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電話料金、電気料金、水道料金、ガス料金などの経費が毎月必ず発生します。資金的に余裕がない場合には、口座振替にすると一方的に引き落とされるので心配になるかと思います。

しかし、こうした料金をいちいち支払うために、銀行に行き、振込む手間のほうがもったいないです。ぜひ、口座振替を検討ください。

 

7. 小口現金

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経理作業の一つに現金の管理があります。毎日の現金の入出金を記録し、日々の現金を算出して、帳簿と実際の残高を確認します。

現金の管理は、基本的には簡単な作業ですが、毎日発生するため、1年でトータルで考えると、膨大な作業時間となります。さらに、帳簿の実際の現金の残高が合わない場合には、残高が不一致であった原因を調べる作業が発生します。

こうした作業は現金商売の小売業は別として、現金売上がないような企業の場合、現金管理をやめることで、業務を効率化できます。

現金売上がない企業の場合、主に従業員の仮払いの精算が理由で現金管理を行っている企業があります。そこで、日々の現金の支払いを従業員の方に立替てもらい、その立替えた金額を従業員の口座に振込み精算をすることで、現金管理の手間から解放されます。

 

8. 領収書

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領収書を保存するために、日付順に並べて、スクラックブックやノート・コピー用紙などに貼って、さらに領収書に番号をつけ、整然明瞭にわかるよう時間をかけていませんか。

税務調査などで資料提出を求められる場合があるため、整理整頓は必要です。

ただし、スクラックブックへののり付け作業など、きれいにのり付けをしないと領収書が剥がれたり、破れてしまうこともあります。また、一か月に70~80枚近いの領収書をのり付け作業をする場合、2時間程度の時間はあっという間に使ってしまいます。

そんなときには、茶封筒で保管・管理するのは便利です。1か月ごとに茶封筒を分けて保存し、茶封筒の表に「2017年3月分の領収書」などと書いておけば、あとで見やすく使いやすくなります。そして、1年毎に段ボール箱などにまとめて保管しておきます。

【参考記事】 ・ 領収書の書き方と見本をご紹介!知らないと恥ずかしい7つの知識

 

9. 文房具

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ノートを一冊300円で購入、ボールペンを3本450円で購入と、購入のつど、現金払いをし、現金出納帳に記入して、会計の仕訳データを作るのは大変です。一方、アスクルなどの通販サイトを利用することで、月締めの請求書でまとめて支払えます。

◆ アスクル

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ネットでオフィス用品などを購入できるだけでなく、口座振替で決済できたり、購入実績を会計ソフトに取り込むこともできます。前述したfreee(フリー)という会計ソフトでは、アスクルの購入実績を自動的に取り込めますので、ラクに会計処理が行えます。

アスクル

【参考記事】 freeeの使い方は別記事でもまとめています。

まとめ

本記事では、経理業務を効率化する9つの方法をご紹介しました。

別記事で、経理の作業スケジュール、会計事務所選び方や、会計ソフトのメリットなどに関する記事を掲載しています。

【参考記事】 ・ 独立・開業時の経理術! いつ、なにをすればいいのか?
       ・ 信頼できる会計事務所の選び方 ~依頼できる仕事内容と相場~
       ・ 会計ソフトのメリットとは?絶対に導入したい3つの理由

最近は便利なサービスも増えており、便利ツールを使うことで作業の効率化が劇的に上がります。
ご参考になれば幸いです。

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